Alegra te permite importar datos como Contactos, Inventario (Productos y/o servicios), y facturas electrónicas de tu sistema contable por formato Excel.
Si tienes que pasarte a otro sistema contable, vente al que más le conviene a tu negocio. A continuación te explicamos el proceso de migración desde tu proveedor tecnológico a Alegra de forma fácil y rápida.
👉 Índice
- Migración de contactos desde tu proveedor tecnológico actual a Alegra.
- Migración de inventario desde tu proveedor tecnológico actual a Alegra.
- Migración de facturas desde un archivo XML desde tu proveedor tecnológico actual a Alegra.
- Ingresa los saldos iniciales de tus cuentas contables.
A. Registrar saldos iniciales en Bancos.
B. Registrar saldos iniciales en Inventarios.
1. Migración de contactos desde tu proveedor tecnológico actual a Alegra
Sigue estos pasos:
1. Exportar tus contactos del sistema contable actual en archivo Excel.
📍 Nota: debes revisar que la información esté organizada en columnas separadas y que los encabezados correspondan a los campos necesarios.
2. Ingresa a tu cuenta de “Alegra contabilidad” y dirígete al menú de “Contactos”.
3. Haz clic en “Todos”, “Clientes” o “Proveedores” según sea el caso.
4. Haz clic en el botón "Más acciones", selecciona la opción “Importar desde Excel” y haz clic en “Seleccionar archivo”. Selecciona el documento de Excel que descargaste desde tu proveedor tecnológico actual y haz clic en “Importar”.
5. Selecciona la condición del archivo, puede ser “Clientes” o “Proveedores”, e identifica cada columna con el nombre correspondiente. Finalmente, haz clic en “Importar” para terminar el proceso.
Observa:
📢 Importante:
- Los datos obligatorios para crear un contacto son: Nombre, Tipo de identificación, Número de identificación, Tipo de persona y Responsabilidad tributaria.
- La primera fila del listado no se tiene en cuenta en la importación, esta corresponde a los títulos de cada columna.
- Puedes importar hasta 100 contactos por cada archivo.
- Debes descargar un archivo de Excel para cada grupo de contacto: uno para tus clientes, uno para tus proveedores y uno para cada lista de precios previamente creada en el sistema. Si lo haces con un único archivo, tus contactos serán creados de manera general. 🔎 Aprende a crear listas de precios.
- Puedes decidir no importar una columna, para hacer esto, selecciona “No Importar” en el título y estos datos serán ignorados.
- Revisa que el contenido de cada columna tenga el formato correspondiente. Ejemplo: que el teléfono sea un número y no un texto.
- Si al momento de previsualizar la información encuentras que hay un error en alguno de los contactos, puedes solucionarlo cancelando el proceso y volviendo a realizar la importación.
2. Migración de inventario desde tu proveedor tecnológico actual a Alegra
Sigue estos pasos:
1. Exportar tu inventario del sistema contable actual en archivo Excel.
📍 Nota: debes revisar que la información esté organizada en columnas separadas y que los encabezados correspondan a los campos necesarios.
2. Ingresa a tu cuenta de “Alegra contabilidad”, dirígete al menú de “Inventario” y haz clic en “Gestión de ítems”.
3. Allí en el recuadro “Importar nuevos” selecciona la opción “Importar” y luego haz clic en “Seleccionar archivo”. Selecciona el documento de Excel que descargaste desde tu proveedor tecnológico actual y haz clic en “Importar”.
4. Selecciona la condición de los productos, “Inventariables” para llevar el control de las unidades disponibles y “No inventariables” para servicios, además de identificar cada columna con el nombre correspondiente.
5. Finalmente, haz clic en “Importar”.
Observa:
📢 Importante:
- Las columnas obligatorias para importar productos o servicios no inventariables son: Nombre y Precio de venta.
- Las columnas obligatorias para importar productos inventariables son: Nombre, Precio de venta, Costo unitario y Cantidad inicial.
- La primera fila del listado no se tiene en cuenta en la importación, esta corresponde a los títulos de cada columna.
- Puedes importar hasta 1000 productos por cada archivo.
- Debes descargar un archivo de Excel para cada grupo de productos o servicios: uno los inventariables y uno para los no inventariables. Si lo haces con un único archivo, tus productos y/o servicios serán creados de manera general con la condición que selecciones.
- Si tienes listas de precios creadas previamente, debes agregar una nueva columna en tu archivo de Excel por cada lista de precios a importar. 🔎 Descubre cómo crear listas de precios.
- Puedes decidir no importar una columna, para hacer esto, selecciona “No Importar” en el título y estos datos serán ignorados.
3. Migración de facturas de venta desde un archivo XML desde tu proveedor tecnológico actual a Alegra
Sigue estos pasos:
1. Descarga previamente los XML de las facturas emitidas con tu actual proveedor tecnológico.
2. Ingresa a tu cuenta de “Alegra contabilidad”, en el menú seleccione “Ingresos” y haz clic en “Facturas de venta”.
3. En el botón “Más acciones”, selecciona la opción “Nueva factura desde XML” y haz clic en “Elegir”. Selecciona el documento XML que descargaste desde tu actual proveedor tecnológico y haz clic en “Continuar”.
4. Completa el formulario de la factura de venta con la información extraída del archivo XML. Observa los campos del formulario y su explicación.
5. Finalmente, haz clic en el botón “Guardar”.
Observa:
📢 Importante: Alegra extraerá los datos del XML y los cargará de forma automática en la factura de venta. En el caso de que no tengas creado el contacto, el sistema te mostrará la opción para guardarlo.
✍️ Formulario "Nueva factura"
- Tipo de factura: en este campo puedes elegir si la factura que deseas realizar es una factura nacional o es una factura de exportación.
- Moneda: si tienes activada la opción “Multimoneda” podrás elegir la moneda en que se realizó la operación. 🔎 Conoce cómo realizar transacciones en diferentes monedas.
- Tipo de operación: elige si deseas crear una factura AIU o una factura estándar.
- Bodega: elige la bodega de la cual quieres restar del inventario los productos que serán asociados a la factura. 🔎 Aprende a crear bodegas.
- Vendedor: asocia el vendedor a la factura de venta.
- Lista de precios: define precios especiales para tus clientes. 🔎 Descubre cómo crear listas de precios.
- Orden de compra: en este campo el usuario podrá asociar el número de orden que le envía su cliente
- Condición de entrega: esta opción solo estará disponible cuando se seleccione “Factura de exportación” en la opción “Tipo de factura”. Elige la forma en la que se entregarán los productos facturados.
- Cliente: es la persona o empresa a quien va dirigida la factura.
- Fecha: es la fecha en que se crea la factura de venta.
- Forma de pago: se refiere a que si el pago de la factura se hará en un solo abono o se pagará por partes.
- Medio de pago: forma en la que será pagada la factura. Ejemplo: cheque, efectivo, etc. Conoce todos los medios de pago de la lista y su descripción aquí.
- Plazo: en caso de que la forma de pago sea a crédito debes elegir el plazo de vencimiento de la factura: 8 días, 15 días, 30 días y 60 días o colocar el vencimiento de la factura de forma manual, también puedes crear nuevos tiempos de vencimiento para tus facturas.
- Vencimiento: de acuerdo al plazo elegido, verás la fecha de vencimiento contada a partir del día en que se crea la factura. Si eliges “vencimiento manual” debes seleccionar la fecha de vencimiento que desees.
- Notas: agrega notas que serán visibles en el PDF de la factura y en la impresión.
- Agrega los ítems: que quieres facturar, precio de venta, impuesto, cantidad, añade descuentos y una breve descripción a cada ítem si lo deseas.
- Comentarios: agrega notas internas que no son visibles en la impresión del documento.
📍 Nota: una vez creada la factura podrás realizar ajustes, aplicar notas crédito y visualizar su información en los reportes.
4. Ingresa los saldos iniciales de tus cuentas contables
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Contabilidad” y selecciona la opción “Catálogo de cuentas”.
2. Haz clic en el botón “Saldos iniciales”.
3. Ingresa el saldo de tus cuentas contables, exceptuando las cuentas de bancos e inventario. Más adelante te explicaremos cómo ingresar los saldos de esas cuentas.
4. Finalmente, haz clic en “Guardar”.
Observa:
A. Registra el saldo de las cuentas de bancos
Ingresa tus saldos iniciales creando nuevas cuentas desde el menú “Bancos” e indicando el saldo inicial y la fecha, también puedes modificar las cuentas de banco que el sistema trae por defecto.
Conoce cómo configurar tus bancos viendo el siguiente video:
B. Registra el saldo de la cuenta de inventario
Para ingresar tus saldos de inventario debes registrar en el sistema tus ítems o productos indicando la cantidad y costo unitario. De esta forma, Alegra hará el cálculo de forma automática y creará la cuenta de inventario con el saldo correspondiente.
Para registrar el valor de tu inventario puedes utilizar una de estas dos opciones:
- Ingresa tus productos de venta al sistema indicando su costo, cantidad y precio de venta. 🔎 Aprende a crear tus productos de inventario o servicios para Facturar.
- Realiza una importación masiva de inventario desde un archivo de Excel.
🔎 Descubre cómo importar tus productos y servicios.
📑 Contenido relacionado
- Conoce cómo crear facturas de venta o cuentas de cobro en Alegra.
- Aprende a ingresar los saldos iniciales de tus cuentas por pagar y cuentas por cobrar.
- Descubre cómo crear contactos en Alegra.
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