Pasos para habilitarse en la DIAN como Facturador Electr贸nico

馃摑 La factura electr贸nica es un documento para soportar la venta de productos o servicios y a diferencia de la facturaci贸n tradicional, esta la env铆as directamente a la DIAN en el momento en que se emite.

Pasos para empezar a hacer facturas electr贸nicas

Para empezar con este proceso debes ingresar a tu cuenta de Alegra o registrarte si a煤n no tienes una, despu茅s dir铆gete al men煤 "Factura electr贸nica", lee las indicaciones y cuando est茅s listo haz clic en 鈥淐omenzar鈥.

As铆:inicio

Importante: el men煤 "Factura electr贸nica" solo estar谩 disponible para los usuarios que no tengan activa la funci贸n de facturar electr贸nicamente y que en la configuraci贸n de informaci贸n de la empresa tengan como responsabilidad tributaria:

  • Responsable del IVA.
  • R茅gimen simple de tributaci贸n.
  • No responsable de consumo.
  • R茅gimen especial.

鉁旓笍 Paso 1 -  Datos de la empresa

Para emitir facturas electr贸nicas en Alegra, debes completar todos los datos de tu empresa:

1. Completa el formulario con la informaci贸n solicitada.

2. Luego de que hayas ingresado toda la informaci贸n, haz clic en el bot贸n 鈥淐ontinuar鈥

As铆: paso 1

鉁旓笍 Paso 2 - Habilitaci贸n en la DIAN

Este proceso est谩 compuesto por 2 partes: registro en la DIAN como facturador electr贸nico y configurar modo de operaci贸n que consiste en indicarle a la DIAN cu谩l ser谩 tu proveedor tecnol贸gico.


- Registro: 

1. Ingresa a la p谩gina de la DIAN en la opci贸n "Habilitaci贸n".

2. Ingresa tus datos de inicio de sesi贸n seleccionando el tipo de usuario, as铆:

鈥 Empresa: si eres persona jur铆dica, ingresa la c茅dula del representante legal y el NIT de la compa帽铆a. 鈥 Persona: si eres persona natural, elige el tipo de documento e ingresa el n煤mero de identificaci贸n.

 

3. Recibir谩s en tu correo electr贸nico (registrado en el RUT) el token de acceso a la plataforma, para ingresar haz clic en 鈥淎cceder鈥.

4. Haz clic en el bot贸n 鈥淧articipantes鈥 y luego en en la opci贸n 鈥淔acturador鈥.

5. Ingresa un correo electr贸nico para la recepci贸n de facturas. Te recomendamos usar el mismo correo de tu cuenta de Alegra.

6. Haz clic en el bot贸n 鈥淩egistrar鈥 y luego en 鈥淎ceptar鈥 para confirmar que deseas registrarte como facturador.

 As铆:

- Modo de operaci贸n:

1. Ingresa de nuevo a la p谩gina de la DIAN en la opci贸n "Habilitaci贸n".

2. Ingresa tus datos de inicio de sesi贸n seleccionando el tipo de usuario, as铆:

鈥 Empresa: si eres persona jur铆dica, ingresa la c茅dula del representante legal y el NIT de la compa帽铆a. 鈥 Persona: si eres persona natural, elige el tipo de documento e ingresa el n煤mero de identificaci贸n.

 

3. Recibir谩s en tu correo electr贸nico (registrado en el RUT) el token de acceso a la plataforma, para ingresar haz clic en 鈥淎cceder鈥.

4. Ingresa al men煤 "Participantes" opci贸n "Facturador" y haz clic en el bot贸n 鈥淐onfigurar modos de operaci贸n鈥.

5. Despliega la casilla 鈥淪elecciona el modo de operaci贸n鈥 y elige la opci贸n 鈥淪oftware de un proveedor tecnol贸gico鈥

6. Ubica la secci贸n 鈥淒atos de empresa y software鈥. En el campo 鈥淣ombre de la empresa proveedora鈥 elige Soluciones Alegra S.A.S. y en el campo 鈥淣ombre del software鈥 elige el que se relacione con Alegra.

7. Haz clic en el bot贸n 鈥淎dicionar鈥.

 As铆:

Cuando realices estos pasos podr谩s ver en la parte inferior el proveedor tecnol贸gico asociado y opciones para consultar el detalle del set de pruebas o eliminarlo cuando sea necesario. detalle del set de pruebas (1)

Debes copiar el c贸digo del set de pruebas que encuentras en el detalle del set para usarlo en el siguiente paso:


鉁旓笍 Paso 3 - Set de pruebas

En este paso se deben enviar a la DIAN en modo de prueba algunos documentos requeridos: 8 facturas electr贸nicas, 1 nota de cr茅dito y 1 nota de d茅bito. En Alegra este proceso es autom谩tico, dura pocos minutos y te notificamos por correo el resultado.

En este paso solo debes ingresar el SET de pruebas que copiaste en el paso anterior en el campo correspondiente y hacer clic en el bot贸n 鈥淚niciar prueba鈥. Cuando el sistema te indique que ya est谩s habilitado  podr谩s hacer clic en el bot贸n 鈥淐ontinuar鈥.

As铆:paso3

Si por alg煤n motivo tu set de pruebas es rechazado puedes hacer clic en el bot贸n 鈥淩eenviar set de pruebas鈥 para verificar el set y volver a iniciar las pruebas haciendo clic en el bot贸n 鈥淐onfirmar鈥.

As铆:
set_de_pruebas

鉁旓笍 Paso 4 - Asociar prefijos

En este paso vamos a generar una resoluci贸n electr贸nica, asociar los prefijos e indicar la fecha en que empiezas a hacer facturas electr贸nicas.

-Solicita una resoluci贸n electr贸nica:

Para facturar electr贸nicamente debes contar con una resoluci贸n de facturaci贸n electr贸nica, es diferente a la que has venido utilizando para facturaci贸n por computador o talonario, se realiza en l铆nea a trav茅s del portal Muisca de la DIAN, es muy f谩cil y la diferencia es que esta es una resoluci贸n tipo electr贸nica.

1. Ingresa a la p谩gina web de la DIAN en la opci贸n "Usuarios Registrados".

2. Completa el formulario e inicia sesi贸n.

3. Dir铆gete al men煤 ubicado en la parte izquierda. Elige la opci贸n "Numeraci贸n de facturaci贸n" y nuevamente "Numeraci贸n de facturaci贸n".

4. Haz clic en "Solicitar numeraci贸n de facturaci贸n", el sistema confirmar谩 tus datos, haz clic en "Aceptar". y luego en "Ingresar".

5. Haz clic en "Autorizar Rangos", elige el tipo de numeraci贸n (Facturaci贸n electr贸nica de venta) y escribe un prefijo (para facturaci贸n electr贸nica se recomienda "FE"), haz clic en 鈥淎gregar".

6. Genera el borrador para revisar la solicitud y luego haz clic en "Definitivo".

7. Haz clic en "Firmar documento de salida", este paso es indispensable para formalizar la solicitud y generar el documento que contiene la numeraci贸n.

Nota: en el siguiente video podr谩s conocer de forma mas detalla el proceso para firmar el documento.

 As铆:

Importante:  Si ya tienes una resoluci贸n electr贸nica puedes continuar facturando con ella, solo debes eliminar la asociaci贸n con tu proveedor anterior y asociarla a Alegra.

- Asocia tus prefijos de facturaci贸n:

Cuando recibas el correo en el que se te indica que el proceso del set de pruebas fue exitoso y que ya te encuentras habilitado como facturador electr贸nico, debes asociar tus prefijos de facturaci贸n. Este proceso debes hacerlo aunque ya tengas asociado los prefijos en tu resoluci贸n.

1. Ingresa a la p谩gina de la DIAN por la opci贸n Facturando Electr贸nicamente.

2. Selecciona el tipo de usuario e ingresa tus datos de inicio de sesi贸n, revisa tu correo electr贸nico y haz clic en "Acceder" para ingresar a la plataforma.

3. Haz clic en el bot贸n 鈥淧articipantes鈥 y selecciona la opci贸n 鈥淎sociar prefijos鈥.

4. En el campo 鈥淧roveedor - Software鈥 selecciona Soluciones Alegra S.A.S.

5. En 鈥淧refijo鈥 selecciona la resoluci贸n que solicitaste previamente y haz clic en el bot贸n 鈥淎gregar鈥.

6. Haz clic en el bot贸n 鈥淎ceptar鈥 para confirmar la acci贸n.

 As铆:

Importante: si tienes problemas con alguno de los pasos que se hacen en la pagina de la DIAN puedes corregirlo haciendo clic en el bot贸n "Sincronizar contribuyente" en la opci贸n "Habilitaci贸n" ubicado en la pagina de la DIAN. Esta acci贸n corregir谩 errores c贸mo:

  1. Si ya estas habilitado y no puedes entrar a la opci贸n "Facturando electr贸nicamente".
  2. Si al momento de asociar prefijos no te aparece la numeraci贸n electr贸nica que creaste en el paso anterior.
  3. Si al momento de asociar prefijos no te aparece el proveedor tecnol贸gico asociado previamente.
As铆:corregir errores de la DIAN

- Indica la fecha de salida a producci贸n:

Este paso consiste en indicarle a la DIAN la fecha en que empiezas a hacer facturas electr贸nicas, con esto se actualizar谩 tu RUT con la responsabilidad 52 denominada 鈥淔acturador electr贸nico鈥.

1. Ingresa a la p谩gina de la DIAN en la opci贸n opci贸n "Habilitaci贸n".

2. Selecciona el tipo de usuario e ingresa tus datos de inicio de sesi贸n, revisa tu correo electr贸nico y haz clic en "Acceder" para ingresar a la plataforma.

3. Ingresa la fecha de cu谩ndo quieres salir a producci贸n (empezar a facturar) y haz clic en 鈥Aceptar鈥.

4. Ver谩s una notificaci贸n que te indica que tu RUT ser谩 actualizado con la responsabilidad "52-Facturador Electr贸nico" y la fecha registrada, haz clic en 鈥Aceptar鈥.

As铆:


Nota: 
si ya realizaste el proceso de asociar tus prefijos a Alegra y al ingresar desde la opci贸n de Habilitaci贸n no te aparece el campo para indicar tu fecha de salida a producci贸n, te recomendamos ingresar por el men煤 Participantes y all铆 encontrar谩s esta opci贸n disponible para elegir la fecha en que tu RUT ser谩 actualizado.

鉁旓笍 Paso 5 - Configurar la numeraci贸n en Alegra

隆Ya casi terminas! Ahora lo 煤nico que tienes que hacer es registrar tu resoluci贸n en Alegra. Sigue estos pasos:

1. Ingresa el n煤mero del formulario de autorizaci贸n de facturaci贸n y haz clic en el bot贸n 鈥淐onsultar鈥.

2. Verifica los datos de la numeraci贸n cargada e ingresa el n煤mero con el que se crear谩 la pr贸xima factura que emitas.

3. Por 煤ltimo haz clic en el bot贸n 鈥淐ontinuar鈥.
 As铆:
paso5
驴D贸nde encuentro el n煤mero del formulario?
Podr谩s ver el n煤mero del formulario de autorizaci贸n de facturaci贸n en el formato 1876.
隆Lo lograste! 馃檶馃帀Ahora puedes crear tu primera factura electr贸nica.

Te invitamos a leer Emite facturas de venta electr贸nicas en Alegra - Colombia .

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