Facturación electrónica - Alegra Contabilidad
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Preguntas frecuentes sobre los documentos equivalentes POS electrónicos - Colombia

Los documentos equivalentes POS electrónicos son la versión digital de los tiquetes POS tradicionales, fundamentales para los contribuyentes que realizan ventas masivas o al detal en puntos de venta. Con la Resolución 000165 de 2023 de la DIAN, a partir de 2024, estos documentos deberán ser expedidos electrónicamente de manera obligatoria.

Conoce a continuación las preguntas más comunes sobre el uso de estos documentos y su implementación en Alegra.

👉 Índice:

  1. ¿Qué norma indica que se debe usar el documento POS electrónico?
  2. ¿Qué proceso debo realizar en Alegra para habilitar el POS electrónico?
  3. ¿Cómo configuro la numeración de POS electrónico?
  4. ¿Cuándo debo usar factura electrónica o POS electrónico?
  5. ¿Qué diferencia hay entre factura electrónica y POS electrónico?
  6. ¿Desde cuándo debo emitir documentos POS electrónicos?
  7. ¿Debo renovar la numeración que ya usaba de POS?
  8. ¿Qué tipo de documento/numeración debo seleccionar al solicitar la nueva numeración en la DIAN?
  9. ¿Debo ser facturador electrónico para habilitar el POS electrónico?
  10. Si ya tengo otro proveedor para emitir facturas electrónicas, ¿Debo habilitarme con Alegra para emitir POS electrónicos?
  11. ¿Puedo emitir documentos POS electrónicos a nombre de consumidor final?
  12. ¿Cómo anulo un documento POS electrónico?
  13. ¿Qué hacer si aparece el error “el campo régimen fiscal es requerido cuando el tipo de identificación es CC” al emitir POS electrónico?
  14. ¿Qué pasa si no puedo asociar los prefijos para Soluciones Alegra SAS?
  15. ¿Por qué Alegra no reconoce mi numeración?

1. ¿Qué norma indica que se debe usar el documento POS electrónico?

La Resolución 000165 de 2023 de la DIAN establece la obligatoriedad de expedir tiquetes POS de manera electrónica a partir de 2024. Esta normativa busca modernizar y digitalizar los procesos de facturación, facilitando la gestión y el control tributario.

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2. ¿Qué proceso debo realizar en Alegra para habilitar el POS electrónico?

El proceso de habilitación es sencillo y consta de 6 pasos:

Infografía - EPOS

🔎 Visita el artículo Habilítate como emisor de documentos equivalentes POS electrónicos en Alegra para conocer el proceso completo.

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3. ¿Cómo configuro la numeración de POS electrónico?

Desde tu cuenta de Alegra Contabilidad, dirígete al menú de "Configuración", dentro de la categoría de "Facturación" selecciona "Numeraciones", luego, haz clic en "Nueva numeración" y completa el formulario con la información de tu resolución de documento equivalente POS (D.E. POS).

🔎 Preparamos un artículo para que realices el proceso completo dependiendo de tu suscripción en Alegra:

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4. ¿Cuándo debo usar factura electrónica o POS electrónico?

Puedes emitir cualquiera de los dos documentos desde $1 peso. Sin embargo, se recomienda generar una factura electrónica cuando el cliente lo solicite específicamente.

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5. ¿Qué diferencia hay entre factura electrónica y POS electrónico?

Las diferencias principales entre una factura electrónica y un documento equivalente POS electrónico son las siguientes:

Características POS Electrónico Factura Electrónica
   Se puede convertir en título valor.
   Tiene opción gratuita en la DIAN.
   Permite facturar con AIU (administración, imprevistos y           utilidades), facturas de exportación, entre otros.
   Se puede emitir desde un punto de venta.

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6. ¿Desde cuándo debo emitir documentos POS electrónicos?

La emisión de documentos equivalentes POS electrónicos se implementará en tres fases, según la calidad del contribuyente:

  • 1 de mayo de 2024: grandes contribuyentes.
  • 1 de junio de 2024: declarantes del impuesto sobre la renta que no sean grandes contribuyentes.
  • 1 de julio de 2024: no declarantes del impuesto sobre la renta y sujetos que no tengan ninguna de las calidades anteriores.

📌 Nota: los documentos equivalentes POS electrónicos están incluidos en tu plan de Alegra, sin costos adicionales. Una vez finalices el proceso de habilitación, podrás comenzar a emitir tus tiquetes POS de forma electrónica.

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7. ¿Debo renovar la numeración que ya usaba de POS?

Sí, es necesario solicitar una nueva numeración de D.E. POS en la DIAN. Se recomienda asignar un prefijo único y que comience a partir del consecutivo número 1 para facilitar su identificación.

🔎 Conoce cómo solicitar una resolución electrónica.

Para desactivar los rangos de tu resolución anterior, sigue los mismos pasos que al solicitarla originalmente. En lugar de seleccionar "Autorizar rangos", haz clic en "Inhabilitar rangos".

1. Ingresa a la página web de la DIAN en la opción “Usuarios Registrados”.

2. Completa el formulario e inicia sesión.

3. Elige la opción “Numeración de facturación” y en el menú de la izquierda elige nuevamente “Numeración de facturación”.

4. Haz clic en “Solicitar numeración de facturación”, el sistema te pedirá confirmar tus datos haciendo clic en “Aceptar” y luego en “Ingresar”.

5. Haz clic en "Inhabilitar rangos", seleccionando el número de la numeración y especificando la razón de la inhabilitación.

Observa:

Preguntas frecuentes EPOS - 7

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8. ¿Qué tipo de documento/numeración debo seleccionar al solicitar la nueva numeración en la DIAN?

Selecciona el tipo de documento “D.E. / P.O.S.”.

Observa:

Preguntas frecuentes EPOS - 8

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9. ¿Debo ser facturador electrónico para habilitar el POS electrónico?

Sí, debes estar habilitado como facturador electrónico y tener asignada la responsabilidad 52 en tu RUT para poder emitir documentos equivalentes POS electrónicos.

🔎 Conoce cómo habilitarte en la DIAN.

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10. Si ya tengo otro proveedor para emitir facturas electrónicas, ¿Debo habilitarme con Alegra para emitir POS electrónicos?

Sí, puedes continuar con tu proveedor actual emitiendo facturas electrónicas y con Alegra emitir los documentos equivalentes POS electrónicos.

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11. ¿Puedo emitir documentos POS electrónicos a nombre de consumidor final?

Sí, puedes emitir documentos POS electrónicos a nombre del cliente "Consumidor final" definido por la DIAN con la identificación 222222222222. En Alegra, este contacto ya se encuentra creado de forma automática, por lo que no es necesario que lo registres nuevamente.

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12. ¿Cómo anulo un documento POS electrónico?

Para anular un D.E. POS electrónico, debes emitir una nota de ajuste electrónica.

🔎 Preparamos un artículo para que apliques tus notas de ajuste dependiendo de tu suscripción en Alegra:

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13. ¿Qué hacer si aparece el error “el campo régimen fiscal es requerido cuando el tipo de identificación es CC” al emitir POS electrónico?

Este error ocurre por inconsistencias en la creación de la factura. Para solucionarlo:

  1. Dirígete al menú de “Contactos” y selecciona “Todos”.
  2. Filtra por el nombre del cliente y haz clic en “Editar”.
  3. Agrega el código postal y guarda los cambios.
  4. Edita la factura que generó el error, cambia el cliente temporalmente y vuelve a seleccionar el cliente correcto.
  5. Guarda y emite.

Observa:

Preguntas frecuentes EPOS - 13

💡 También puedes pausar o retroceder el video.

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14. ¿Qué pasa si no puedo asociar los prefijos para Soluciones Alegra SAS?

La DIAN dispone de un botón llamado "Sincronizar Contribuyente a producción" para actualizar tu cuenta y evitar este tipo de problemas. Para ello, realiza los siguientes pasos:

  1. Ingresa a la página de la DIAN en la opción "Habilitación".
  2. Ingresa tus datos de inicio de sesión seleccionando el tipo de usuario, si eres persona jurídica, ingresa la cédula del representante legal y el NIT de la compañía, si eres persona natural, elige el tipo de documento e ingresa el número de identificación.
  3. Recibirás en tu correo electrónico (registrado en el RUT) el token de acceso a la plataforma, para ingresar haz clic en “Acceder”.
  4. Ingresa en el menú “Registro y habilitación”, luego en la opción “Documentos electrónicos” y haz clic en "Factura electrónica".
  5. Haz clic en el botón “Sincronizar Contribuyente a producción”.
  6. Finalmente, haz clic en el botón "Aceptar" en la ventana emergente.

Observa:

Preguntas frecuentes EPOS - 14

💡 También puedes pausar o retroceder el video.

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15. ¿Por qué Alegra no reconoce mi numeración?

Debes verificar que el número del formulario que estás ingresando esté debidamente asociado en la DIAN, por favor realiza estos pasos: 

  1. Ingresa a la página de la DIAN por la opción “Facturando Electrónicamente”.
  2. Selecciona el tipo de usuario e ingresa tus datos de inicio de sesión, revisa tu correo electrónico y haz clic en "Acceder" para ingresar a la plataforma.
  3. Haz clic en el botón “Configuración” y selecciona la opción “Rangos de numeración”.
  4. En el campo “Proveedor - Software” selecciona "Soluciones Alegra S.A.S.".
  5. En “Prefijo” selecciona la resolución que solicitaste previamente y haz clic en el botón “Agregar”.
  6. Haz clic en el botón “Aceptar” para confirmar la acción.
  7. Regresa a Alegra e intenta consultar el número del formulario nuevamente.

Observa:

❇️ Esperamos que esta guía haya resuelto tus dudas sobre los documentos equivalentes POS electrónicos. Para cualquier otra consulta, no dudes en comunicarte con nuestro equipo de soporte para recibir la asistencia que necesites.

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