Los comprobantes contables son los documentos que respaldan tus notas contables, son esenciales para la contabilidad y la presentación de estados financieros precisos. En Alegra son útiles para realizar traslados de saldos entre cuentas, ajustes contables o para realizar causaciones que no alteren tu caja o bancos, por ejemplo, depreciaciones, deterioro, provisiones o gastos por nómina correspondientes a días trabajados que no han sido pagados aún.
Por ejemplo: La empresa Ejemplar desea registrar la depreciación de su equipo de oficina, para ello realiza un comprobante contable seleccionando las respectivas cuentas del activo y gasto registrando los valores correspondientes.
En Alegra puedes realizar comprobantes contables para ganar tiempo administrando tu negocio y tener la información organizada.
📌 Nota: el término “Comprobante contable” varía de acuerdo al país donde registraste tu cuenta:
- Colombia, Panamá, Internacional, España y Chile: se le conoce como “Comprobante contable”.
- Perú y Costa Rica: se le conoce como “Asiento Contable”.
- Argentina: se le conoce como “Asiento manual”.
- México: se le conoce como “Póliza de ajustes contables”.
- República Dominicana: se le conoce como “Entradas de diario”.
👉 Contenido:
- Conoce la naturaleza de las cuentas.
- Pasos para realizar comprobantes contables.
- Gestiona tus comprobantes contables.
1. Conoce la naturaleza de las cuentas
La naturaleza de las cuentas es la forma en que clasificamos el saldo para llevar un registro contable organizado y coherente de nuestras actividades.
El saldo de la cuenta va a aumentar o disminuir de acuerdo a su naturaleza, por ejemplo, para las cuentas del activo el saldo aumenta por el débito y disminuye por el crédito.
| Categoría | Aumenta | Disminuye |
| Activos | Débito | Crédito |
| Pasivos | Crédito | Débito |
| Patrimonio | Crédito | Débito |
| Ingresos | Crédito | Débito |
| Gastos y costos | Débito | Crédito |
2. Pasos para realizar comprobantes contables
Sigue estos pasos:
1. Haz clic en el menú "Contabilidad" y selecciona la opción "Comprobantes Contables".
2. Haz clic en el botón "Nuevo comprobante".
3. Completa los campos del formulario. Podrás ver su explicación más adelante.
4. Haz clic en el botón "Guardar" para conservar los cambios.
📝 Formulario "Nuevo comprobante contable"
- Datos básicos:
- Fecha: es la fecha en la que se realizó el registro. Si es un saldo inicial, ingresa la fecha desde la que vas a llevar tu información en Alegra.
- Tipo de comprobante contable: elige el tipo de comprobante contable que corresponda.
- Numeración: selecciona una numeración para el tipo de comprobante contable que elegiste.
- Código: es un campo no editable, indica el prefijo y número con el que podrás identificar el comprobante contable.
- Observaciones: puedes agregar cualquier otra información que consideres necesaria.
- Movimientos:
- Cuenta contable: elige las cuentas para el registro. Ten en cuenta la naturaleza de las cuentas para ingresar el saldo en el débito o crédito de manera correcta.
- Contacto: es el beneficiario, persona o empresa a nombre de quien se harán los movimientos de las cuentas contables. Puedes seleccionar un contacto por cada cuenta contable o dejarlo vacío ya que es un campo opcional.
- Descripción: puedes agregar un comentario para dar claridad sobre la operación.
- Centro de costos: asocia la cuenta contable a un centro de costos específico.
-
Débito y Crédito: utiliza estos campos para diligenciar el saldo dependiendo de la naturaleza de la cuenta (deudora o acreedora).
- Botón de eliminar: elimina los movimientos que registraste.
📢 Importante:
- Si luego de haber creado un comprobante contable existe diferencia entre el saldo total de tus débitos y créditos, el sistema no te va a permitir guardarlo de forma exitosa, ya que este debe cumplir con el principio de partida doble.
- Los reportes contables recopilan toda la información que necesitas para conocer el estado actual de tu empresa, mientras que los reportes de ventas, administrativos y los saldos en Bancos se alimentan exclusivamente de la información que agregas a través del menú de Ingresos o Gastos, es decir, no incluyen la información que ingresas desde los comprobantes contables.
3. Gestiona tus comprobantes contables
Puedes ver, editar o eliminar tus comprobantes contables en el momento que lo necesites, solo debes ingresar a la opción "Comprobantes Contables", ubicar el comprobante y hacer clic en el ícono de "Acciones".
Observa:
📢 Importante:
- Los cambios que hagas en los ajustes afectarán los saldos de las cuentas que estén involucradas en él.
- La opción de "Convertir a abierto" solo aplica cuando un comprobante contable ha sido anulado previamente. De no ser así, esta opción se encontrará deshabilitada.
También puedes clonar tus comprobantes contables, solo debes ingresar al detalle del comprobante y hacer clic en la opción "Clonar".
🔎 Artículos relacionados:
- Crea tipos de comprobantes contables y sus numeraciones en Alegra.
- Aprende a importar tus comprobantes contables en Alegra.
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