Un anticipo es el dinero que entrega un cliente como adelanto a su proveedor para llevar a cabo transacciones comerciales (la compra de productos o la prestación de servicios).
Por ejemplo: "El señor Pedro Gómez, cliente de la Empresa Ejemplar S.A., entrega un dinero como anticipo a la empresa para gastos iniciales de un servicio contratado. La Empresa Ejemplar recibe este anticipo y lo registra en Alegra, una vez se le realice la factura al señor Pedro se descuenta el anticipo como parte de pago".
En Alegra puedes ingresar los anticipos recibidos de tus clientes para luego relacionarlos con tus facturas de venta, así tendrás siempre tu información actualizada y ahorrarás tiempo gestionando tus ventas.
Sigue estos pasos para registrar el anticipo asociándolo al contacto:
1. Haz clic en el menú "Ingresos".
2. Selecciona la opción "Pagos recibidos".
3. Haz clic en el botón "Nuevo ingreso".
4. Completa el formulario con la información solicitada. Más adelante podrás ver su explicación.
5. En el campo "Tipo de transacción" responde "No" a la pregunta que realizan y elige la cuenta del pasivo "Avances y anticipos recibidos".
6. Ingresa el valor recibido y haz clic en el botón "Guardar".
En el punto número cuatro debes completar el formulario con esta información:
- Contacto: contacto de quién estás recibiendo el dinero.
- Cuenta bancaria: banco donde ingresará el dinero.
- Método de pago: es la forma que va a utilizar el cliente para pagar, por ejemplo: consignación, transferencia, cheque, efectivo, tarjeta crédito o débito.
- Centro de Costo: selecciona el centro de costo donde deseas registrar el ingreso. El centro de costo que elijas será asociado a tu banco.
- Fecha: fecha en la que se realizó el ingreso.
- Moneda: moneda en la que se realizó el ingreso
- Notas del recibo: son comentarios opcionales de control interno visibles en la impresión.
Así:
Aplica los anticipos a tus facturas
Luego que hayas registrado un anticipo podrás aplicarlo a una factura, sólo debes debes crear una factura de venta asociada al mismo contacto que realizó el adelanto de dinero. A continuación te explicamo cómo hacerlo:
1. Haz clic en el menú "Ingresos".
2. Selecciona la opción "Factura de venta".
3. Ubica la factura a la que deseas aplicar el anticipo y haz clic en la opción "Ver detalle".
4. En el detalle de la factura, ubica la opción "Más acciones" y haz clic sobre ella. Luego selecciona la opción "Aplicar anticipos".
5. En el cuadro emergente verás los anticipos asociados al contacto. Ingresa el valor que deseas aplicar como pago a la factura, sea parcial o total.
6. Para finalizar el proceso, haz clic en el botón "Aplicar anticipos".
Importante: en el paso número cuatro, la opción "Aplicar anticipos" solo estará activa si el contacto tiene anticipos asociados y por aplicar.
Al finalizar el proceso, en la parte inferior del detalle de la factura, encontrarás el anticipo asociado.
Mira un ejemplo:
Consulta los anticipos a favor del cliente
Para ver el saldo pendiente por cobrar y los anticipos por aplicar de tus clientes, puedes seguir estos pasos:
1. Haz clic en el menú "Contactos".
2. Selecciona la opción "Clientes".
3. Ubica el cliente que deseas consultar y haz clic en el opción "Ver detalle". En esa sección encontrarás la ficha del cliente con toda su información.
Así:
Si quieres conocer más sobre cómo consultar el estado de cuenta de tus clientes, consulta este artículo.
Para conocer cómo registrar los anticipos a tus proveedores, te recomendamos consultar este artículo.
¡Esperamos haber resuelto tu consulta!
Conoce las soluciones del ecosistema Alegra: Alegra Contabilidad y Alegra POS.
Aprende con nosotros y certifícate de forma gratuita en Alegra Academy.
¡Únete a nuestro foro de Alegra Community! Allí podrás compartir experiencias y aclarar tus dudas sobre facturación electrónica, contabilidad, normatividad y mucho más.
Descubre las funcionalidades más pedidas y entérate de todas nuestras actualizaciones en el blog de novedades.
Si tienes inquietudes sobre este u otros procesos, nuestro equipo de soporte está listo para ayudarte las 24 horas, cualquier día de la semana, y sin costos adicionales.
