Los anticipos de clientes son pagos que estos realizan antes de recibir un producto o servicio. Funcionan como una garantía de que la operación se llevará a cabo y permiten a la empresa contar con recursos por adelantado.
Por ejemplo: "Un cliente de la Empresa Ejemplar realiza un anticipo destinado a cubrir los gastos iniciales de un servicio. La empresa registra este anticipo en Alegra y lo aplica como parte del pago en la factura del cliente".
En Alegra puedes ingresar los anticipos recibidos de tus clientes para luego relacionarlos en tus facturas de venta, así tendrás siempre tu información actualizada y ahorrarás tiempo gestionando tus operaciones.
👉 Índice
- Registra el anticipo.
- Aplica el anticipo en la factura de venta.
- Elimina o edita un anticipo.
- Consulta los anticipos a favor del cliente.
1. Registra el anticipo
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de "Ingresos", selecciona "Pagos recibidos" y haz clic en "Nuevo ingreso".
2. Completa la información del anticipo. Observa los campos del formulario y su explicación.
3. Responde "No" a la pregunta "¿Asociar este ingreso a una venta existente en Alegra?" y elige la cuenta del pasivo "Avances y anticipos recibidos de clientes".
4. Ingresa el valor recibido y haz clic en "Guardar".
Observa:
✍️ Formulario “Nuevo ingreso”
Información general del ingreso
- Numeración: elige la numeración que deseas asignar al anticipo.
- Fecha: indica la fecha en la que recibiste el anticipo.
📌 Nota: esta fecha debe ser anterior a la fecha de la factura de venta. - Contacto: selecciona el cliente de quien recibiste el anticipo.
- Cuenta bancaria: selecciona la cuenta bancaria en la que recibirás el dinero.
- Método de pago: es la forma en la que el cliente realiza el pago.
Por ejemplo: consignación, transferencia, cheque, efectivo, tarjeta de crédito o débito. - Centro de costo: si lo requieres, indica el centro de costos asociado al anticipo.
- Moneda: selecciona la moneda con la que se registrará el anticipo.
🔎 Realiza transacciones en diferentes monedas. - Notas del recibo: agrega comentarios o información adicional que consideres necesaria.
✨ Tipo de transacción
¿Asociar este ingreso a una factura de venta existente en Alegra?
Recuerda elegir "No". Contablemente, debes registrar el anticipo como un pasivo hasta que se concrete la venta o prestación del servicio.
2. Aplica el anticipo en la factura de venta
Una vez que hayas completado la entrega del producto o la prestación del servicio, podrás relacionar el anticipo en la factura de la venta correspondiente. Conoce cómo hacer una factura de venta.
Sigue estos pasos:
1. Desde la sección de "Factura de venta" en el menú de "Ingresos", accede al detalle de la factura para aplicarle el anticipo.
📍 Nota: la factura debe tener saldo por cobrar.
2. Haz clic en "Más acciones" y selecciona "Aplicar anticipo".
📍 Nota: asegúrate de que el cliente y la moneda seleccionada al registrar el anticipo coincida con la de la factura. Además, la opción "Aplicar anticipo" solo estará activa si el cliente tiene anticipos pendientes por aplicar.
3. Verás los anticipos asociados al cliente. Ingresa el valor que deseas aplicar como pago a la factura, sea parcial o total.
📍 Nota: también podrás elegir el tipo de comprobante y la numeración contable para el registro, así como la fecha de aplicación.
4. Haz clic en “Aplicar anticipos” para finalizar el proceso. En la sección de anticipos, verás el pago aplicado.
3. Elimina o edita un anticipo
Si necesitas eliminar o editar un anticipo asociado a una factura, sigue estos pasos:
1. Accede al detalle del anticipo que registraste desde "Pagos recibidos".
2. Haz clic en "Más acciones" y luego en "Editar anticipos aplicados".
3. Según tu necesidad:
❇️ Ajusta el monto a aplicar y haz clic en "Guardar".
❇️ Elimina la asociación y confirma la acción.
Observa:
4. Consulta los anticipos a favor del cliente
Para ver el saldo pendiente por cobrar y los anticipos por aplicar de tus clientes, dirígete al menú de "Contactos" y, al ingresar al detalle del cliente, podrás conocer el saldo total en anticipos registrados.
Observa:
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