Un comprobante de pago es un documento contable que respalda los gastos o la salida de dinero de tu empresa. Se usa para registrar pagos a proveedores, sueldos, adquisición de bienes o cualquier otro gasto. En Alegra, puedes registrar fácilmente tus gastos.
Por ejemplo: "La empresa Ejemplar adquirió mercancía de un proveedor de accesorios automotores. Después de registrar la factura de compra, debe añadir el comprobante de pago para mantener un control preciso de sus gastos".
Conoce cómo consultar, editar, eliminar, imprimir y anular de forma sencilla tus pagos, así tendrás un mayor control de tus gastos y ahorrarás tiempo administrando tu negocio.
👉 Índice
- Registra pagos.
1.1. Desde el menú de "Pagos".
1.2. Desde tus facturas de proveedores. - Gestiona tus pagos.
1. Registra tus pagos
Puedes agregar tus pagos desde el menú de "Pagos" o directamente en tus facturas de proveedores.
1.1. Desde el menú de "Pagos"
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de "Gastos" y selecciona la opción "Pagos".
2. Haz clic en "Nuevo pago".
3. Completa la información. Observa los campos del formulario y su explicación.
4. Finalmente, haz en clic en “Guardar” para conservar los cambios.
Observa:
✍️ Formulario “Nuevo pago”
Información general del pago
- Número: se asigna de manera automática. Puedes editarlo si es necesario.
- Contacto: selecciona el contacto a quien estás realizando el pago.
- Cuenta bancaria: selecciona la cuenta bancaria utilizada para realizar el pago.
- Fecha: fecha en la que realizas el pago.
- Forma de pago: corresponde a la forma de pago utilizada.
Por ejemplo: cheque, efectivo, tarjeta de crédito o débito. - Moneda: selecciona la moneda con la cual vas a realizar el pago.
- Centro de costos: selecciona el centro de costos para distribuir los gastos según las áreas, proyectos o divisiones de tu negocio.
- Notas del egreso: añade comentarios que serán visibles en la impresión del documento.
Puedes agregar el valor del pago desde la sección de Facturas pendientes o Cuentas contables según sea tu caso.
📌 Nota: las facturas pendientes son visibles únicamente si existen para el contacto seleccionado.
Retenciones: agrega las retenciones que apliquen al pago.
1.2. Desde tus facturas de proveedores
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Gastos” y selecciona “Facturas de proveedores”.
2. Ubica la factura a la que deseas agregar el pago y haz clic en “Agregar pago”.
3. Completa la información y haz clic en “Agregar pago”.
Observa:
2. Gestiona tus pagos
Después de crear y guardar tus pagos, puedes realizar algunas acciones adicionales para gestionarlos de manera eficiente.
Observa:
📝 Acciones
- Imprimir: genera el comprobante físico del pago.
- Editar: ajusta la información del contacto o cualquier otro detalle del pago.
- Eliminar: borra el documento de manera permanente.
- Enviar por correo: comparte el pago a tus contactos o interesados.
- Cancelar: cancela el pago, este no se elimina permanentemente del sistema, además, puedes restablecerlo cuando lo desees desde la opción “Convertir a abierto”.
- Más acciones: adjunta un archivo complementario al pago.
📢 Importante
- Si deseas exportar el listado completo de tus pagos recibos, consulta el reporte de “Transacciones”.
- En el listado de tus pagos también encontrarás las transferencias bancarias, si necesitas modificar alguno de estos documentos, te sugerimos eliminarlos y crearlos nuevamente.
- Solo puedes eliminar los pagos recibidos que aún no estén conciliados.
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