Las notas crédito son documentos que utiliza el vendedor para anular o corregir facturas de venta anteriormente generadas. Adicionalmente, las notas crédito funcionan como comprobante en caso de devolución y de descuento otorgado al cliente.
Por ejemplo: “La empresa Ejemplar le facturó algunos productos a la empresa ABC. Al momento que la empresa ABC revisa la factura generada, se da cuenta de que el NIT no es el correcto, por lo cual solicita a la empresa Ejemplar que genere la factura de nuevo”.
👉 Contenido:
- Configura la numeración para notas crédito electrónicas.
- Emite tu tipo de nota crédito: anulación de factura electrónica.
A. Emite la nota crédito desde cero.
B. Emite la nota crédito desde la factura de venta.
En Alegra este tipo de nota crédito en específico “Anulación de factura electrónica” se utiliza cuando se debe anular la totalidad de una factura electrónica. Es importante que al momento de crear la nota de crédito se explique el motivo de la anulación, es por ello que en el formulario vas a visualizar un campo denominado “Razón” más adelante podrás verlo con más detalle.
1. Configura la numeración para notas crédito electrónicas
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Configuración”.
2. En el recuadro de “Facturación” selecciona la opción “Numeraciones”.
3. Haz clic en el botón “Nueva numeración”.
4. Completa el formulario con la información correspondiente. Más adelante podrás ver su explicación.
5. Finalmente, haz clic en el botón “Guardar” para conservar los cambios.
Observa:
💡 También puedes pausar o retroceder el video.
Formulario “Nueva numeración”
- Tipo de documento: en este campo debes elegir la opción “Nota crédito”.
- Numeración electrónica: selecciona esta opción para emitir las notas crédito ante la DIAN.
- Nombre: ingresa un nombre, este te ayudará a identificar la numeración de las demás creadas.
- Número inicial: ingresa el número con el que se creará la próxima nota de crédito que emitan, al ser la primera colocas 1.
- Numeración automática: selecciona esta opción para que el sistema genere el número de tus siguientes notas crédito de forma automática.
- Prefijo: coloca el prefijo que necesites. El prefijo te permite diferenciar entre varias numeraciones, por ejemplo, para distintos puntos de venta.
- Preferida: si marcas esta numeración como preferida: Si será seleccionada por defecto, cuando vayas a crear una nueva nota de crédito.
🔎 Conoce más acerca de cómo gestionar la numeración de tus comprobantes.
Una vez configurada la numeración, es importante que configures la precisión decimal. Recuerda que para emitir una nota crédito se debe utilizar la misma precisión que utilizaste en la factura de venta, de lo contrario te podría salir la siguiente notificación:
Identifica la precisión decimal de tu cuenta y tus facturas, así:
2. Emite tu tipo de nota crédito: anulación de factura electrónica
Puedes emitir notas crédito electrónicas para anular o generar devoluciones, esto desde la factura de venta o generando una nota crédito desde cero.
A. Emite la nota crédito desde cero
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú “Ingresos” y selecciona la opción “Notas crédito”.
2. Haz clic en el botón “Nueva nota crédito”.
3. Completa los campos del formulario. Puedes ver su explicación más adelante.
📍 Nota: una vez selecciones el ítem de venta, haz clic en la opción “Crédito a ventas” y allí seleccionas la factura correspondiente. Es importante que la factura de venta este con un saldo pendiente “Por cobrar”.
4. Finalmente, haz clic en “Guardar y emitir” para aplicar los cambios y emitir la nota crédito.
Observa:
💡 También puedes pausar o retroceder el video.
📢 Importante:
- En el campo “Monto” debes colocar el valor total de la nota crédito.
- Solo se puede agregar una factura por cada nota crédito, si deseas anular dos facturas de venta se deberán crear dos notas créditos.
- Para que en la sección de “Crédito a venta” te aparezca el número de factura correspondiente, la factura de venta debe estar en estado “Por cobrar”.
Formulario “Nueva nota crédito electrónica”
A continuación te explicamos los campos más importantes de este formulario:
- Numeración (Requerido): selecciona la numeración que desees, este consecutivo te ayudará a llevar un control de tus documentos. 🔎 Conoce cómo configurar la numeración de tus comprobantes.
- Contacto (Requerido): es la persona a quien le vas a generar la nota crédito, la misma persona a la que le creaste la factura de venta.
- Razón: se debe agregar el motivo de la creación de la nota crédito.
- Notas: notas adicionales que serán visibles en la impresión del documento.
- Tipo de operación: despliega la lista y elige el tipo de operación correspondiente:
- Referencia a factura electrónica: esta opción se debe utilizar cuando las facturas electrónicas aún no han sido aceptadas por el cliente o cuando las facturas son de contado.
- Sin referencia a factura electrónica: esta opción se utiliza con las facturas de venta electrónicas que ya han sido aceptadas por el cliente, esto con el fin de poder corregir o realizar los ajustes correspondientes.
- Tipo de nota crédito: elige una de las opciones en el desplegable para indicar el motivo por el que se genera la nota crédito.
- Fecha (Requerido): selecciona la fecha de emisión de la nota crédito.
- Moneda: seleccione la moneda en la cual se creará la nota crédito. 🔎 Descubre cómo realizar transacciones en diferentes monedas.
- Bodega: selecciona la bodega o almacén en donde tienes el producto que vas a agregar a la nota crédito. 🔎 Conoce cómo gestionar tu inventario en diferentes Bodegas - Almacenes - Depósitos.
📍 Es importante que selecciones la misma bodega asociada a la factura de venta, si la bodega es diferente no podrás seleccionar el número de factura de venta correspondiente. - Centro de costo: selecciona el centro de costos correspondiente a la factura de venta. 🔎 Aprende a crear centros de costos.
📍 Es importante que selecciones el mismo centro de costo asociado a la factura de venta, si los centros de costos son diferentes no podrás seleccionar el número de factura de venta correspondiente. - Ítem: selecciona los productos que retornarán al inventario, a los que les vas a aplicar el descuento o a los que vas a corregir.
- Crédito a venta: selecciona la factura a la cual se le aplicará el descuento y en el campo “Monto” indica el valor total de la nota crédito.
B. Emite la nota crédito desde la factura de venta
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú “Ingresos” y selecciona la opción “Facturas de venta”.
2. Ubica la factura de venta a la que aplicaras la nota crédito y en la columna de Acciones selecciona “Ver detalle” 
3. Haz clic en el botón más “Más acciones” y selecciona la opción “Aplicar nota crédito”.
📍 Nota: si la opción no está activa, es porque ya aplicaste una nota crédito para aplicar una segunda nota, debes hacerlo directamente desde el módulo de “Notas crédito”, puedes ver el paso a paso aquí.
4. El sistema diligenciará la misma información de la factura en la nota crédito de forma automática. Válida los datos agregados al documento. Luego en la parte inferior agrega el “Monto” en Crédito a ventas.
📍 Nota: en el campo “Monto” debes colocar el valor total de la nota crédito.
5. Finalmente, haz clic en “Guardar y emitir” para aplicar los cambios y emitir la nota crédito.
Observa:
💡 También puedes pausar o retroceder el video.
¿Aún no tienes cuenta en Alegra?
Conoce las soluciones del ecosistema Alegra: Alegra Contabilidad, Alegra POS, Alegra Tienda y Alegra Contador.
Aprende con nosotros y certifícate de forma gratuita en Alegra Academy.
¡Únete a nuestro foro de Alegra Community! Allí podrás compartir experiencias y aclarar tus dudas sobre facturación electrónica, contabilidad, normatividad y mucho más.
Descubre las funcionalidades más pedidas y entérate de todas nuestras actualizaciones en el blog de novedades.
Recuerda escribirnos si tienes inquietudes sobre este u otros procesos en Alegra. Nuestro equipo de soporte está listo para ayudarte.
