Las notas crédito son documentos que utiliza el vendedor para anular o corregir facturas de venta previamente generadas. Además, funcionan como comprobante en caso de devolución o de descuento otorgado al cliente.
Por ejemplo: “La empresa Ejemplar le facturó algunos productos a la empresa ABC. Al momento que la empresa ABC revisa la factura generada, se da cuenta de que el NIT no es el correcto, por lo cual solicita a la empresa Ejemplar que realice la corrección”.
En Alegra, la nota de crédito por “Anulación de factura electrónica” se emplea para cancelar por completo una factura electrónica previamente emitida.
👉 Índice:
- Configura la numeración para tus notas de crédito electrónicas.
- Emite tu tipo de nota crédito: anulación de factura electrónica.
A. Emite la nota crédito desde cero.
B. Emite la nota crédito desde la factura de venta.
1. Configura la numeración para tus notas de crédito electrónicas
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Configuración”.
2. En el recuadro de “Facturación” selecciona la opción “Numeraciones”.
3. Haz clic en el botón “Nueva numeración”.
4. Completa la información. Observa los campos del formulario y su explicación.
5. Finalmente, haz clic en el botón “Guardar” para conservar los cambios.
Observa:
💡 También puedes pausar o retroceder el video.
📝 Formulario “Nueva numeración”
- Tipo de documento: elige la opción “Nota crédito”.
- Numeración electrónica: selecciona esta opción para emitir las notas de crédito de manera electrónica.
- Nombre: asigna un nombre para identificar la numeración de las demás creadas.
- Número inicial: ingresa el número con el que se creará la próxima nota de crédito que emitas, si es la primera, anota 1.
- Numeración automática: marca esta opción para que el sistema genere el número de tus siguientes notas de crédito de manera automática.
- Prefijo: asigna un prefijo a tu numeración. Este te permite diferenciar entre varias numeraciones, por ejemplo, para distintos puntos de venta.
- Preferida: marca esta numeración como preferida para que se elija automáticamente al crear una nueva nota de crédito.
🔎 Conoce más acerca de cómo gestionar la numeración de tus comprobantes.
📢 Importante: una vez configurada la numeración, es importante que configures la precisión decimal. Recuerda que para emitir una nota crédito se debe utilizar la misma precisión que utilizaste en la factura de venta, de lo contrario, te podría salir la siguiente notificación:
Para conocer la precisión decimal de tu cuenta, dirígete al menú de "Configuración" e ingresa a la opción "Empresa" del recuadro "Empresa".
2. Emite tu tipo de nota crédito: anulación de factura electrónica
Puedes emitir notas crédito electrónicas para anular o generar devoluciones, esto desde la factura de venta o generando una nota crédito desde cero.
A. Emite la nota crédito desde cero
📢 Importante: para cuentas registradas en Colombia, las notas de crédito se generan desde el menú de ingresos, seleccionando la opción "Devoluciones en ventas".
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú “Ingresos” y selecciona la opción “Notas de crédito”.
2. Haz clic en el botón “Nueva nota de crédito”.
3. Completa la información. Observa los campos del formulario y su explicación.
📍 Nota: una vez selecciones el ítem de venta, haz clic en la opción “Crédito a ventas” y allí seleccionas la factura correspondiente. Es importante que la factura de venta este con un saldo pendiente “Por cobrar”.
4. Finalmente, haz clic en “Guardar y emitir” para aplicar los cambios y emitir la nota crédito.
Observa:
💡 También puedes pausar o retroceder el video.
📢 Importante:
- En el campo “Monto” debes colocar el valor total de la nota de crédito.
- Solo se puede agregar una factura por cada nota de crédito, si deseas anular dos facturas de venta, se deberán crear dos notas de crédito.
- Para que en la sección de “Crédito a venta” aparezca el número de factura correspondiente, la factura de venta debe estar en estado “Por cobrar”.
📝 Formulario “Nueva nota crédito electrónica”
A continuación te explicamos los campos más importantes de este formulario:
- Numeración (Requerido): selecciona la numeración que desees, este consecutivo te ayudará a llevar el control de tus documentos.
🔎 Conoce cómo configurar la numeración de tus comprobantes. - Contacto (Requerido): es el cliente a quien va dirigida la nota de crédito. Debe ser el mismo cliente asociado en la factura de venta.
- Razón: indica el motivo de la aplicación de la nota crédito.
- Notas: notas adicionales que serán visibles en la impresión del documento.
- Tipo de operación: despliega la lista y elige el tipo de operación correspondiente:
- Referencia a factura electrónica: esta opción se debe utilizar cuando las facturas electrónicas aún no han sido aceptadas por el cliente o cuando las facturas son de contado.
- Sin referencia a factura electrónica: esta opción se utiliza con las facturas de venta electrónicas que ya han sido aceptadas por el cliente, con el fin de poder corregir o realizar los ajustes correspondientes.
🔎 Aplica Notas crédito sin referencia a tus facturas electrónicas aceptadas por tus clientes.
- Tipo de nota de crédito: elige “Anulación de factura electrónica”.
- Fecha (Requerido): selecciona la fecha de emisión de la nota de crédito.
- Moneda: elige la moneda en la que se emitirá la nota de crédito.
🔎 Descubre cómo realizar transacciones en diferentes monedas. - Bodega: selecciona la bodega o almacén en donde tienes el producto que vas a agregar a la nota crédito.
🔎 Conoce cómo gestionar tu inventario en diferentes Bodegas - Almacenes - Depósitos.
📌 Nota: debes seleccionar la misma bodega asociada a la factura de venta. Si la bodega es diferente, no podrás relacionarla con la factura de venta correspondiente. - Centro de costo: selecciona el centro de costos correspondiente a la factura de venta. 🔎 Aprende a crear centros de costos.
📌 Nota: debes seleccionar el mismo centro de costos asociado a la factura de venta. Si los centros de costos son diferentes, no podrás relacionarlo con la factura de venta correspondiente. - Ítem: selecciona los productos que retornarán al inventario, a los que les vas a aplicar el descuento o los que vas a corregir.
- Crédito a venta: selecciona la factura a la cual aplicarás el descuento o anulación. En el campo “Monto” indica el valor total de la nota crédito.
B. Emite la nota crédito desde la factura de venta
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú “Ingresos” y selecciona la opción “Facturas de venta”.
2. Ubica la factura de venta a la que aplicaras la nota crédito y en la columna de Acciones selecciona “Ver detalle”.
3. Haz clic en el botón más “Más acciones” y selecciona la opción “Aplicar nota de crédito”.
📍 Nota: si la opción no está activa, es porque ya aplicaste una nota crédito. Para aplicar una segunda nota, debes hacerlo desde cero.
4. El sistema completará la misma información de la factura en la nota crédito de forma automática. Válida los datos agregados al documento. Luego, en la parte inferior agrega el “Monto” en crédito a ventas.
📍 Nota: en el campo “Monto” debes colocar el valor total de la nota crédito.
5. Finalmente, haz clic en “Guardar y emitir” para aplicar los cambios y emitir la nota de crédito.
Observa:
💡 También puedes pausar o retroceder el video.
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