Las notas crédito son documentos que utiliza el vendedor para anular o corregir facturas de venta anteriormente generadas. Adicionalmente, las notas crédito funcionan como comprobante en caso de devolución y de descuento otorgado al cliente.
Por ejemplo: “La empresa Ejemplar le factura 100 pares de zapatos a su cliente Juan, motivo por el cual le otorga un descuento del 20% a su cliente, de esta forma la empresa le genera una nota crédito por el valor del descuento”.
En Alegra, la nota crédito por “Rebaja o descuento parcial o total” se utiliza cuando se desea aplicar un descuento o rebaja a una factura previamente generada.
👉 Índice:
- Configura la numeración para notas crédito electrónicas.
- Emite el tipo de nota de crédito: rebaja o descuento parcial o total.
A. Emite la nota crédito desde cero.
B. Emite la nota crédito desde la factura de venta.
1. Configura la numeración para notas crédito electrónicas
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Configuración”.
2. En el recuadro de “Facturación” selecciona la opción “Numeraciones”.
3. Haz clic en el botón “Nueva numeración”.
4. Completa la información. Observa los campos del formulario y su explicación.
5. Finalmente, haz clic en el botón “Guardar” para conservar los cambios.
Observa:
💡 También puedes pausar o retroceder el video.
📝 Formulario “Nueva numeración”
- Tipo de documento: en este campo debes elegir la opción “Nota crédito”.
- Numeración electrónica: selecciona esta opción para emitir las notas de crédito de manera electrónica.
- Nombre: ingresa un nombre, este te ayudará a identificar la numeración de las demás creadas.
- Número inicial: ingresa el número con el que se originará la próxima nota de crédito que emitan, al ser la primera colocas 1.
- Numeración automática: selecciona esta opción para que el sistema genere el número de tus siguientes notas crédito de forma automática.
- Prefijo: coloca el prefijo que necesites. El prefijo te permite diferenciar entre varias numeraciones, por ejemplo, para distintos puntos de venta.
- Preferida: marca esta numeración como preferida para que se elija automáticamente al crear una nueva nota de crédito.
🔎 Conoce más acerca de cómo gestionar la numeración de tus comprobantes.
📢 Importante: una vez configurada la numeración, es importante que configures la precisión decimal. Recuerda que para emitir una nota crédito se debe utilizar la misma precisión que utilizaste en la factura de venta, de lo contrario, te podría salir la siguiente notificación:
Para conocer la precisión decimal de tu cuenta, dirígete al menú de "Configuración" e ingresa a la opción "Empresa" del recuadro "Empresa".
2. Emite el tipo de nota de crédito: rebaja o descuento parcial o total
Puedes emitir notas de crédito electrónicas para otorgar un descuento o rebaja desde la factura de venta o desde cero.
A. Emite la nota crédito desde cero
📢 Importante: para cuentas registradas en Colombia, las notas de crédito se generan desde el menú de ingresos, seleccionando la opción "Devoluciones en ventas".
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú “Ingresos” y selecciona la opción “Notas crédito”.
2. Haz clic en el botón “Nueva nota crédito”.
3. Completa la información. Observa los campos del formulario y su explicación.
📍 Nota: una vez selecciones el ítem de venta, haz clic en la opción “Crédito a ventas” y allí seleccionas la factura correspondiente. El saldo pendiente por cobrar en la factura debe ser mayor o igual al valor de la Nota Crédito.
4. Finalmente, haz clic en “Guardar y emitir” para aplicar los cambios y emitir la nota crédito.
Observa:
💡 También puedes pausar o retroceder el video.
📢 Importante:
- En el campo “Monto” debes colocar el valor total de la nota de crédito.
- Solo se puede agregar una factura por cada nota de crédito, si deseas anular dos facturas de venta, se deberán crear dos notas de crédito.
- Para que en la sección de “Crédito a venta” te aparezca el número de factura correspondiente, la factura de venta debe estar en estado “Por cobrar”.
📝 Formulario “Nueva nota crédito electrónica”
A continuación te explicamos los campos más importantes de este formulario:
- Numeración (Requerido): selecciona la numeración que desees, este consecutivo te ayudará a llevar un control de tus documentos.
🔎 Conoce cómo configurar la numeración de tus comprobantes. - Contacto (Requerido): es el cliente a quien va dirigida la nota de crédito. Debe ser el mismo cliente asociado en la factura de venta.
- Razón: se debe agregar el motivo de la creación de la nota de crédito.
- Notas: notas adicionales que serán visibles en la impresión del documento.
- Tipo de operación: despliega la lista y elige el tipo de operación correspondiente.
- Tipo de nota crédito: elige una de las opciones en el desplegable para indicar el motivo por el que se genera la nota de crédito.
- Fecha (Requerido): selecciona la fecha de emisión de la nota de crédito.
- Moneda: selecciona la moneda en la cual se creará la nota de crédito.
🔎 Descubre cómo realizar transacciones en diferentes monedas. - Bodega: selecciona la bodega o almacén en donde tienes el producto que vas a agregar a la nota de crédito.
🔎 Conoce cómo gestionar tu inventario en diferentes Bodegas - Almacenes - Depósitos. - Centro de costo: selecciona el centro de costos correspondiente a la factura de venta. 🔎 Aprende a crear centros de costos.
- Ítem: selecciona los productos que retornarán al inventario, a los que les vas a aplicar el descuento o a los que vas a corregir.
- Crédito a venta: selecciona la factura a la cual se le aplicará el descuento y en el campo “Monto” indica el valor total de la nota de crédito.
B. Emite la nota crédito desde la factura de venta
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú “Ingresos” y selecciona la opción “Facturas de venta”.
2. Ubica la factura de venta a la que aplicaras la nota de crédito y en la columna de Acciones selecciona “Ver detalle”.
3. Haz clic en el botón más “Más acciones” y selecciona la opción “Aplicar nota de crédito”.
📍 Nota: si la opción no está activa, es porque ya aplicaste una nota crédito. Para aplicar una segunda nota, debes hacerlo desde cero.
4. El sistema completará la misma información de la factura en la nota crédito de forma automática. Válida los datos agregados al documento. Luego, en la parte inferior agrega el “Monto” en Crédito a ventas.
📍 Nota: en el campo “Monto” debes colocar el valor total de la nota crédito.
5. Finalmente, haz clic en “Guardar y emitir” para aplicar los cambios y emitir la nota crédito.
Observa:
💡 También puedes pausar o retroceder el video.
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