Establecer correctamente los saldos iniciales es el primer paso para tener su contabilidad al día en Alegra. Estos saldos representan la situación financiera de su empresa al inicio de un período contable, y son fundamentales para llevar un registro preciso y generar reportes útiles desde el comienzo.
En Alegra puede ingresar sus saldos iniciales de dos maneras:
- Manual, desde la plataforma, ideal si tiene pocos registros o desea un control detallado.
- Importando desde Excel, útil si ya tiene la información consolidada y desea ahorrar tiempo.
👉 Si prefiere hacer la importación masiva, consulte esta guía: Importe los saldos iniciales de sus cuentas contables.
En este artículo le mostraremos cómo ingresar los saldos manualmente.
👉 Índice
- 📌 ¿Ingresa los saldos iniciales de tus cuentas?
1.1. 💳 ¿Cómo ingresar los saldos iniciales de tus cuentas por cobrar y por pagar? - ⚠️ ¿Qué consideración debes tener en cuenta?
- 📊 ¿Cómo gestionar y actualizar los saldos iniciales?
📌 Ingresa los saldos iniciales de tus cuentas
Siga estos pasos:
1. Vaya al menú de Contabilidad. Seleccione Catálogo de cuentas y luego Saldos iniciales.
2. Elija la fecha y numeración para el registro.
3. Ingrese los saldos de las cuentas del estado de situación financiera y de resultados y, cuando sea necesario, asigne el respectivo contacto.
4. Cuando se cumpla la ecuación patrimonial, es decir, que la suma de los activos sea igual a la suma de los pasivos más el patrimonio, haga clic en Guardar.
📍 Nota: puede seleccionar Posponer para guardar los cambios y completar el proceso en otro momento.
Observe:
📌 Nota: al posponer la creación de sus saldos iniciales, podrá retomar el proceso desde la sección del Catálogo de cuentas.
Observe:
1.1. 💳 ¿Cómo ingresar los saldos iniciales de tus cuentas por cobrar y por pagar?
Puede registrar nuevos documentos para las cuentas por cobrar y por pagar a las que haya asignado usos o comportamientos automáticos. En la línea de registro, se expandirá una subsección denominada Referencia, en donde podrá ingresar el número de documento, así como las fechas de creación y de vencimiento.
Los documentos que registre harán parte de los reportes de cuentas por cobrar y por pagar, lo que le permitirá asociarles pagos a futuro.
Agregue tantos registros como sean necesarios haciendo clic en Duplicar la fila.
Observe:
🔍 Cree nuevos documentos desde sus asientos contables en Alegra.
⚠️ ¿Qué consideración debes tener en cuenta?
Tenga en cuenta lo siguiente:
- Es recomendable que personalice su catálogo de cuentas antes de crear los saldos iniciales.
- La fecha con la que registre los saldos debe pertenecer a un período contable abierto.
- Las cuentas de tipo mayor están diseñadas para acumular saldos de sus subcuentas. Si necesita ingresar valores directamente en una cuenta mayor, puede ajustar su tipo desde el catálogo de cuentas.
Observe:
- Los saldos iniciales registran los saldos de sus cuentas de manera global, sin embargo, también puede agregar los saldos por tercero. Esto es útil, por ejemplo, para el saldo de las cuentas por cobrar o por pagar de sus clientes y proveedores.
- El sistema organiza los saldos de forma jerárquica, es decir, los saldos de las cuentas auxiliares y subcuentas se acumulan progresivamente hasta alcanzar el total de la cuenta principal o mayor.
- Para evitar descuadres en los saldos, preste especial atención a la naturaleza contable de las cuentas y a la forma en la que estas suman o restan en el estado de situación financiera y de resultados.
📊 ¿Cómo gestionar y actualizar los saldos iniciales?
Una vez que haya guardado los saldos iniciales, encontrará diferentes opciones para gestionarlos y ajustarlos.
Observe:
✏️ Acciones
- Editar: realice modificaciones a sus saldos iniciales.
- Eliminar: considere que esta acción es irreversible.
- Ver asiento contable: podrá ver el registro generado al momento de crear sus saldos iniciales.
- Ver Balance de comprobación: compruebe los saldos iniciales con este reporte.
📌 Nota: si requiere ajustar sus saldos iniciales sin modificar el registro descrito en este artículo, podrá hacerlo mediante un nuevo Asiento contable, que permite mover saldos entre cuentas o realizar ajustes manuales, siendo útil para corregir errores o reclasificaciones, además, permite asociar cada cuenta contable a un contacto diferente.
🔎 Observación: inventarios y Bancos
Si usted ya creó saldos iniciales de Inventarios o Bancos desde sus módulos específicos, ten en cuenta lo siguiente:
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Alegra hace el registro contable automático en las cuentas correspondientes:
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Inventarios → cantidad por costo unitario.
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Bancos → saldo inicial declarado en la creación/edición del banco.
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La contrapartida de esos registros se refleja en las cuentas:
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Ajustes iniciales en Inventario.
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Ajustes iniciales en Bancos.
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Si usted registra nuevamente esos saldos desde las cuentas contables en el flujo de Saldos iniciales, se generará duplicidad.
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Para corregirlo, puede usar los campos de Ajustes iniciales en Inventario o Ajustes iniciales en Bancos dentro de Patrimonio, e ingresar allí el valor en negativo, logrando balancear la ecuación patrimonial.
Observa:
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