¿Cómo ajustar los saldos de tus documentos con comprobantes contables?
En Alegra puedes realizar ajustes de saldos (aumentos y disminuciones) a tus documentos mediante comprobantes contables. Esta característica te permite ajustar cuentas que tienen asignadas reglas o usos específicos, lo que facilita la gestión y organización de la contabilidad de tu empresa.
✏️ Utilidades y beneficios de ajustar saldos existentes:
- Corrección de errores en documentos registrados previamente.
- Actualización de información contable, reflejando de manera precisa los saldos reales.
- Mayor precisión en la información según las necesidades de tu empresa.
- Generación de reportes claros para tomar decisiones bien informadas
👉 Índice
📊 ¿Cómo realizar un ajuste de saldos existentes?
A través de un comprobante contable, puedes registrar estos ajustes, seleccionando cuentas con Usos o Comportamientos automáticos específicos. Con ello, se despliega la sección Referencia, donde podrás aumentar o disminuir parcial o totalmente los documentos relacionados con la cuenta y el contacto.
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de Contabilidad y selecciona Comprobante contable.
📍 Nota: recuerda que el nombre para los comprobantes varía según tu país.
2. Haz clic en el botón Nuevo comprobante y completa los campos del formulario.
3. Diligencia los campos de la sección Referencia.
4. Haz clic en el botón Guardar para conservar los cambios.
🎥 Observa:
📝 Formulario - Referencia
Campo | Descripción | Editable |
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Tipo de movimiento | Selecciona si deseas ajustar el saldo de un documento ya creado | Sí |
N° de documento | Elige el documento al que aplicarás el ajuste | Sí |
Fecha de vencimiento | Muestra la fecha de vencimiento del documento seleccionado | No |
Valor por ajustar | Muestra el valor de la cuenta en el documento menos cobros, pagos y ajustes parciales | No |
Moneda | Se habilita si la cuenta tiene opción de múltiples monedas y el documento está en otra moneda | Sí |
📌 ¿Qué puntos clave debes tener en cuenta antes de ajustar saldos?
Un comprobante común sirve para registrar transacciones regulares como depreciaciones, deterioro o provisiones. En cambio, el ajuste de saldos existentes se usa para reflejar los saldos reales de cuentas con usos automáticos en tus reportes. Por eso, la sección Referencia solo se completa cuando es necesario hacer estos ajustes.
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Los ajustes permiten saldar, aumentar o disminuir parcial o totalmente el valor de una cuenta.
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Si seleccionas un contacto, se mostrarán solo los documentos asociados; si no, aparecerán todos los documentos abiertos de la cuenta.
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El mismo documento puede aparecer en varias líneas, pero los ajustes no pueden superar su saldo pendiente.
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Si el contacto del documento está desactivado, el sistema impide crear el comprobante hasta activarlo.
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Se pueden ajustar varios documentos en un comprobante, pero con múltiples monedas, solo se ajustan documentos con el mismo tipo de cambio.
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Los comprobantes clonados mantienen los mismos datos, excepto la referencia de los documentos ajustados.
🗂️ ¿Qué tipos de ajustes de saldos se pueden realizar?
Descubre los diferentes tipos de operaciones a los que puedes realizar ajustes de saldos:
💵 ¿Cómo ajustar saldos en cuentas por cobrar?
Los usos o comportamientos automáticos relacionados con cuentas por cobrar están asociados a documentos de ingreso como:
- Facturas de venta.
- Notas de crédito.
- Comprobantes contables. (que hayan creado una cuenta por cobrar).
❇️ Impacto de los ajustes de saldos existentes en tus documentos
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Facturas:
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Ajustes por crédito disminuyen el valor del documento.
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Ajustes por débito aumentan indirectamente el valor por cobrar del documento, generando una nueva cuenta por cobrar.
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Notas de crédito:
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Ajustes por débito revierten la disminución del valor por cobrar generada por la nota de crédito, creando una nueva cuenta por cobrar.
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❇️ Casos prácticos para realizar ajustes de saldos existentes
- Cuando necesitas disminuir o aumentar el valor por cobrar de un documento de venta.
- Al ceder la cuenta por cobrar a otro tercero.
- Para reclasificar un ingreso registrado en una cuenta incorrecta.
- Cuando el cliente paga con recursos en especie (inventario, activos fijos) u otros conceptos como deudores diversos o acreedores diversos.
🧾 ¿Cómo ajustar saldos en cuentas por pagar?
Los usos o comportamientos automáticos relacionados con cuentas por pagar están asociados a documentos de gastos como:
- Facturas de proveedores.
- Notas débito.
- Comprobantes contables. (que tengan relacionada una cuenta por pagar).
❇️ Impacto de los ajustes de saldos existentes en tus documentos
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Facturas de proveedores:
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Ajustes por débito disminuyen el valor del documento.
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Ajustes por crédito aumentan indirectamente el valor por pagar del documento, creando una nueva cuenta por pagar.
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Notas débito:
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Ajustes por crédito revierten la disminución del valor por pagar generada por la nota débito, creando una nueva cuenta por pagar.
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❇️ Casos prácticos para realizar ajustes de saldos existentes
- Cuando necesitas disminuir o aumentar el valor por pagar de un documento de compra.
- Al cambiar la cuenta por pagar a otro tercero.
- Para reclasificar un gasto registrado en una cuenta incorrecta.
- Cuando saldas tus cuentas por pagar con recursos en especie, por ejemplo, intercambiando inventarios o activos fijos.
🔄 ¿Cómo registrar ajustes de anticipos recibidos?
Ahora puedes ajustar o aplicar anticipos recibidos pendientes directamente desde comprobantes contables. Esto permite disminuir o aplicar anticipos de forma parcial o total, con reflejo inmediato en reportes, estado de cuenta y la información del contacto, eliminando inconsistencias.
- Ajustar anticipos con saldos pendientes por aplicar.
- Disminuir o aplicar totalmente un anticipo.
- Ver ajustes en tiempo real en reportes, estado de cuenta y la información del contacto.
- Consultar desde el comprobante contable y el pago recibido los movimientos de ajuste.
Cómo realizar un ajuste de anticipos recibidos:
1. Ingresa a Contabilidad > Comprobantes contables y haz clic en Nuevo comprobante contable.
2. En la línea de registro, selecciona una cuenta con el uso contable Anticipos recibidos; se abrirá la sección Referencia con la opción Ajustar saldo existente.
3. Selecciona el Contacto y el Nro. de documento (pagos recibidos con saldo pendiente); el sistema mostrará el Valor por ajustar disponible.
4. Registra el movimiento por débito (disminución parcial o total) y haz clic en Guardar.
🎥 Observa:
📢 Observaciones:
🔹En el pago recibido se muestran las aplicaciones del anticipo.
🔹En la información del contacto se actualiza el saldo pendiente de anticipos recibidos.
🔹En el estado de cuenta del cliente aparece conciliado el saldo pendiente real.
📝 ¿Cómo aplicar un caso práctico de ajuste de saldos?
Es común que alguno de nuestros contactos actúe en algunos casos como cliente y en otros como proveedor. Si tienes una factura de venta y una factura de proveedor a nombre del mismo contacto y necesitas conciliar el saldo de la cuenta por cobrar con la cuenta por pagar, puedes hacerlo a través de un comprobante contable.
🎥 Observa:
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