En Alegra puedes importar de manera automática la información fiscal de periodos anteriores proveniente de la DIAN, lo cual simplifica el proceso de migración y sincronización de tus datos, permitiéndote mantener un registro completo y actualizado de tu contabilidad.
Por ejemplo: "La Empresa Ejemplar va a migrar su información a Alegra. Utilizando la funcionalidad de sincronización de datos iniciales desde la DIAN, podrá importar y registrar sus ventas, compras, clientes y proveedores. Así, la empresa podrá continuar sus operaciones, reconstruir su contabilidad y acceder a toda su información histórica desde un solo lugar".
Conoce cómo utilizar esta herramienta para optimizar tu contabilidad y mantener un registro ordenado y actualizado de tus documentos y contactos.
👉 Índice
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Información a tener en cuenta.
3.1. Productos y servicios.
3.2. Documentos de venta.
3.3. Documentos de compra.
3.4. Pagos asociados.
1. Ventajas de la sincronización con la DIAN en Alegra
- Tener el histórico de tus operaciones de compra, venta y aquellos contactos con los que has realizado transacciones.
- Agiliza el avance en tus operaciones.
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Elimina la necesidad de ingresar manualmente grandes volúmenes de datos. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también reduce el riesgo de errores humanos. La automatización facilita la migración de tu contabilidad a Alegra y asegura que tu información esté siempre actualizada y precisa.
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Reúne toda tu información fiscal en Alegra, independientemente del sistema de facturación o software contable que utilizabas anteriormente.
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Facilita la reconstrucción de tu contabilidad pasada. Esto es especialmente útil para nuevos usuarios que desean mantener un historial completo de sus operaciones.
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La sincronización continua con la DIAN permite registrar automáticamente las compras y gastos que recibes de tus proveedores.
2. Pasos para sincronizar tu información desde la DIAN
Sigue estos pasos:
1. Desde el menú de "Contabilidad", selecciona la opción "Catálogo de cuentas" y haz clic en "Saldos iniciales", luego pulsa en "Sincronizar información".
📍 Nota: también puedes acceder a los saldos iniciales desde tus "Comprobantes contables".
2. "Conecta tu usuario de la DIAN": en este paso tienes dos opciones:
✅ Token de acceso: copia y pega desde tu correo el token o link de acceso a la DIAN. Conoce cómo obtener el link de acceso.
✅ Sube un archivo de la DIAN: agrega el archivo que descargaste previamente de la DIAN. Conoce cómo descargar listados en la DIAN.
Luego, haz clic en "Continuar".
3. Elige el "Periodo a sincronizar" y selecciona los tipos de archivo que vas a importar desde la DIAN (documentos de compra, de venta, tus clientes y proveedores). Luego, haz clic en "Continuar".
📍 Nota: debes seleccionar el periodo si cargaste la información vía "Token de acceso"; si fue mediante "Subir archivo", se completa automáticamente.
4. "Sincronizando información de la DIAN": puedes esperar a que la importación se complete al 100% o "Continuar en segundo plano" si así lo prefieres.
📍 Nota: el tiempo de espera dependerá de la cantidad de información a importar.
5. "Confirma los archivos a sincronizar": revisa detalladamente los documentos y contactos, puedes marcar o desmarcar aquellos que desees sincronizar o no de la DIAN. Luego, haz clic en "Sincronizar información".
📍 Nota: puedes filtrar por "Tipo de documento" y/o "Periodo" para simplificar la revisión. También puedes ver el detalle de cada documento.
6. "¡Información sincronizada!": felicidades, los datos se importaron con éxito, lee con atención la "Información a tener en cuenta" y haz clic en "Finalizar".
Observa:
✍️ ¿Cómo obtener el link de acceso?
Desde el correo que recibiste de la DIAN, haz clic derecho en el botón "Ingrese aquí" y selecciona "Copiar dirección de enlace" (en Windows) o "Copiar la dirección del vínculo (en Mac). Este será el enlace que debes pegar en el campo "Token de acceso" en Alegra.
Observa:
3. Información a tener en cuenta
Los siguientes puntos son fundamentales para comprender cómo se manejan los datos importados desde la DIAN en Alegra y cómo se reflejan en tu contabilidad:
3.1. Productos y servicios
Cada vez que creas un ítem inventariable en tu cuenta de Alegra, se genera un registro contable inicial que respalda la existencia y el valor de dicho producto en el inventario. Sin embargo, cuando realizas la importación desde la DIAN, no es posible conocer el costo, la cantidad inicial y el movimiento que ha tenido este producto en el Kárdex.
Por lo tanto, para no impactar las cantidades y el valor de tu inventario, en la importación se asociará un ítem no inventariable llamado “Datos iniciales - DIAN”, el cual contendrá la información del producto original en la descripción de cada línea. De esta forma, nos aseguramos de que tu inventario se mantenga actualizado y alineado con tus operaciones comerciales, al tiempo que permita diferenciarlo de tus ítems inventariables.
Observa:
3.2. Documentos de venta
Cuando emites una factura electrónica, estás reportando a la DIAN únicamente los datos o información de la venta de cara a tu cliente. Teniendo en cuenta que en las facturas no se reconocen los métodos de valoración del inventario ni conceptos como el "Costo de ventas", para el registro contable de tus ventas importadas solo se reconocen las cuentas por cobrar, de ingreso, de impuestos y retenciones.
Esta regla aplica tanto para las facturas de venta como para sus respectivas notas débito y crédito.
3.3. Documentos de compra
Las compras se pueden dividir en dos categorías: compras de inventario o mercancías y pagos por concepto de gastos de la empresa. Cada compra puede corresponder a una u otra categoría, impidiendo a Alegra identificar cuándo corresponde a inventario y cuándo es un gasto. Es por esto que todas las facturas de compra que importes se registrarán en la cuenta contable “Gastos y costos por datos iniciales - DIAN”, permitiendo que seas tú quien determine las características y categoría que corresponda en cada escenario.
Es importante que una vez tengas claro el concepto de la compra, puedas reclasificar los saldos en sus respectivas cuentas a través de "Comprobantes contables". Si no sabes cómo hacerlo, conoce cómo reclasificar los saldos de tus cuentas con comprobantes contables.
Esta regla aplica tanto para las facturas de compra o proveedor como para documentos soporte electrónicos, notas de débito y de ajustes.
Observa:
3.4. Pagos asociados
Posiblemente, al importar tus facturas de compra y venta, te encuentres con que algunas de ellas ya están canceladas. Para ahorrarte el tiempo de agregar el pago de manera manual a cada una, Alegra generará automáticamente el registro de pago para las facturas de compra y venta que:
- Su forma de pago haya sido "De contado".
- Han pasado más de 60 días desde la fecha de vencimiento.
📢 Importante:
- Los pagos serán asociados al Banco 1. Sin embargo, puedes reclasificarlos al banco de tu preferencia mediante una transferencia bancaria.
- Puedes modificar o eliminar los pagos automáticos que consideres que no corresponden con la realidad de la operación.
Por ejemplo: pagos parciales, pagos incobrables. - Las facturas que tengan un plazo de pago mayor a 60 días no serán incluidas en el registro de pagos automáticos. En estos casos, será necesario ingresarlos de forma manual.
4. Preguntas y errores frecuentes
❇️ ¿Cuál es la diferencia entre sincronizar tu información desde la DIAN y el conciliador fiscal?
Mediante el conciliador fiscal puedes verificar y comparar los registros entre la DIAN y Alegra, aunque no afecta directamente los registros contables, te permite registrar uno a uno los documentos que aún no se encuentran en Alegra. Mientras que, al sincronizar tu información desde la DIAN, toda la información importada que selecciones, se registra de manera masiva en Alegra, generando asientos contables.
❇️ ¿A qué usuarios les resulta conveniente sincronizar su información desde la DIAN?
Todos los usuarios pueden sincronizar su información desde la DIAN, pero es especialmente útil para los nuevos usuarios de Alegra, que vienen de otros sistemas o que facturaban desde el portal gratuito de la DIAN.
❇️ ¿Qué hago si no logro conectar el usuario de la DIAN?
Si estando en el paso "Conecta tu usuario de la DIAN" notas que falla el proceso de conexión, puede ser porque el token que suministraste se venció (recuerda que tiene duración máxima de una hora) o porque la página de la DIAN está caída y/o experimenta intermitencias. Para solucionarlo, te recomendamos verificar que el servicio de la DIAN esté disponible, generar un nuevo token de acceso y "Reintentar la conexión". Si no logras continuar el proceso, comunícate con nuestro equipo de soporte para apoyarte.
❇️ ¿Quieres conocer los movimientos que se sincronizaron en tu cuenta?
Consulta el "Historial de operaciones" para ver los documentos, contactos y otros datos creados a través de la importación.
🔎 Consulta el historial de movimientos de tu cuenta.
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