Sincronizar tu información con la DIAN en Alegra es la forma más rápida de garantizar que tu contabilidad sea un reflejo fiel de la realidad fiscal. Con esta funcionalidad, automatizas la carga de documentos y contactos de periodos pasados o actuales, eliminando el registro manual y asegurando que tu información esté siempre actualizada y alineada con los datos oficiales.
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👉 Índice
1. ⚡ ¿Cuáles son las ventajas de esta sincronización?
Al utilizar esta herramienta, optimizas tu gestión contable gracias a estos beneficios:
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✅ Precisión fiscal: mantienes tu contabilidad siempre actualizada y alineada con la información oficial de la DIAN.
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🚀 Automatización total: registra automáticamente tus compras, ventas y contactos, eliminando el ingreso manual de datos.
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⚡ Ahorro de tiempo: reduces errores y tiempo de digitación al procesar grandes volúmenes de información de forma masiva.
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📂 Centralización: consolida toda tu información en Alegra, sin importar el software o sistema de facturación que usaras antes.
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📅 Control histórico: facilita la reconstrucción de periodos pasados y la gestión del mes a mes para estar siempre al día.
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🤖 Registro automático: la sincronización continua permite reconocer al instante las compras y gastos reportados por tus proveedores.
2. 🛠️ ¿Cómo sincronizar tu información desde la DIAN?
1. Desde el menú de Contabilidad, selecciona Sincronización contable > Sincronización con la DIAN.
2. Conecta tu usuario de la DIAN. Puedes hacerlo de dos formas:
✅ Compartiendo tu Token de acceso: copia y pega desde tu correo el token o link de acceso a la DIAN.
✅ Subiendo un archivo de la DIAN: agrega el archivo que descargaste previamente de la DIAN. Luego, haz clic en Continuar.
3. Elige el Periodo a sincronizar (puede ser pasado o actual) y selecciona los tipos de archivo que vas a importar desde la DIAN (documentos de compra, venta, clientes y proveedores). Luego, haz clic en Continuar.
📍 Nota: debes seleccionar el periodo si cargaste la información vía Token de acceso; si fue mediante Subir archivo, se completa automáticamente.
4. Sincronizando información de la DIAN: espera a que la importación se complete o selecciona Continuar en segundo plano.
5. Confirma los archivos a sincronizar: revisa los documentos y contactos, puedes marcar o desmarcar los que desees importar. Luego haz clic en Sincronizar información.
6. ¡Información sincronizada!: los datos se importaron con éxito. Lee la Información a tener en cuenta y haz clic en Finalizar.
🔍 Conoce más de esta nueva funcionalidad aquí: ¿Cómo optimizar tu gestión con la nueva Sincronización Contable?
🎥 Observa:
a. 🔗 Obtén Token de acceso
Desde el correo que recibiste de la DIAN, haz clic derecho en el botón Ingrese aquí y selecciona Copiar dirección de enlace. Este será el enlace que debes pegar en el campo Token de acceso en Alegra.
3. ℹ️ ¿Qué información se debe revisar antes de sincronizar?
Los siguientes puntos son fundamentales para comprender cómo se manejan los datos importados desde la DIAN en Alegra y cómo se reflejan en tu contabilidad:
a. 📦 Gestión de productos y servicios
Alegra automatiza la creación de los ítems presentes en tus documentos de compra que no se encuentren en el inventario, permitiendo que queden disponibles para tus futuras operaciones de venta.
Para aquellos documentos con fecha anterior a tus saldos iniciales, el sistema asocia la información a un ítem no inventariable denominado “Datos iniciales - DIAN”. Esto garantiza que el impacto contable del ingreso o gasto quede registrado correctamente sin generar discrepancias ni alterar el control físico de tus existencias actuales.
b. 📥 Documentos de compra que se sincronizan automáticamente
Alegra sincroniza automáticamente facturas de compra, documentos soporte y notas de ajuste, aplicando una clasificación inteligente según su impacto contable:
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Gastos: si el documento corresponde a un gasto, se asigna automáticamente a la cuenta contable adecuada según su naturaleza.
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Inventario actual: si es una compra de mercancía vigente, se actualizarán tus existencias y se creará el producto de forma automática si aún no existe en tu catálogo.
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Inventario de periodos anteriores: para no afectar tu operación actual, el sistema registra estos documentos en la cuenta “Costo por documentos traídos desde la DIAN”, garantizando un impacto financiero correcto y una transición organizada.
🔎 Conoce cómo reclasificar los saldos de tus cuentas con comprobantes contables.
💰 ¿Cómo se manejan los pagos asociados en la sincronización?
Al importar tus facturas desde la DIAN, Alegra puede crear pagos automáticos según los criterios definidos en la configuración previa a la importación.
⚙️ Configuración de pagos automáticos
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Campo |
Descripción |
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Cuenta bancaria para pagos automáticos |
Selecciona la cuenta contable del tipo Banco donde se registrarán los pagos. Por defecto, se usa Banco 1, y la selección se guardará para futuras sincronizaciones. |
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Crear pagos automáticos para documentos de contado |
Activa esta opción para generar pagos en facturas con forma de pago Contado. |
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Crear pagos automáticos cuando la fecha de emisión y vencimiento sea la misma |
Crea pagos para documentos emitidos y vencidos el mismo día. |
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Crear pagos automáticos para documentos con vencimiento mayor a (días) |
Define los días de vencimiento a partir de los cuales se generarán pagos automáticos. Valor predeterminado: 60 días. Rango válido: 0 a 3650 (10 años). |
🧾 Condiciones de creación
Se crearán pagos completos para las facturas que cumplan al menos una de las condiciones configuradas. Los pagos se asociarán a la cuenta seleccionada.
📢 Importante:
- Si no ajustas la configuración, se aplicarán los valores predeterminados.
- Puedes modificar o eliminar los pagos automáticos.
🎥 Observa:
❓ ¿Cuáles son las preguntas y errores frecuentes al sincronizar con la DIAN?
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❇️ ¿Cuál es la diferencia entre sincronizar tu información desde la DIAN y el conciliador fiscal?
Mediante el conciliador fiscal puedes verificar y comparar los registros entre la DIAN y Alegra, aunque no afecta directamente los registros contables. Por otro lado, al sincronizar tu información desde la DIAN, toda la información seleccionada se registra de manera masiva en Alegra, generando asientos contables. -
❇️ ¿A qué usuarios les resulta conveniente sincronizar su información desde la DIAN?
Todos los usuarios de Alegra pueden utilizar esta funcionalidad para mantener actualizada su contabilidad, sincronizando tanto periodos anteriores como los movimientos actuales registrados en la DIAN. -
❇️ ¿Qué hago si no logro conectar el usuario de la DIAN?
Si notas fallas en el proceso de conexión, puede deberse a que el token se venció (tiene duración máxima de una hora) o a intermitencias en la página de la DIAN. Genera un nuevo token de acceso y reintenta. Si el problema persiste, comunícate con nuestro equipo de soporte. -
❇️ ¿Dónde puedo ver los movimientos que se sincronizaron en mi cuenta?
Consulta el Historial de operaciones para ver los documentos, contactos y otros datos creados a través de la importación.
🔎 Consulta el historial de movimientos de tu cuenta.
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