¿Cómo importar facturas de venta masivamente por Excel en Alegra?

Si tienes decenas o cientos de facturas de venta por emitir, no necesitas crearlas una por una: con la importación masiva por Excel cargas todas tus facturas desde un archivo y Alegra las registra con la numeración electrónica de tu cuenta para enviarlas a la DGII. La importación masiva de facturas de venta está incluida en todos los planes de Alegra ERP.

👉 Índice

1. 📥 ¿Cómo importar tus facturas de venta desde un archivo de Excel?

2. 🧩 ¿Qué información debe traer cada fila?

3. ⚠️ ¿Cómo se validan los errores en línea antes de confirmar?

4. 🔢 ¿Qué pasa con la numeración electrónica de las facturas importadas?

5. ❓ Preguntas frecuentes

📍 En 30 segundos

• 📄 Descarga la plantilla desde el asistente, complétala con una factura por fila y súbela.

• ⚠️ El asistente valida cada fila en pantalla: lo que está en rojo se corrige antes de confirmar.

• 🔢 El e-CF lo asigna Alegra al emitir con tu numeración vigente: no lo escribas en el archivo.

📥 ¿Cómo importar tus facturas de venta desde un archivo de Excel?

La carga se hace desde el asistente de importación de Facturas de venta, con una plantilla que descargas desde Alegra. El proceso tiene cinco momentos:

📍 Usa siempre la plantilla que descargas desde Alegra y no cambies los nombres de los encabezados ni el orden de las columnas: el asistente lee esos títulos para saber qué dato corresponde a cada campo.

📍 Guarda el archivo como libro de Excel (.xlsx) antes de subirlo, y verifica que no tenga filas totalmente vacías entre medio de los datos.

🧩 ¿Qué información debe traer cada fila?

Cada fila de la plantilla es una línea de factura. Esto es lo que conviene tener listo antes de cargar el archivo:

📍 La numeración electrónica no va en la plantilla: Alegra asigna el consecutivo al emitir, igual que cuando creas una factura desde el formulario.

📍 Si una factura lleva varios ítems, cada ítem ocupa su propia fila. Revisa en la plantilla cómo se agrupan las filas de una misma factura antes de cargar el archivo completo.

⚠️ ¿Cómo se validan los errores en línea antes de confirmar?

La validación ocurre dentro del asistente, antes de crear las facturas. No se importa nada a ciegas: cada fila se revisa y el sistema te dice qué corregir.

• 🔴 Rojo: la fila tiene un dato que impide crear la factura (cliente inexistente, ítem que no está en el catálogo, fecha o cantidad con formato inválido).

• 🟡 Amarillo: el dato está duplicado o repetido respecto de otra fila o de un registro que ya existe. Revísalo antes de continuar.

• 🔢 La barra lateral lleva el conteo de errores: no podrás confirmar la importación mientras queden filas marcadas.

• ✅ Los estados de cada registro avanzan de Por corregir a Corregido y terminan en Importado correctamente.

Cuando el error está en tus datos, corrige la celda en tu archivo, guárdalo y vuelve a cargarlo: el asistente mide el archivo nuevo desde cero, así que ya no arrastras las filas que estaban bien.

📍 Los tres errores que más aparecen son el número de documento del cliente mal escrito o sin registrar, el ítem sin código en el catálogo y la fecha fuera del periodo de la numeración. Revísalos primero.

🔢 ¿Qué pasa con la numeración electrónica de las facturas importadas?

Las facturas importadas no son documentos sueltos: se emiten como e-CF ante la DGII con la numeración electrónica vigente de tu cuenta. Por eso, antes de importar un lote grande, confirma dos cosas:

• Tu cuenta está habilitada como facturador electrónico ante la DGII.

• Tienes una numeración electrónica vigente para facturas de venta, con consecutivos disponibles suficientes para el tamaño del lote.

El consecutivo e-NCF lo asigna Alegra al emitir cada factura, en el orden en que se crean: no lo escribas en la plantilla ni copies el número del sistema anterior. Si el archivo trae un número de comprobante, no reemplaza al consecutivo que genera Alegra.

📍 No cargues el mismo archivo dos veces. Alegra no reconoce que ya importaste esas facturas: las vuelve a crear y cada una consume un consecutivo nuevo, además de dejar el e-CF duplicado ante la DGII.

📍 Haz una prueba con dos o tres facturas reales antes del lote completo. Así confirmas numeración, impuestos y cliente con un costo mínimo de consecutivos, y detectas a tiempo un mapeo de columnas equivocado.

📍 Después de confirmar, revisa cada factura en el listado con Mostrar detalles: ahí ves el estado de aprobación o rechazo de la DGII, el código de seguridad, la fecha de emisión y el archivo XML del documento.

❓ Preguntas frecuentes

• ¿La importación masiva está incluida en mi plan? Sí. La importación de facturas de venta por Excel está incluida en todos los planes de Alegra ERP, sin costo adicional.

• ¿Qué pasa si mi archivo tiene filas con error? El asistente no te deja confirmar mientras queden errores: corrige las filas marcadas en rojo, guarda el archivo y vuelve a cargarlo.

• ¿Se crean los clientes que no existen en Alegra? Lo recomendable es importar los contactos primero, desde Contactos > Más acciones > Importar contactos, y luego cargar las facturas con los números de documento ya registrados.

• ¿Puedo importar facturas de periodos anteriores? Solo si la fecha de emisión cae dentro del periodo de tu numeración vigente. Si ese periodo ya cerró, genera la numeración nueva antes de importar.

• ¿Puedo cargar facturas de proveedores con el mismo archivo? No. Este flujo es solo para facturas de venta; las compras se registran en Compras > Facturas de proveedores.

• ¿Esto reemplaza la integración con Google Sheets? No, son cosas distintas: la importación es una carga puntual desde un archivo, mientras que la integración con Google Sheets emite e-CF de forma continua desde una hoja de cálculo.

¿Aún no tienes cuenta en Alegra?