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Cómo usar Alegra si tienes una Empresa de Servicios

Alegra es un sistema contable, administrativo y de facturación que permite crear facturas de venta de forma fácil y rápida. Sus funcionalidades han ayudado a cientos de Empresas de Servicios a ganar tiempo gestionando su contabilidad y a impulsar sus ganancias.

Con Alegra estos negocios también han tenido éxito llevando un control de sus finanzas, ya que nuestro sistema se adapta a sus actividades comerciales y posee herramientas que simplifican sus procesos contables.

Como bien sabemos, las Empresas de Servicios son aquellas que como su nombre lo indica, ofrecen servicios no tangibles que cubren necesidades específicas. Algunos ejemplos pueden ser: hoteles, agencias de viajes, asesorías profesionales, mensajería, limpieza, programación, selección de personal, entre muchas otras.

En esta ayuda te compartiremos herramientas y tips para que puedas potenciar tu Empresa de Servicios con Alegra.

¡Comencemos!

¿Cómo empiezas a facturar en tu Empresa de Servicios con Alegra?

1. Configura la información de tu negocio

Luego de crear una cuenta en Alegra, debes configurar la información de tu Empresa de Servicios para comenzar a registrar tus ventas.

Sigue estos pasos para configurar la información de tu negocio:

1. Haz clic en el menú "Configuración".

2. Dirígete al recuadro "Empresa" haz clic en la opción "Empresa".

3. Completa el formulario con la información solicitada. Puedes ver su explicación más adelante.

4. Haz clic en el botón "Guardar" para confirmar los cambios.

Observa:
Configura datos de tu negocio-Empresa de Servicios

Formulario configurar información de tu negocio

A continuación te mostramos los campos más importantes de este formulario:

Datos generales
  • Logo de tu empresa: puedes cargar la imagen de tu logo para que se muestre en tus documentos y en tu cuenta. Para que tu logo se vea correctamente, la imagen debe tener 178 píxeles de ancho y 51 píxeles de alto, y su tamaño no debe superar los 2MB.

  • Nombre: corresponde al nombre de tu empresa.

  • Número de identificación: corresponde al número de identificación de tu empresa.

  • Dirección: ubicación geográfica de tu empresa.

  • Ciudad: ciudad en la que se encuentra ubicado tu negocio.

  • Teléfono: teléfono de tu empresa.

  • Correo electrónico: establece la dirección de correo electrónico.

  • Sitio web: agrega la página web de tu empresa.

Configuración básica

  • País: corresponde al país en el cual se encuentra tu negocio.

  • Zona horaria: es la zona horaria correspondiente según la ubicación de tu empresa.

  • Número de empleados: elige la cantidad de empleados que tienes en tu negocio.

  • Moneda: selecciona la moneda que usarás para crear tus comprobantes. El sistema selecciona por defecto tu moneda local.

  • Sector: elige una actividad económica que se ajuste a los productos o servicios que vendes en tu negocio. 

  • Precisión decimal: selecciona el número de decimales con los que quieres elaborar tus documentos.

  • Separador decimal: elige entre la coma y el punto como signo separador de decimales.

Importante: 

  • La información solicitada por el formulario puede variar de acuerdo a la versión del país que utilizas.

  • Los campos del formulario marcados con un asterisco ( * ) son requeridos.

2. Crea tus servicios en el sistema de Alegra

Al momento de crear una cuenta en Alegra tienes la opción de crear los servicios de tu Empresa de Servicios uno a uno o importarlos de forma masiva desde una hoja de cálculo (Excel).

Como sabemos que los servicios tienen precios y descripción variables, te recomendamos crearlos con un nombre y precio genérico. Al momento de crear la factura de venta podrás cambiar el precio y agregar una descripción específica.

Sigue estos pasos para crear tus servicios uno a uno:

1. Haz clic en el menú "Inventario".

2. Elige la opción "Ítems de venta".

3. Haz clic en el botón "Nuevo ítem de venta".

4. Selecciona la opción de crear un "Servicio".

5. Completa el formulario con la información solicitada. Puedes ver su explicación más adelante.

6.  Para finalizar, haz clic en el botón "Crear servicio".

Observa:

Crea tus ítems de venta-Empresa de Servicios-INTSi deseas conocer más sobre la creación de ítems de venta, puedes leer los siguientes artículos: 

3. Crea combos de servicios para facturar tus ofertas

En Alegra puedes registrar tus ítems de venta en el sistema y también crear combos de servicios para agilizar la facturación y ofrecer a tus clientes ofertas especiales. 

Sigue estos pasos para crear combos en el sistema:

1. Haz clic en el menú "Inventario".

2. Elige la opción "Ítems de venta".

3. Haz clic en el botón "Nuevo ítem de venta". 

4. Selecciona la opción "Combo".

5. Llena los campos del formulario básico y haz clic en "Completar combo".

6. Completa el formulario con la información solicitada. Puedes ver su explicación más adelante.

7.  Haz clic en la opción "Guardar" para conservar los cambios.

Observa:

Crea tus combos-Empresa de Servicios-INTA partir de ahora podrás usar este combo en tus facturas y cotizaciones como un ítem regular.

Si deseas conocer más sobre la creación de combos, te recomendamos leer este artículo.

4. Crea tus cuentas de Banco

Las cuentas de banco te permiten llevar el control de entradas y salidas de dinero de tu empresa, asociadas a cuentas de banco o efectivo. También puedes llevar el control de tus tarjetas de crédito.

En Alegra puedes crear todas las cuentas de banco, caja o tarjetas de crédito que necesites para llevar el control de tu dinero.

Sigue los siguientes pasos para crear una nueva cuenta de banco:

1. Haz clic en el menú "Bancos".

2. Selecciona el botón "Nuevo banco".

3. Completa el formulario con la información solicitada, puedes ver la explicación más adelante.

4. Para finalizar, haz clic en el botón "Guardar".

Observa:

Nuevo banco-Empresa de Servicios-INTSi deseas conocer más información y recomendaciones a la hora de crear tus cuentas de banco, te recomendamos leer el siguiente artículo.

5. Registra tus clientes en el sistema

Si cuentas con un listado de clientes al que vendes de forma habitual en tu Empresa de Servicios, te recomendamos crearlos previamente en el sistema para ganar tiempo al momento de crear tus facturas.

En Alegra tienes la opción de registrar tus contactos uno a uno, crearlos desde el formulario de elaboración de facturas o importarlos de forma masiva desde una hoja de cálculo (Excel).

Sigue estos pasos para crear un contacto:

1. Haz clic en la opción "Contactos" ubicada en el menú principal.

2. Selecciona la opción "Todos".

3. Haz clic en el botón "Nuevo contacto".

4. Completa el formulario con la información del contacto, puedes ver la explicación más adelante.

5. Selecciona dentro del formulario si tu contacto es ClienteProveedor o ambos.

6. Haz clic en "Crear contacto" para conservar los cambios.

Observa:

Crear nuevo contacto-INTSi deseas conocer más sobre la creación de contactos, puedes consultar este artículo.

Si deseas conocer el estado de cuenta por cliente, puedes consultar este artículo.

6. Factura las ventas de tu Empresa de Servicios

Las facturas de venta son documentos que sirven de respaldo para las actividades comerciales de tu negocio. Pueden ser de venta de productos o servicios y las expide un vendedor a su cliente.

Una vez registrados tus servicios y clientes en Alegra, puedes elaborar facturas en segundos desde tu navegador.

Sigue estos pasos para crear una factura de venta:

1. Haz clic en el menú "Ingresos". 

2. Selecciona la opción "Facturas de venta". 

3. Haz clic en el botón "Nueva factura".

4. Completa el formulario con la información solicitada. Puedes ver su explicación más adelante.

5. Para finalizar, haz clic en el botón "Guardar".

Observa:

Factura tus ventas-Empresa de Servicios-INTSi quieres saber más sobre la creación de tus facturas de venta, te recomendamos leer los siguientes artículos:

7. Gestiona tus compras a proveedores

Con Alegra puedes elaborar órdenes de compra indicando la cantidad, detalle, precio y forma de pago. Además, puedes enviarlas a tu vendedor como soportes para la solicitud de los servicios o mercancía que requieres.

También puedes registrar en el sistema las facturas que respaldan la compra detallando la información de tu proveedorlos ítems compradossu valor y las condiciones de pago.

Sigue estos pasos para generar tus facturas de proveedor en el sistema:

1. Haz clic en el menú "Gastos".

2. Elige la opción "Facturas de proveedores".

3. Haz clic en el botón "Nueva factura de proveedor".

4. Completa el formulario con los campos solicitados. Puedes ver su explicación más adelante.

5. Para finalizar, haz clic en el botón "Guardar".

Observa:
Facturas de proveedores-Empresa de Servicios-INTSi deseas conocer más sobre la creación de órdenes de compra y facturas a proveedores te recomendamos leer estos artículos:

8. Vende desde un Smartphone o Tablet

Para agilizar aún más la contabilidad de tu Empresa de ServiciosAlegra también cuenta con una aplicación móvil para sistemas iOS y Android, con la cual puedes realizar transacciones desde cualquier lugar y sincronizar las operaciones con tu cuenta de Alegra en tiempo real.

Observa:

 Descárgala desde tu tienda de apps favorita:

Si deseas conocer más detalles sobre cómo navegar en la app y utilizar todas sus funcionalidades, te recomendamos que leas este artículo.
Adicional a estas herramientas, Alegra también dispone de funciones con las cuales es posible administrarcontrolar e impulsar el crecimiento de tu empresa, tales como:

Si deseas agilizar aún más la contabilidad de tu Empresa de Servicios, puedes invitar a tu asesor contable a crear una cuenta en Alegra Contador, así podrá visualizar toda tu información contable en tiempo realelaborar reportes y gestionar las finanzas de otros clientes registrados en Alegra.

                                            ¿Aún no tienes una cuenta en Alegra?

Conoce todas las soluciones que te brinda el ecosistema de Alegra: Alegra ContabilidadAlegra POSAlegra Tienda y si estás en Colombia también podrás adquirir la solución de Alegra Nómina. Además te invitamos a registrarte en Alegra Contador una solución gratuita hecha para darle superpoderes a la profesión contable.

Si deseas conocer más sobre cómo utilizar Alegra en tu negocio, te invitamos a registrarte en Alegra Academy, donde aprenderás a usar cada una de las herramientas y podrás certificarte en el manejo de Alegra.

Descubre las próximas actualizaciones de Alegra visitando la siguiente tabla de funcionalidades, allí podrás encontrar las nuevas herramientas que incluiremos en cada una de las versiones.

Recuerda escribirnos si tienes inquietudes sobre este y otros procesos en Alegra. Nuestro equipo de soporte está listo para ayudarte.