En el formato 1001 se reporta de forma detallada los pagos o abonos en cuenta de hechos a terceros en Colombia o en el exterior que sean deducibles o no en renta, junto con los saldos de las retenciones de IVA y timbre que sean superiores a $100.000.
Por ejemplo: “La empresa Ejemplar debe presentar la información exógena del año 2023 y requiere generar el formato 1001 con los saldos de los pagos o abonos en cuenta y las retenciones practicadas durante el periodo”.
En Alegra puedes generar de manera sencilla y rápida el formato 1001 necesario para cumplir con la presentación de exógena.
👉 Índice
- ¿Qué se debe incluir en el formato 1001?
- ¿Quién debe presentar el formato 1001?
- Conceptos del formato 1001.
- Configura tu cuenta para generar el formato 1001.
- Genera el formato 1001 de información exógena.
- Usa la configuración de los conceptos del año anterior para el presente año.
1. ¿Qué es el formato 1001 y qué se debe presentar?
El formato 1001 es el reporte mediante el cual se detallan los pagos o abonos en cuenta de hechos a terceros en Colombia o en el exterior.
2. ¿Qué se debe incluir en el formato 1001?
En el formato 1001 se debe incluir la siguiente información:
- Concepto según Resolución 001255 del 26 de octubre 2022.
- Información del tercero, datos como nombre, primer y segundo apellido, tipo de identificación, identificación, dirección, municipio, departamento y ciudad.
- Saldo a reportar.
- Retenciones aplicadas y asumidas en las compras correspondientes.
3. ¿Quién debe presentar el formato 1001?
Los obligados a reportar información exógena están contemplados en el artículo 1 de la Resolución 001255 del 26 de octubre 2022.
4. Conceptos del formato 1001
Puedes validar qué conceptos utilizar en el artículo 17 de la Resolución 001255 del 26 de octubre 2022.
En Alegra se genera este reporte de forma automática, solo debes asegurarte de que la configuración del reporte esté hecha de forma correcta.
5. Configura tu cuenta para generar el formato 1001
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú “Configuración”.
2. Ubica el recuadro “Contabilidad” y haz clic en la opción “Configurar información exógena”.
3. Selecciona el formato 1001, el año correspondiente y haz clic en “Buscar”.
📍 Nota: debes configurar la información en las siguientes columnas.
- Concepto: asigna a las cuentas el concepto correspondiente según la Resolución 001255 del 26 de octubre 2022.
- Tipo: marca la cuenta cómo deducible o no.
- Saldo a reportar: selecciona el saldo débito, crédito o neto que deseas considerar en el reporte de la cuenta, también se puede dejar en blanco para que el sistema tome el saldo de manera automática.
- Retenciones: selecciona la retención o las retenciones, teniendo en cuenta las retenciones aplicadas y asumidas en las compras.
4. Finalmente, haz clic en el botón “Guardar”.
Sigue estos pasos para generar el formato 1001 de información exógena:
1. Dirígete al menú “Reportes”.
2. Haz clic sobre el recuadro de “Información exógena” y selecciona la opción “Formato 1001 - Pagos o abonos en cuenta y retenciones practicadas”.
3. Selecciona el año que deseas consultar y haz clic en el botón “Exportar”.
4. Finalmente, el reporte será enviado a tu correo.
📍 Nota: puedes consultar el reporte exportado mediante la opción de “Historial de exportables” que podrás visualizar en la parte superior derecha del menú de “Reportes”.
📍 Nota: es tu responsabilidad revisar la información generada desde Alegra antes de presentarla ante cualquier entidad de control.
✏️ Así se visualizará el formato 1001 en Excel
Observa:
7. Usa la configuración de los conceptos del año anterior para el presente año
Alegra te permite usar la configuración de los conceptos del reporte que hayas utilizado el año anterior y configurarlos de nuevo para el nuevo reporte.
Sigue estos pasos para usar la configuración anterior:
1. Dirígete al menú “Configuración”.
2. Ubica el recuadro “Contabilidad” y haz clic en la opción “Configurar información exógena”.
3. Selecciona el formato 1001 y el año en el que deseas usar la configuración de los reportes anteriores.
4. Haz clic en el botón “Usar configuración anterior”. En la ventana emergente haz clic en “Sí, deseo usarla” para confirmar la acción.
📍 Nota: si ya configuraste el reporte en el año actual, al seleccionar la opción de “Usar configuración anterior” se modificará la configuración.
5. Verifica la información que el sistema te muestra y finalmente haz clic en “Guardar Cambios” para generar el reporte.
Observa:
📢 Importante:
- Asegúrate de tener creadas las cuentas contables en las que se registrarán los pagos o abonos que realices a terceros. Si no tienes creadas las cuentas contables puedes crearlas. 🔎 Aprende a clasificar tu Información en diferentes cuentas contables.
- Asegúrate de tener actualizada la información de tus contactos, principalmente los siguientes datos: nombre, primer y segundo apellido, tipo de identificación, identificación, dirección, municipio, departamento y ciudad.
- Puedes desactivar las cuantías menores si estás dentro de los sujetos obligados únicamente por el literal f del art. 1 de la Resolución 000124 del 2021. Si no estás dentro del grupo anterior, te recomendamos dejar activa la opción “Presentar cuantías menores”, de esta forma el reporte se va a generar de manera correcta.
- Los pagos acumulados por todo concepto que sean menores a $100,000, se informarán en un solo registro. Identificación 222222222, razón social “Cuantías menores”, tipo de documento 43.
- Los usuarios pertenecientes al Régimen simple de tributación deben reportar todos los valores como no deducibles.
🎓 Si deseas conocer más sobre las claves esenciales para la presentación de la Información Exógena, te recomendamos realizar el curso gratuito “Información Exógena AG 2023: Guía para su presentación – Colombia”, una vez finalices el curso obtendrás un certificado. ✨
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