En el formato 1001 se reporta de forma detallada la información de los pagos o abonos en cuenta a terceros y retenciones en la fuente practicadas.
Por ejemplo: “La empresa Ejemplar debe presentar la información exógena del año 2024 y requiere generar el formato 1001 con los saldos de los pagos o abonos en cuenta y las retenciones practicadas durante el periodo”.
En Alegra Contabilidad, puedes generar de manera sencilla y rápida el formato 1001 necesario para cumplir con la presentación de exógena.
👉 Índice
- ¿Qué se debe incluir en el formato 1001?
- ¿Quién debe presentar el formato 1001?
- Conceptos del formato 1001.
- Configura tu cuenta para generar el formato 1001.
- Genera el formato 1001 de información exógena.
- Usa la configuración de los conceptos del año anterior para el presente año.
1. ¿Qué es el formato 1001 y qué se debe presentar?
El formato 1001 es el reporte mediante el cual se detallan los pagos o abonos en cuenta y retenciones en la fuente practicadas.
2. ¿Qué se debe incluir en el formato 1001?
En el formato 1001 se debe incluir la siguiente información:
- Conceptos según la Resolución 000162 de 2023, modificada por la Resolución 000188 de 2024.
- Información del tercero, datos como nombre, primer y segundo apellido, tipo de identificación, identificación, dirección, municipio, departamento y ciudad.
- Saldo a reportar.
- Retenciones aplicadas y asumidas en las compras correspondientes.
3. ¿Quién debe presentar el formato 1001?
Los obligados a reportar información exógena están contemplados en el artículo 1 de la Resolución 000162 de 2023, modificada por la Resolución 000188 de 2024.
4. Conceptos del formato 1001
Puedes validar qué conceptos utilizar en el artículo 20 de la Resolución 000162 de 2023.
En Alegra, puedes generar este reporte de manera automática una vez hayas configurado los conceptos que lo componen.
5. Configura tu cuenta para generar el formato 1001
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú “Configuración”.
2. Ubica el recuadro “Contabilidad” y haz clic en la opción “Configurar información exógena”.
3. Selecciona el formato 1001, el año correspondiente y haz clic en “Buscar”.
📍 Nota: debes configurar la información en las siguientes columnas.
- Concepto: asigna a las cuentas el concepto correspondiente según la Resolución 000162 de 2023.
- Tipo: marca la cuenta cómo deducible o no.
- Saldo a reportar: selecciona el saldo débito, crédito o neto que deseas considerar en el reporte de la cuenta, también se puede dejar en blanco para que el sistema tome el saldo de manera automática.
- Retenciones: selecciona la retención o las retenciones, teniendo en cuenta las retenciones aplicadas y asumidas en las compras.
4. Finalmente, haz clic en el botón “Guardar cambios”.
Sigue estos pasos para generar el formato 1001 de información exógena:
1. Dirígete al menú “Reportes”.
2. Ingresa en la categoría de “Información exógena” y selecciona la opción “Formato 1001 - Pagos o abonos en cuenta y retenciones practicadas”.
3. Selecciona el año que deseas consultar y haz clic en el botón “Exportar”.
4. Finalmente, el reporte será enviado a tu correo.
📍 Nota: puedes consultar el reporte exportado mediante la opción de “Historial de exportables” que podrás visualizar en la parte superior derecha del menú de “Reportes”.
✏️ Así se visualizará el formato 1001 en Excel
Observa:
📜 Aviso de responsabilidad: el formato 1001 está diseñado para ayudarte a cumplir con las obligaciones de información exógena. Sin embargo, Alegra no se hace responsable por errores u omisiones en la información presentada, se recomienda revisar cuidadosamente todos los datos antes de enviar el reporte a la DIAN. Asimismo, se sugiere mantenerse actualizado con respecto a las normativas vigentes y realizar consultas con un asesor contable si es necesario, para asegurar que el cumplimiento de las obligaciones tributarias se realice de manera adecuada.
7. Usa la configuración de los conceptos del año anterior para el presente año
Puedes aprovechar la configuración de los conceptos utilizados en el reporte del año anterior y adaptarlos para el nuevo reporte.
Sigue estos pasos para usar la configuración anterior:
1. Dirígete al menú “Configuración”.
2. Ubica el recuadro “Contabilidad” y haz clic en la opción “Configurar información exógena”.
3. Selecciona el formato 1001 y el año en el que deseas usar la configuración de los reportes anteriores.
4. Haz clic en “Usar configuración anterior”. En la ventana emergente haz clic en “Sí, deseo usarla” para confirmar la acción.
📍 Nota: si ya configuraste el reporte en el año actual, al seleccionar la opción de “Usar configuración anterior” se modificará la configuración.
5. Verifica la información que el sistema te muestra y, finalmente, haz clic en “Guardar Cambios”.
Observa:
📢 Importante
- Asegúrate de tener creadas las cuentas contables en las que se registrarán los pagos o abonos que realices a terceros. Si no tienes creadas las cuentas contables puedes crearlas.
🔎 Aprende a clasificar tu Información en diferentes cuentas contables. - Asegúrate de tener actualizada la información de tus contactos, principalmente los siguientes datos: nombre, primer y segundo apellido, tipo de identificación, identificación, dirección, municipio, departamento y ciudad.
- Para reportar en un solo registro todos los conceptos que sean menores a 3 UVT, verifica que la opción de "Cuantías menores" se encuentre activada. Estos quedarán consignados bajo la identificación 222222222, razón social “Cuantías menores” y tipo de documento 43.
- Los usuarios pertenecientes al Régimen simple de tributación deben reportar todos los valores como no deducibles y diligenciar cero (0) en la casilla de "pagos o abonos en cuenta deducibles".
🎓 Si deseas aprender más sobre la presentación de Información Exógena, inscríbete en el curso gratuito “Información Exógena AG 2023: Guía para su presentación – Colombia”, al finalizarlo obtendrás un certificado. ✨
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