En el formato 1001 se reporta de forma detallada los pagos o abonos en cuenta de hechos a terceros en Colombia o en el exterior que sean deducibles o no en renta, junto con los saldos de las retenciones de IVA y timbre que superen los $100.000.
Por ejemplo: "La empresa Ejemplar debe presentar la información exógena del año 2022 y requiere generar el formato 1001 con los saldos de los pagos o abonos en cuenta y las retenciones practicadas durante el periodo".
¿Qué es el formato 1001 y qué se debe presentar?
El formato 1001 es el reporte mediante el cual se detalla los pagos o abonos en cuenta de hechos a terceros en Colombia o en el exterior.
¿Qué se debe incluir en el formato 1001?
En el formato 1001 se debe incluir la siguiente información:
- Concepto según Resolución 000124 de 28-10-2021.
- Información del tercero, datos como nombre, primer y segundo apellido, tipo de identificación, identificación, dirección, municipio, departamento y ciudad.
- Saldo a reportar.
- Retenciones aplicadas en las compras correspondientes.
¿Quién debe presentar el formato 1001?
Los obligados a reportar información exógena están contemplados en el artículo 1 de la Resolución 000124 de 28-10-2021.
Conceptos del formato 1001
Puedes validar que conceptos utilizar en el art. 17 de la Resolución 000124 de 28-10-2021.
En Alegra se genera este reporte de forma automática, solo debes asegurarte de que la configuración del reporte esté hecha de forma correcta.
Configurar tu cuenta para generar el formato 1001
1. Dirígete al menú “Configuración”.
2. Ubica el recuadro "Contabilidad" y haz clic en la opción “Configurar información exógena”.
3. Selecciona el formato 1001, el año correspondiente y haz clic en “Buscar”.
Nota: debes configurar la información en las siguientes columnas.
- Concepto: asigna a las cuentas el concepto correspondiente según la Resolución 000124 de 28-10-2021.
- Tipo: marca la cuenta cómo deducible o no.
- Saldo a reportar: selecciona el saldo débito, crédito o neto que deseas considerar en el reporte de la cuenta, también se puede dejar en blanco para que el sistema tome el saldo de manera automática.
- Retenciones: selecciona la retención o las retenciones, teniendo en cuenta las retenciones aplicadas en las compras.
4. Haz clic en el botón "Guardar".
Observa:
Emite el formato 1001 de información exógena
Sigue estos pasos para generar el formato 1001 de información exógena:
1. Dirígete al menú “Reportes”.
2. Ubica la sección "Información exógena" y haz clic en la opción “Formato 1001 - Pagos o abonos en cuenta y retenciones practicadas”.
3. Selecciona el año que deseas consultar y haz clic en el botón "Exportar".
4. El reporte será enviado a tu correo.
Nota: puedes consultar el reporte exportado mediante la opción de “Historial de exportables” que podrás visualizar en la parte superior derecha del menú de “Reportes”.
Importante: es tu responsabilidad revisar la información generada desde Alegra antes de presentarla ante cualquier entidad de control.
Así se visualizará el formato 1001 en Excel
Usar la configuración de los conceptos del año anterior para el presente año
Alegra te permite usar la configuración de los conceptos del reporte que hayas utilizado para el año anterior y configurarlos de nuevo para el nuevo reporte.
Sigue estos pasos para usar la configuración anterior:
1. Dirígete al menú “Configuración”.
2. Ubica el recuadro "Contabilidad" y haz clic en la opción “Configurar información exógena”.
3. Selecciona el formato 1001 y el año en el que deseas usar la configuración de los reportes anteriores.
4. Haz clic en el botón "Usar configuración anterior". En la ventana emergente haz clic en "Sí, deseo usarla" para confirmar la acción.
Recuerda: si ya tienes configurado el reporte en el año actual, al seleccionar la opción de "Usar configuración anterior" se modificara la configuración.
5. Verifica la información que el sistema te muestra y finalmente haz clic en “Guardar Cambios” para generar el reporte.
Observa:
Notas
- Asegúrate de tener creadas las cuentas contables en las que se registrarán los pagos o abonos que realices a terceros. Si no tienes creadas las cuentas contables puedes crearlas. Aprende a clasificar tu Información en diferentes cuentas contables.
- Asegúrate de tener actualizada la información de tus contactos, principalmente los siguientes datos: Nombre, Primer y segundo apellido, Tipo de identificación, identificación, dirección, municipio, departamento y ciudad.
- Las cuantías menores las puedes desactivar si está dentro de los sujetos obligados únicamente por el literal f del art. 1 de la Resolución 000124 del 2021. Si no estas dentro del grupo anterior te recomendamos dejar activa la opción "Presentar cuantías menores" de esta forma el reporte se va a generar de manera correcta.
- Los pagos acumulados por todo concepto que sean menores a $100,000, se informarán en un solo registro. Identificación 222222222, razón social "Cuantías menores", tipo de documento 43.
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