Para facilitar aún más el trabajo de los emprendedores, ahora puedes conectar a tu cuenta de Alegra Contabilidad diversas aplicaciones usando Zapier para programar tareas como la creación automática de facturas, contactos, productos, pagos y cotizaciones.
Por ejemplo: "La empresa Ejemplar desea integrar Alegra y Wocommerce para que al momento que un cliente realice una compra en su eShop se genere de forma automática una factura en Alegra con toda la información correspondiente."
Con la integración de Woocommerce podrás crear facturas de forma automática en Alegra Contabilidad cada vez que se genere una nueva orden en tu eShop, actualizar tu inventario con la información de los productos registrados en Woocommerce y guardar los datos de los clientes en tu lista de contactos de Alegra Contabilidad.
Importante: Esta integración requiere una cuenta paga de Zapier para funcionar correctamente, puedes revisar los planes y precios de Zapier en este enlace.
Sigue estos pasos para conectar tu cuenta de Alegra Contabilidad con Zapier:
1. Ingresa a tu cuenta de Zapier.
2. Haz clic en la opción “My apps”.
3. Haz clic en el botón "Add connection" y selecciona la app de Alegra. También puedes buscarla haciendo clic en "Search apps".
4. Se abrirá una nueva ventana donde debes ingresar el usuario y token de tu cuenta de Alegra (más adelante te mostraremos cómo obtener el token).
5. Haz clic en “Yes, continue” para enviar los datos.
Así:
Si aún no tienes una cuenta de Zapier, haz clic aquí y completa el formulario para crearla.
Para conocer tu usuario y token de acceso, haz clic aquí.
Sigue estos pasos para conectar tu cuenta de Woocommerce con Zapier
1. Ingresa a tu cuenta de Zapier.
2. Haz clic en la opción “My apps”.
3. Haz clic en el botón "Add connection" y selecciona la app de WooCommerce. También puedes buscarla en haciendo clic en "Search apps".
4. Se abrirá una nueva ventana donde debes ingresar los datos de tu cuenta de WooCommerce.
5. Haz clic en “Yes, Continue” para enviar la información.
Así:
Crea el nuevo Zap
Antes de crear el nuevo Zap, es importante que incluyas en el formulario de registro de clientes los campos que usaremos para ingresar el "tipo de contacto" y "número de identificación", los cuales son necesarios para emitir facturas electrónicas.
Para completar este paso te recomendamos usar el siguiente plugin:
Puedes instalar este plugin directamente desde el repositorio de WordPress o descargándolo desde su página oficial y luego subirlo a tu sitio web.
Al momento de configurar el formulario, debes asegurarte que los campos adicionales estén en la posición 1 y 2 dentro de la sección de campos personalizables, así Zapier podrá tomar esa información de forma correcta. Puedes realizar estos cambios dirigiéndote al Menú principal de Woocommerce > Finalizar Compra > Facturación > Añadir campo.
Luego que termines de configurar el formulario de registro, debes completar los campos que aparecen en esta plantilla de Zapier.
Configura la plantilla de Woocommerce para que notifique la creación de una nueva orden
1. Selecciona tu cuenta de Wocommerce y haz clic en "Continue".
2. En el campo Triger Rule, selecciona la opción "Pedido creado" y haz clic en "Continue".
3. Haz clic en el botón "Test trigger" para realizar una prueba con la aplicación.
4. Haz clic en "Continue".
Así:
Configura la plantilla de Alegra Contabilidad para que busque en tus contactos el cliente al que vas a facturar y lo guarde si no lo tienes creado
1. Selecciona la cuenta de Alegra Contabilidad que deseas sincronizar y haz clic en "Continue".
2. Completa el formulario con la información correspondiente. Más adelante encontrarás la explicación de cada uno de los campos.
3. Haz clic en “Continue” y luego en “Test & Continue” para probar la integración.
Así:
Y luego:
Explicación de los campos:
Nombre del contacto: Billing first Name y Billing last name.
Nombre: Billing first Name y Billing last name.
Tipo De Contacto: Selecciona la opción Clientes.
Tipo de identificación: Selecciona el tipo de identificación que deseas usar para guardar tus clientes.
Número de identificación (number): Meta Data Value.
Número Telefónico Principal (phonePrimary): Billing phone.
Número Telefónico Secundario (phonePrimary): Billing phone.
Fax: Ingresa un número de fax.
Número de Celular: Ingresa un número de teléfono celular.
Observaciones (observations): Customer Note.
Correo Electrónico (email): Billing Email.
Dirección (address): Billing Address.
Departamento (department): Billing Address 2.
Provincia: Ingresa la provincia donde reside el contacto.
Urbanización: Ingresa la urbanización donde reside el contacto.
Distrito: Ingresa el distrito donde reside el contacto.
Código Ubigeo: Ingresa el código de identificación geográfica del contacto.
Verificar Identificación No Registrada: Selecciona esta opción para verificar si ya existe el contacto y evitar crearlo de nuevo.
Incluir enlace de estado de cuenta: Selecciona si deseas enviar con cada factura el estado de cuenta.
Configura la plantilla de Alegra Contabilidad para que busque los productos o servicios que vas a facturar y los guarde si no los tienes creados
1. Selecciona la cuenta de Alegra que deseas sincronizar y haz clic en "Continue".
2. Completa el formulario con la información correspondiente. Más adelante encontrarás la explicación de cada uno de los campos.
3. Haz clic en “Continue” y luego en “Test & Continue” para probar la integración.
Así:
Explicación de los campos:
Nombre del Ítem: Line item name.
Nombre del Producto: Line item name.
Precio: Line item price.
Descripción: Agrega una descripción que permita identificar mejor el ítem.
Impuesto: Selecciona el impuesto que deseas aplicarle a tus productos.
Referencia: Ingresa un código que identifique el ítem.
Categoría del Ítem: Selecciona la categoría de Alegra a la cual deseas asociar el producto o servicio.
Impuesto: Selecciona el impuesto que deseas aplicar a tus ventas.
Tipo: Selecciona si deseas crear solo un ítem o un combo (kit). Aprende cómo crear combo o kit leyendo esta ayuda.
ID del producto: Selecciona el id del subproducto, en caso de ser un kit.
Cantidad: Line item quantity.
Unidad: Selecciona la unidad de medida del ítem que deseas vender.
Costo Unitario: Line ítem price.
Cantidad Inicial: Ingresa las unidades iniciales del ítem antes de comenzar a facturar.
Configura la plantilla de Java para que incluya en el sistema los ítems que deseas facturar
1. En el campo Producto, selecciona el dato "Line items name".
2. En el campo Correo Alegra, ingresa el correo que usas para ingresar a tu cuenta de Alegra Contabilidad.
3. En el campo Token Alegra, ingresa el token de tu cuenta de Alegra Contabilidad. Puedes conocer el token de tu cuenta haciendo clic en este enlace.
4. Para finalizar , haz clic en "Continue" y en "Test & Continue".
Así:
Configura la plantilla de Alegra Contabilidad para que genere la nueva factura
1. Selecciona la cuenta de Alegra que deseas vincular.
2. Completa el formulario con la información correspondiente. Más adelante encontrarás la explicación de cada uno de los campos.
3. Haz clic en "Continue" y en "Test & Continue" para probar la integración.
4. Para finalizar, haz clic en "Turn Zap on" para encender el Zap.
Explicación de los campos:
Fecha: Date created.
Fecha De Vencimiento: Date created.
Observaciones: Agrega notas internas que no son visibles en la impresión del documento.
Comentarios: Agrega información adicional que será visible en la impresión del documento.
Estado: Selecciona el estado en el que se crearán tus facturas (Borrador o Abierta). Conoce más sobre el estado de tus facturas leyendo este artículo.
Numeración de la Factura: Selecciona la numeración de la factura.
Cliente ID: 2. ID (ubica este dato dirigiendote a: Custom > Find or Create contact in Peru in Alegra).
Items ID: 3. ID (ubica este dato dirigiendote a: Custom > Find or Create item in Peru in Alegra).
Precios: Line Item Price.
Cantidad: Line Item Quantity.
Descuentos: Discount Total.
Impuesto: Selecciona el impuesto del ítem en la factura que deseas crear.
Referencia: Selecciona la referencia del producto o servicio.
Código de la Moneda: Ingresa el código de la moneda.
Tasa De Cambio: Ingresa la tasa de cambio de la moneda.
Emitir la factura: Selecciona si deseas emitir la factura electrónica.
A partir de ahora cada vez que se genere una nueva orden en Woocommerce, se creará de forma automática en Alegra Contabilidad una factura, así podrás ahorrar tiempo gestionando tus ventas y llevar tu negocio organizado.
Alegra también cuenta con una tienda online integrada con la cual puedes tener tu catálogo en línea y darlo a conocer a tus clientes, realizar ventas y gestionar tu inventario. Ver más.
Si deseas conocer más sobre cómo utilizar Alegra en tu negocio, te invitamos a registrarte en Alegra Academy, donde aprenderás a usar cada una de las herramientas y podrás certificarte en el manejo de Alegra.
Conoce las próximas actualizaciones de Alegra visitando la siguiente tabla de funcionalidades, allí podrás conocer las nuevas herramientas que incluiremos en cada una de las versiones.
Recuerda escribirnos si tienes inquietudes sobre este y otros procesos en Alegra. Nuestro equipo de soporte está listo para ayudarte.
