En este glosario, encontrarás las definiciones de los conceptos principales y más importantes de Alegra, lo que te permitirá comprender mejor su funcionamiento y aprovechar al máximo sus herramientas.
👉 Índice
- Acciones.
- Menú de Ingresos.
- Menú de Gastos.
- Menú de Contactos.
- Menú de Inventario.
- Menú de Bancos o Tesorería.
- Menú de Contabilidad.
- Menú de Reportes.
- Menú de Configuración.
- Portal de clientes.
- Otros términos por versión o país.
1. Acciones
Son los botones presentes en los menús y formularios de Alegra que te permiten realizar tareas de una manera más simple y con un solo clic. Entre ellas están:
| Acción | Icono |
| Editar |  |
| Eliminar |  |
| Agregar pago |  |
| Imprimir |  |
| Ver detalle |  |
| Anular |  |
| Facturar y Emitir |  |
| Activar / Desactivar |   |
| Conciliar |  |
2. Menú de Ingresos
Facturas de venta: permite la creación, emisión y gestión de facturas por la venta de productos o servicios, incluyendo impuestos y formas de pago.
📌 Nota: en algunos países también incluye la emisión de tickets y boletas de venta.
Facturas de venta recurrentes o frecuentes: automatiza la generación de facturas en períodos definidos para tus clientes.
Pagos recibidos o Cobranzas: registra y administra los pagos efectuados por tus clientes, vinculándolos a facturas de venta o a cuentas contables.
Notas de crédito o Factura rectificativa: permite la emisión y gestión de notas de crédito para aplicar descuentos, corregir facturas o registrar devoluciones.
Cotizaciones o Presupuestos: facilita la creación, envío y seguimiento de propuestas comerciales con precios y condiciones, convirtiéndolas en facturas cuando son aprobadas.
Remisiones: genera y administra documentos que acreditan la entrega de productos, permitiendo su posterior facturación.
📌 Nota: el nombre de estos documentos puede variar según el país en el que te encuentres:
Colombia, México, Costa Rica e Internacional: “Remisiones”.
República Dominicana: “Conduces”.
Panamá: “Reportes de entrega”.
Perú: “Notas de venta”.
Argentina: “Remitos”.
España: “Albaranes”.
3. Menú de Gastos
Facturas de proveedores o de compra: registra y gestiona las facturas recibidas de proveedores, incluyendo impuestos, fechas de vencimiento y estados de pago.
Pagos o Gastos: registra los pagos a proveedores, empleados y otras obligaciones financieras, incluyendo los medios de pago y las fechas correspondientes.
Pagos recurrentes: automatiza la programación y ejecución de pagos periódicos a proveedores o servicios, asegurando el registro de tus gastos o costos.
Notas de débito: facilita la creación de notas débito a proveedores para ajustes en facturas por cobros adicionales, intereses o correcciones en transacciones.
Órdenes de compra: gestiona la creación y seguimiento de órdenes de compra enviadas a proveedores, controlando aprobaciones, presupuestos y recepción de bienes o servicios.
4. Menú de Contactos
Mis contactos: crea, visualiza y gestiona la información básica de tus clientes, proveedores y otros contactos relevantes para tu negocio.
Gestión de contactos: accede a herramientas avanzadas para segmentar, categorizar, actualizar y hacer seguimiento a tus contactos:
- Importar nuevos contactos.
- Actualizar tus contactos existentes.
- Solicitudes de actualización: envía por correo una solicitud a tus contactos para que ellos actualicen sus datos en Alegra.
🔎 Solicita a tus contactos la actualización masiva de sus datos.
5. Menú de Inventario
Productos o Ítems de venta: crea, gestiona y visualiza tus productos y servicios disponibles para la venta, incluyendo descripciones, imágenes y precios. Entre los tipos de ítems que puedes gestionar se encuentran:
- Productos inventariables: corresponde a productos físicos sujetos a control de cantidades, permitiendo el registro de existencias, costos y movimientos dentro del inventario.
- Productos no inventariables: corresponde a productos que no requieren control de inventario, como bienes de consumo inmediato o artículos de venta bajo pedido.
- Servicios: corresponde a servicios como consultorías, mantenimiento, capacitación u otros que no implican la venta de un producto físico, sino la entrega de conocimiento, habilidades o asistencia técnica.
- Combos: corresponde a paquetes que incluyen tus productos y/o servicios combinados, permitiendo descuentos, precios especiales y gestión de stock individual por cada uno.
Valor de inventario: este reporte calcula y muestra el costo total y promedio de tus productos de venta inventariables en una fecha específica.
Ajustes de inventario: permite hacer modificaciones (aumentos o disminuciones) en el stock de tus productos inventariables, ya sea por pérdidas, ajustes o correcciones manuales.
Gestión de productos o ítems: administra tus productos y servicios, permitiendo la importación de nuevos ítems o actualizaciones masivas.
Listas de precios: define y gestiona múltiples listas de precios según clientes, temporadas, volúmenes de compra o promociones especiales.
Bodegas, Almacenes o Depósitos: crea múltiples ubicaciones de almacenamiento, permitiendo el control de stock por bodega y facilitando transferencias entre ellas.
📌 Nota: la cantidad de bodegas a crear dependerá de tu suscripción paga.
Categorías: organiza tus productos y servicios en grupos personalizados para facilitar la búsqueda, filtrado y análisis de inventario.
Atributos: define características adicionales para los ítems, como color, talla, marca o cualquier otra especificación relevante.
6. Menú de Bancos o Tesorería
Bancos y cajas: establece tus cuentas bancarias, fondos en efectivo y tarjetas de crédito, permitiéndote registrar ingresos, egresos y transferencias, al mismo tiempo que controlas los saldos disponibles de cada uno.
Conciliaciones bancarias: facilita la comparación entre los registros internos de la empresa y los estados de cuenta bancarios, identificando diferencias y realizando ajustes para asegurar la coherencia de los saldos.
7. Menú de Contabilidad
Catálogo o Plan de Cuentas: mantén una estructura organizada de tus cuentas contables, clasificando tus activos, pasivos, ingresos, gastos y patrimonio según tus necesidades. Aquí también puedes cargar o registrar los saldos iniciales de las cuentas contables al inicio de un periodo o al implementar Alegra por primera vez.
Comprobante Contable: realiza registros contables, asignando cuentas y montos de acuerdo con el tipo de operación y asegurando su correcta contabilización.
📌 Nota: el nombre de los comprobantes contables puede variar según el país en el que te encuentres:
Colombia, Panamá, España e Internacional: “Comprobante contable”.
Perú y Costa Rica: “Asiento Contable”.
Argentina: “Asiento manual”.
México: “Póliza de ajustes contables”.
República Dominicana: “Entradas de diario”.
Libro Diario: este reporte muestra las transacciones financieras de forma cronológica por periodo, con detalles de cada operación para facilitar la contabilidad y auditoría de tu empresa.
Reportes Contables: genera informes financieros detallados, como el estado de situación financiera, estado de resultados, impuestos y retenciones y otros reportes clave, permitiendo el análisis y toma de decisiones.
📢 Importante: dependiendo de la versión de Alegra que utilices y del país en el que te encuentres, tendrás acceso a más herramientas para optimizar, agilizar y personalizar tu experiencia contable.
8. Menú de Reportes
Cada uno de los reportes te ofrece la información y los datos necesarios para analizar el desempeño y rendimiento de tu empresa, facilitando así la toma de decisiones.
Entre las categorías disponibles se incluyen:
- Ventas.
- Administrativos.
- Contables.
- Fiscales (disponibles en Colombia, México, República Dominicana, Perú, Costa Rica y Argentina).
- Para trabajar.
🔎 Explicación de los reportes inteligentes.
9. Menú de Configuración
Personaliza y ajusta las opciones del sistema según las necesidades de tu empresa y otras configuraciones generales para el funcionamiento adecuado de Alegra.
Conoce las distintas secciones:
- Empresa: configura la información y perfil de tu empresa, tus usuarios, los centros de costos y las preferencias de moneda.
- Facturación: configura la información que se mostrará en tus facturas, como los términos de pago, numeraciones, datos generales y vendedores.
- Plantillas de impresión: administra las plantillas de impresión de tus documentos.
- Impuestos y Retenciones.
- Contabilidad: define opciones avanzadas para el manejo de tu contabilidad.
- Notificaciones y correos: configura las plantillas, las notificaciones del sistema y las notificaciones de facturas.
- Inventario: define opciones avanzadas para la creación, venta y gestión de tu inventario.
- Integraciones: encuentra toda la información para que puedas integrar otros sistemas con Alegra.
- Historial: consulta el historial de correos de facturas enviadas a clientes y operaciones realizadas en tu cuenta.
- Suscripción y Planes: elige el plan que quieres tener en Alegra y configura cómo quieres pagarlo.
10. Portal de clientes
Es un espacio donde tus clientes podrán visualizar y gestionar todos los documentos emitidos a su nombre, sin la necesidad de que realices procesos manuales o de que le envíes su estado de cuenta por correo electrónico.
👉 Tu cliente podrá realizar las siguientes acciones:
- Conocer el detalle de sus documentos.
- Enviarte comentarios sobre los mismos por correo electrónico.
- Descargarlos en formato XML o PDF.
- Imprimirlos.
- Pagar las facturas que desee de forma online.
🔎 Conoce el Portal de clientes en Alegra.
11. Otros términos por versión o país
❇️ Colombia
- DIAN: Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
- CC: Cédula de ciudadanía.
- RUT: Registro Único Tributario.
- NIT: Número de Identificación Tributaria.
- ICO: Impuesto al Consumo.
- IVA: Impuesto al Valor Agregado.
- UVT: Unidad de Valor Tributario.
- FECO: Factura Electrónica en Colombia
- DV: Dígito de Verificación
❇️ México
- SAT: Servicio de Administración Tributaria.
- PAC: Proveedor un autorizado de certificación, es el intermediario entre Alegra y el SAT (en nuestro caso es Quadrum).
- RFC: Registro Federal de contribuyentes. Este número se usa como identificación.
- CSD: Certificado de Sello Digital. Este uno de los archivos necesarios para timbrar los documentos con Alegra.
- FIEL: Certificado Firma Electrónica avanzada. Este uno de los archivos necesarios para timbrar los documentos con Alegra.
- Llave: se refiere a un archivo que junto con la clave acompaña tus certificados.
- CFDI: Comprobante Fiscal Digital por Internet.
- Timbre: es la certificación que avala un documento fiscal.
- XML: es el archivo que contiene la información del CFDI
- Series y Folios: se refiere al prefijo y consecutivo.
- Operaciones: transacciones.
- Persona moral: persona jurídica.
- Persona física: persona natural.
- Tickets - boletos - notas: son comprobantes que se elaboran antes de emitir la factura electrónica.
- Cancelar: anular una factura
- Carta Porte: documento que soporta el envío de mercancía vía terrestre. Es un título valor que hace responsable a quien transporta la mercancía.
- Nota de cargo: se utiliza para incrementar la deuda de un cliente.
❇️ República Dominicana
- DGII: Dirección General de Impuestos Internos.
- RNC: Registro Nacional de Contribuyentes.
- NCF: Número de Comprobante Fiscal. Este consecutivo se usa para identificar las facturas de un consumidor final, crédito fiscal, régimen especial, gubernamentales, gastos menores, entre otros.
- Iguala: es un contrato por el que una persona llamada profesional o profesor, se obliga a prestar determinados servicios que requieren una preparación técnica o profesional.
❇️ Panamá
- DGI: Dirección General de Ingresos.
- RUC: Registro Único de Contribuyente.
- Impresora fiscal: se refiere a la impresora que por regulación de la DGI están obligadas a tener las empresas para generar facturas válidas. Estos equipos tienen una memoria interna en la que se guarda la información de todos los comprobantes impresos.
- ITBMS: Impuesto de Transferencia de Bienes Muebles y Servicios.
❇️ Perú
- SUNAT: Entidad recaudadora de impuestos en el Perú.
- DNI: Documento Nacional de Identidad.
- RUC: Registro Único de Contribuyente.
- PDT: Programa de Declaración Telemática. Es un medio informático desarrollado por la SUNAT para brindar mayor seguridad y facilitar la elaboración de las declaraciones.
- IGV: Impuesto General a las Ventas.
- IR: Impuesto a la Renta.
- DAOT: Declaración Anual de Operaciones con Terceros.
❇️ España
- NIF / CIF: Número de Identificación Fiscal.
❇️ Costa Rica
- DGT: Dirección General de Tributación.
- ATV: Administración tributaria virtual.
- Cédula: número de identificación.
- NITE: Número de Identificación Tributaria Especial.
- DIMEX: Documento de Identidad Migratorio para Extranjeros
❇️ Argentina
- AFIP: Administración Federal de Ingresos Públicos.
- CUIT: Clave Única de Identificación Tributaria.
- CDI: Clave de Identificación.
- DNI: Documento Nacional de Identidad.
- CAE: Código de Autorización Electrónico.
- CAEA: Código de Autorización Electrónico Anticipado.
- Depósito: bodega o almacén.
- IIBB: ingresos brutos.
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