El Documento Soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a facturar es el documento que se utiliza para acreditar la compra de bienes y/o servicios a un proveedor que no está obligado a facturar o a generar documentos equivalentes.
Este Documento Soporte lo debe generar el comprador para así poder incluirla en su contabilidad.
Por ejemplo: "La empresa Ejemplar realiza la compra de un computador y su proveedor le otorga una cuenta de cobro, razón por la cual la empresa ejemplar debe realizar un Documento Soporte para poder incluir la compra en su contabilidad".
Este documento puede ser utilizado para contabilizar la transacción, soportar costos, deducciones o impuestos descontables. También es útil para respaldar compras de servicios al exterior.
Según la Resolución N°000042 el documento soporte deberá cumplir los siguientes requisitos y condiciones, y ser generado de forma física por parte del adquirente del bien y/o servicio, salvo cuando se trate de importación de bienes:
- Estar denominado expresamente como "Documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar".
- Tener la fecha de la operación que debe corresponder a la fecha de generación del documento.
- Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del vendedor o de quien presta el servicio. Tratándose de contratos suscritos con los no residentes fiscales en Colombia no inscritos en el Registro Único Tributario (RUT), el requisito del Número de Identificación Tributaria (NIT), se entenderá cumplido con la identificación otorgada en el país de origen del no residente.
- Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del adquiriente de los bienes y/o servicios.
- Llevar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de documento soporte incluyendo el número, rango y vigencia autorizado DIAN. En relación con las especificaciones de la numeración del documento soporte, en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar, el adquiriente podrá indicar una numeración propia, hasta tanto la DIAN, ponga a disposición las citadas especificaciones a través del servicio informático
electrónico. - Tener la descripción específica del bien y/o del servicio prestado.
- Detallar el valor total de la operación.
Los documentos soporte de compra generados en Alegra cumplen con todos los requisitos exigidos por la DIAN.
¿Cómo puedo generar los documentos soporte en compras a no obligados a facturar en Alegra?
Para empezar a realizar tus documentos soporte en compras debes seguir estos pasos:
- Solicita la numeración que se le dará a los documentos soporte en compras a no obligados a facturar que registres en Alegra.
- Crea en Alegra la numeración de los documentos soporte en compras que solicitaste en el paso anterior.
- Crea tus documentos soporte en compras a no obligados a facturar.
1. Solicita la numeración que se le dará a los documentos soporte en compras a no obligados a facturar que registres en Alegra.
Para crear documentos soporte en compras debes solicitar una numeración a la DIAN a través del MUISCA. Haz clic aquí para conocer como solicitar la resolución.
2. Crea en Alegra la numeración de los documentos soporte en compras que solicitaste en el paso anterior.
Luego de que hayas solicitado la numeración debes configurarla en tu cuenta de Alegra siguiendo estos pasos:
1. Haz clic en el menú “Configuración”.
2. En el recuadro “Facturación” selecciona la opción “Numeraciones”.
3. Haz clic en el botón “Nueva numeración”.
4. Completa el formulario con la información solicitada. Más adelante puedes ver su explicación.
5. Haz clic en el botón “Guardar”.
Observa:
3. Crea tus Documentos Soporte en compras a no obligados a facturar
Sigue estos pasos:
1. Haz clic en el menú "Gastos".
2. Selecciona la opción "Documento soporte".
3. Haz clic en el botón "Nuevo documento soporte".
4. Completa el formulario con la información solicitada. Más adelante puedes ver su explicación.
5. Haz clic en el botón "Guardar".
Observa:
Formulario creación documento soporte
- Nº comprobante físico: agrega el número de la cuenta de cobro o factura física del proveedor.
- Proveedor: elige entre tus contactos el nombre del proveedor que emite la factura.
- Fecha de factura: se refiere a la fecha de emisión de la factura.
- Forma de pago: se refiera a que si el pago de la factura se hará de contado o crédito.
- Plazo: en caso de que la forma de pago sea a crédito debes elegir el plazo de vencimiento de la factura: 8 días, 15 días, 30 días y 60 días o colocar el vencimiento de la factura de forma manual, también puedes crear nuevos tiempos de vencimiento para tus documentos soporte.
- Vencimiento: de acuerdo al plazo elegido, verás la fecha de vencimiento contada a partir del día en que se crea la factura. Si eliges "vencimiento manual" debes seleccionar la fecha de vencimiento que desees.
- Ítem o concepto: si es compra de inventario selecciona el ítem que estas comprando para comercializar. Si la compra es por otro motivo selecciona la cuenta contable correspondiente como papelería, servicios públicos, entre otros. Puedes agregar cuantos ítems o cuentas desees solo debes hacer clic en "agregar línea".
- Precio: costo del producto o servicio comprado.
- Desc %: si tu proveedor te otorgó algún descuento puedes utilizar este campo para registrarlo.
- Impuesto: se refiere al impuesto asociado en la factura.
- Cantidad: selecciona la cantidad de productos que estás comprando.
- Descripción: agrega forma opcional información adicional.
Nota: si tu empresa genera alguna retención de impuestos haz clic en el botón "Agregar Retención" y selecciona el tipo de retención que aplicas, puedes agregar diferentes tipos de retenciones. Ver más.
Conoce cómo realizar facturas de venta haciendo clic aquí.
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