El Contabilizador Fiscal es la evolución de la sincronización con la DIAN en Alegra. Reemplaza la conexión manual por token —que expiraba cada hora— por una integración continua que trabaja en segundo plano, procesando tus facturas electrónicas, notas débito, notas crédito y demás documentos tributarios de forma automática.
Pero va mucho más allá de descargar documentos: los contabiliza con IA, gestiona los eventos ante la DIAN, los concilia y consolida toda esa información en un borrador de tu declaración de IVA listo para revisar y presentar.
👉 Índice
🧮 ¿Qué es el Contabilizador Fiscal?
El Contabilizador Fiscal es la evolución de la sincronización con la DIAN en Alegra. Reemplaza la conexión manual por token —que expiraba cada hora— por una integración continua que trabaja en segundo plano, procesando tus facturas electrónicas, notas débito, notas crédito y demás documentos tributarios de forma automática.
📋 ¿Cuáles son los requisitos?
Para usar el Contabilizador Fiscal necesitas:
- Cuenta activa en Alegra Contabilidad Colombia.
- Ser facturador electrónico con Soluciones Alegra S.A.S. como proveedor tecnológico.
- RUT de la empresa activo y actualizado en la DIAN.
- Una forma de conexión con la DIAN: Certificado Digital (recomendado) o Token DIAN.
📍 Sobre el Certificado Digital:
- Costo: $200.000 COP/año por empresa (IVA incluido) · disponible desde Plan Pyme en adelante
- 1 certificado por NIT — si administras 5 empresas, necesitas 5 certificados
- Para solicitarlo: RUT de la empresa activo y actualizado en la DIAN
- 15 días antes del vencimiento aparece un banner con botón Renovar; al día 0 la conexión se detiene
- Solo acepta archivos .p12 y valida que el NIT coincida con el de la empresa
📌 El Token y la carga por archivo siguen disponibles sin costo adicional.
🔎 ¿En qué se diferencia el Certificado Digital del Token DIAN? Conoce cuál te conviene.
⚙️ ¿Cómo ingresar el Contabilizador Fiscal?
1. Dirígete a Contabilidad > Contabilizador Fiscal.
2. Da clic en Importar documentos, elige tu forma de conexión con la DIAN: Certificado Digital o Token.
3. Completa la configuración inicial y listo, ya puedes empezar a usar el Contabilizador.
💡 AlegraTip: El Contabilizador Fiscal se configura empresa por empresa desde Alegra Contabilidad. Si administras varias, entra a cada una y actívalo por separado — recuerda que cada empresa necesita su propio certificado.
🔌 ¿Cómo conectarte con la DIAN?
Tienes dos opciones para conectar el Contabilizador Fiscal con la DIAN:
| Certificado Digital | Token DIAN | |
|---|---|---|
| Conexión | Permanente y automática | Manual y esporádica |
| Vigencia | Anual ($200.000 COP) | 1 hora por sesión |
| Ideal para | Contadores con múltiples empresas | Consultas puntuales |
Con Certificado Digital (recomendado)
Desde Contabilizador Fiscal, selecciona Certificado Digital, solicita y paga el certificado, y Alegra lo vincula automáticamente.
🔎 Ver guía completa: Certificado Digital en el Contabilizador Fiscal
Con Token DIAN
-
En Contabilizador Fiscal, selecciona Conectar con Token.
-
Ingresa a la Oficina Virtual DIAN, genera tu token y cópialo en Alegra.
-
Haz clic en Conectar.
📢 Importante: El token expira cada hora. Deberás reconectarte cada vez que quieras sincronizar documentos.
⚡ ¿Qué hace automáticamente?
Una vez conectado el Contabilizador Fiscal ejecuta estos procesos sin que tengas que intervenir:
- 📥 Descarga continua de facturas electrónicas, notas débito y crédito desde la DIAN.
- 🖊️ Acuse de recibo (030) automático de tus compras a crédito — Alegra lo firma por ti. La confirmación de recepción y la aceptación/rechazo las generas tú desde el buzón.
- 🤖 Contabilización automática con IA de todos los documentos tributarios.
- 🔄 Conciliación de documentos entre lo que tienes en Alegra y lo que reporta la DIAN.
🔎 ¿Cómo gestionar manualmente los eventos desde el buzón?
📍 El asiento usa la fecha de emisión del XML, no la de sincronización.
📢 Importante: Si un periodo contable está cerrado en Alegra Contabilidad, el registro automático se bloqueará hasta que lo reabras.
A. 📂 El panel de importaciones
Desde el panel de importaciones tienes visibilidad total de todo lo que trae Alegra desde la DIAN, sin cajas negras. Aquí puedes consultar:
- 📜 El historial de sincronizaciones realizadas.
- ⏭️ La próxima importación programada.
- ⏳ El progreso de una importación en curso.
- 🔢 La cantidad de documentos procesados en cada importación.
- ⚠️ Los errores y sus motivos de fallo, por si algo requiere tu atención.
Además, si la DIAN presenta una intermitencia, Alegra hace reintentos automáticos en segundo plano, así que no tienes que estar pendiente de relanzar la importación.
💡 AlegraTip: Usa este panel como tu punto de control diario — de un vistazo sabes si tu información fiscal está al día y si hay algún documento que no pudo importarse.
B. 📄 El detalle de tus documentos
Al abrir una empresa verás, de entrada, un resumen de los documentos del periodo: cuántos se importaron, cuáles están registrados, cuáles tienen eventos pendientes y cuáles están en conciliación. Es tu tablero para saber qué falta antes de cerrar el periodo.
Y al entrar a cualquier documento tienes el control total. Desde el detalle puedes:
- ✅ Ver el estado de cada documento y sus eventos ante la DIAN.
- 🧾 Registrar documentos manualmente, revisando o ajustando la sugerencia de la IA.
- ✏️ Editar la clasificación contable, la cuenta o el ítem antes de contabilizar.
- 🖊️ Acusar documentos — generar el acuse de recibo (030) y gestionar el recibo del bien o servicio (032) y la aceptación (033) o rechazo (031) directamente.
- 💳 Agregar pagos asociados a las facturas.
📢 Importante: Los eventos siguen el orden que exige la DIAN — primero el 030, luego el 032 y finalmente el 033 o 031. Mientras un documento no complete los eventos requeridos, Alegra lo tratará como IVA no descontable para que sepas que necesita una acción.
C. 🧾 Tu declaración de IVA, siempre al día
Cada movimiento que haces se refleja automáticamente en tu declaración de IVA. Cuando registras, editas, acusas o pagas un documento, el Formulario 300 se actualiza solo — no tienes que recalcular nada.
Desde esta sección verás un resumen de tu declaración del periodo, organizado siguiendo la estructura del Formulario 300 de la DIAN, con:
- IVA generado e IVA descontable.
- Bases e impuestos separados por las principales tarifas: 19%, 5% y 0%.
- Notas crédito y anulaciones.
- Ajustes asociados a los documentos originales.
La periodicidad (bimestral o cuatrimestral) se define en la configuración inicial y puedes cambiarla desde los 3 puntitos.
🔍 Validación del IVA descontable
Alegra te ayuda a identificar qué documentos cumplen las condiciones para que su IVA sea descontable. En las compras a crédito, solo se consideran descontables los documentos que ya cuentan con los eventos requeridos ante la DIAN (030 y 032).
📢 Importante: Si el periodo todavía está en curso, la declaración se marca como preliminar, porque la información puede seguir cambiando hasta cerrar el periodo.
📤 ¿Qué puedes exportar?
Para que puedas continuar tus procesos de revisión y preparación fuera de Alegra, el Contabilizador Fiscal te permite exportar la información en cada nivel:
- 📑 El detalle de los documentos del periodo.
- 📥 Los documentos importados desde la DIAN.
- 🧾 La declaración de IVA, con la estructura del Formulario 300, lista para revisar y presentar.
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