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Cómo usar el sistema de facturación POS de Alegra en tu negocio

El sistema de facturación POS es un sistema ágil, fácil y rápido de facturación, ideal para establecimientos de comercio.

Además, si falla tu servicio de Internet podrás seguir facturando sin problemas en el sistema de facturación POS y cuando se restablezca la conexión tus facturas se sincronizarán de forma automática. Ver más.

Conoce las funciones que le darán superpoderes a tu punto de venta:

Crea facturas de venta

Esta función te permite registrar tus ventas de forma ágil y sencilla desde tu punto de venta. Tambien podrás imprimir tus facturas en formato de tirilla (recibo) con todos los requisitos del ente fiscal de tu país.

Mira este ejemplo:

nueva FV ayuda facuración alegra pos

Conoce más sobre esta función consultando este artículo: Conoce los pasos para imprimir tus facturas con el Sistema Punto de venta POS.

Registra tus clientes

Selecciona entre los contactos previamente creados en Alegra Contabilidad o créalos fácilmente desde POS - Punto de Venta para llevar un registro de las ventas asociadas a cada uno de ellos. Si lo deseas también puedes facturar por defecto para clientes de contado sin especificar un contacto.

Mira este ejemplo de creación de contactos:

nuevo contacto ayuda alegra pos

Aprende más sobre esta función consultando este artículo: Gestiona tus Contactos en el POS - Punto de Venta.

Guarda tus productos

Selecciona los productos que vas a vender haciendo clic en cada uno de ellos. Puedes hacer clic varias veces para facturar más de un artículo de la misma referencia o buscarlos de forma rápida por nombre, referencia y código de barras para agregarlos a la factura con el lector de códigos. Ver más.

Si lo deseas, también puedes crear nuevos productos desde sistema de facturación POS para incluirlos en tus comprobantes. Para crear un nuevo producto solo debes hacer en el botón "Nuevo" y completar el formulario.

Mira este ejemplo:

Crear item pos V2

En el borde izquierdo se mostrarán las categorías de productos que creaste previamente en Alegra Contabilidad, esto te permitirá ahorrar tiempo al momento de crear tus facturas. Para ver todas las categorías creadas solo debes colocar el puntero del mouse sobre la barra de categorías.

Si lo deseas, también puedes configurar artículos cómo "Favoritos" para que siempre se muestren al principio de la lista de productos, solo debes hacer clic sobre la estrella del producto que deseas seleccionar.

Mira este ejemplo:

categorias pos ayuda alegra

Importante: Los artículos vendidos serán descontados del inventario en la bodega que elijas.

Conoce más sobre cómo gestionar los productos y servicios desde el punto de venta en este artículo: Crea y gestiona tus productos desde el Sistema POS.

Factura en diferentes monedas y usa listas de precios

En POS - Punto de venta también puedes crear facturas usando diferentes monedas y seleccionar las listas de precios que creaste previamente en Alegra Contabilidad. Esto te permitirá ofrecerles a tus clientes precios especiales y ahorrar tiempo al momento de registrar tus ventas.

precio moneda ayuda alegra pos

Para activar esta opción solo debes dirigirte a Configuración > Negocio > Mi negocio y en la sección "Datos generales" activar la función de Multimoneda.

Conoce más sobre esta herramienta en el siguiente artículo de ayuda: Realiza Transacciones en Diferentes Monedas.

Consulta el histórico de ventas

Conoce de forma fácil el historial de facturas realizadas en el punto de venta e imprime o envía por correo las facturas que desees.

Mira este ejemplo:

historia de venas alegra pos pan

Aprende más sobre esta función en este artículo de ayuda: Facturación ágil con el sistema de facturación POS.

Gestiona la apertura y cierre de turnos

En el sistema de facturación POS puedes abrir y cerrar los turnos, agregar la base inicial y llevar un control de tus ventas diarias. También podrás ver un resumen de movimientos del día y los cierres de turno y caja previos.

Mira este ejemplo:

cerrar turno ayuda alegra pos

Conoce más sobre cómo gestionar los turnos del punto de venta en este artículo: Realiza una apertura y cierre de turnos en el sistema de facturación POS.

Lleva un control de tu efectivo

Con el sistema de facturación POS de Alegra puedes registrar ingresos o retiros de dinero, que no necesariamente deben estar implicados en las ventas realizadas en el turno, esto te permitirá tener un mayor de tus transacciones y tener al día el dinero en efectivo tu terminal.

Mira este ejemplo de retiro de efectivo: 

Retiro gestión de efectivo POS

Conoce más sobre esta función el siguiente artículo de ayuda: Conoce cómo utilizar la funcionalidad gestión de efectivo de tu sistema de facturación POS.

Recibe pagos a través de Nequi (Colombia)

Si tienes una cuenta de Alegra Contabilidad de Colombia podrás recibir pagos a través de Nequi. Al activar esta funcionalidad, en el menú de sistema de facturación POS aparecerá una opción adicional llamada "Pagos QR".

 Mira este ejemplo:

pago de nequi ayuda alegra pos col

En este artículo te explicamos cómo usar esta herramienta: Recibe los pagos de tus facturas en el punto de venta con Nequi - Colombia.

Registra las devoluciones

Crea devoluciones para registrar al cliente saldos a su favor, acreditar la devolución de un valor determinado o para que la empresa pueda corregir errores de una manera sencilla en las facturas generadas. También puedes consultar el historial de las devoluciones realizadas en el punto de venta.

Mira este ejemplo:

Consulta este artículo de ayuda para aprender más sobre esta herramienta: Crea devoluciones de tus productos desde el Sistema Punto de venta POS.

Conoce las estadísticas de tu punto de venta

Consulta el reporte de los turnos cerrados para conocer las operaciones de efectivo, los tipos de pagos más utilizados, ingresos y gastos.  Esto te permitirá conocer en tiempo real el rendimiento de tu negocio y tendrás un mayor control de tus transacciones.

Mira este ejemplo:

reportes ayuda alegra pos ver

Conoce más sobre esta función el siguiente artículo de ayuda: Analiza el flujo de efectivo de tus turnos desde el menú Reportes - POS.

Gana tiempo configurando tu terminal

En el menú Configuraciones > Terminal actual podrás realizar los siguientes cambios para configurar tu terminal: 

  • Información general: edita el nombre, numeración y la bodega del terminal con el que iniciaste a facturar.
  • Cuentas de bancos: configura los bancos en los que se registrarán los pagos recibidos con los diferentes métodos de pago. 
  • Configuración de turnos:
      • Banco base: ingresa el banco de donde se extraerá el dinero de la apertura del turno y se trasladará al banco de la terminal.
      • Banco de cierre: ingresa el banco al que irá el dinero cuando se cierre el turno.
        Descubre cómo configurar el banco para apertura y cierre de turno aquí.
    • Centro de costo: Selecciona centro de costos para distribuir los ingresos y gastos según las áreas, proyectos o divisiones de tu negocio.
    • Vendedor por defecto: define un vendedor para el terminal con el que iniciaste para facturar.
    • Ventas pendientes: usa esta opción para procesar más de una venta a la vez.

Consulta este articulo para saber más cómo gestionar los terminales de tu punto de venta: Configura terminales para facturar en el Sistema Punto de Venta POS.

Consulta la información de tus vendedores

Con esta opción puedes crear y administrar de forma rápida la información de tu equipo de ventas.

Mira este ejemplo:

mis vendedores alegra pos ayuda ver

Aprende más sobre esta herramienta en el siguiente artículo de ayuda: Crea y administra tus vendedores en Alegra.

Imprime tus facturas en formato de tirilla

Configura la plantilla que deseas usar para imprimir tus facturas y establece sus parámetros.

Mira este ejemplo:

config tirilla pos ayuda alegra-1

 Conoce más sobre esta función el siguiente artículo de ayuda: Conoce los pasos para imprimir tus facturas con el Sistema Punto de venta POS.

Ahorra tiempo registrando tus ventas con atajos de teclado

Usa combinaciones de teclas para realizar acciones rápidas en el punto de venta. Para ver la lista de atajos disponibles oprime las teclas Ctrl + H.

Importante: para que el sistema de facturación POS funcione de una manera óptima y disminuir los tiempos de espera, te recomendamos usar siempre el mismo navegador y minimizar la limpieza de caché, así la próxima vez que lo utilices no tendrás que cargar toda la información desde cero.

Conoce más sobre el punto de venta en Alegra mirando el siguiente vídeo:

Recuerda que el sistema de facturación POS es una alternativa independiente de Alegra, si deseas adquirir más opciones puedes suscribirte a un plan de Alegra Contabilidad el cual te permite de forma sencilla consultar tus facturas; realizar consultas, modificar artículos del inventario, consultar tus reportes contables y elaborar otro tipo de documentos, debes ingresar a Alegra Contabilidad.

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Si deseas conocer más sobre cómo utilizar Alegra en tu negocio, te invitamos a registrarte en Alegra Academy, donde aprenderás a usar cada una de las herramientas y podrás certificarte en el manejo de Alegra.

Conoce las próximas actualizaciones de Alegra visitando la siguiente tabla de funcionalidades, allí podrás conocer las nuevas herramientas que incluiremos en cada una de las versiones.

Recuerda escribirnos si tienes inquietudes sobre este y otros procesos en Alegra. Nuestro equipo de soporte está listo para ayudarte.