Las facturas son documentos que respaldan las transacciones realizadas entre compradores y vendedores. Con el avance de la tecnología, los formatos tradicionales en papel han evolucionado hacia versiones digitales y electrónicas, optimizando procesos y facilitando el cumplimiento de normativas fiscales. Sin embargo, estos términos a menudo generan confusión, ya que una factura digital no es lo mismo que una factura electrónica.
Conoce en este artículo las características y diferencias clave entre estos conceptos.
👉 Índice
- ¿Qué es una factura?
- ¿Qué es una factura digital?
- ¿Qué es una factura electrónica?
- Diferencias entre factura electrónica y digital.
1. ¿Qué es una factura?
Una factura es un documento comercial que registra la venta de un bien o la prestación de un servicio. Este documento funciona como evidencia legal de una transacción entre el vendedor y el comprador, detallando aspectos como la descripción de los productos o los servicios vendidos, la cantidad, el precio, los impuestos aplicables y las condiciones de pago.
✏️ Características principales de una factura
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Permite identificar las partes involucradas, como el nombre o razón social del vendedor y el comprador y sus respectivos números de identificación tributaria.
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Contiene los detalles de la transacción, la lista de bienes o servicios vendidos, los precios unitarios, totales y los impuestos aplicables, como el IVA.
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Muestra la información fiscal y legal, como el número consecutivo único de la factura, la fecha de emisión y otros datos adicionales requeridos por la normativa de cada país.
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Incluye las condiciones y forma de pago (efectivo, tarjeta, transferencia, etc.) y el plazo o vencimiento, si aplica.
Las facturas permiten llevar un control de los ingresos y egresos de una empresa o negocio, es un requisito para declarar impuestos y cumplir con las normativas tributarias y sirve como evidencia en caso de disputas o devoluciones.
2. ¿Qué es una factura digital?
Una factura digital es un documento generado en formato electrónico que sustituye a las facturas en papel tradicionales. Se utiliza principalmente para registrar transacciones comerciales, pero su validez y requisitos pueden variar según el propósito para el que se emite y las normativas de cada país. Generalmente, se genera en formatos como PDF y facilita el envío a través de medios electrónicos como correo electrónico o plataformas en línea.
📢 Importante: aunque se emplee un proveedor tecnológico para su generación digital, esto no la convierte en una factura electrónica.
Observa:
Ejemplo de factura digital estándar.
3. ¿Qué es una factura electrónica?
Una factura electrónica es un documento digital con validez fiscal que se emite, transmite y almacena en formato electrónico. Este tipo de factura está regulado por las autoridades tributarias de cada país y cumple con los requisitos legales y técnicos específicos para garantizar su autenticidad e integridad. Se genera en un formato estructurado (generalmente XML) que permite su validación y lectura por sistemas automatizados, pero puede acompañarse de un PDF como representación gráfica para facilitar su consulta.
Antes de ser entregada al cliente, la factura debe ser validada por la autoridad tributaria para garantizar que cumple con todos los requisitos legales, además, debe incluir una firma electrónica que asegure la autenticidad del emisor y así evitar alteraciones en el contenido.
Observa:
Ejemplo de factura electrónica en Colombia.
4. Diferencias entre factura electrónica y digital
A continuación se muestran algunas diferencias entre las facturas electrónicas y digitales.
| Aspecto | Factura Digital | Factura Electrónica | |
| Validez tributaria | No tiene validez fiscal. | Es obligatoria y tiene validez legal y fiscal. | |
| Requisitos técnicos | Generada con herramientas simples, sin regulación. | Debe cumplir los estándares definidos por el ente fiscal. | |
| Uso principal | Transacciones informales o de control interno. | Operaciones oficiales que requieren respaldo fiscal. | |
| Validación previa | No es necesaria. | Validada por el ente fiscal antes de su emisión. | |
| Formato | PDF u otros formatos digitales, sin estructura normativa. | XML normativo, acompañado opcionalmente de un PDF. |
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