Una factura electrónica es un documento digital que reemplaza a la factura tradicional en papel. Contiene la misma información que una factura física, pero se emite, transmite y almacena en formato electrónico, cumpliendo con los requisitos legales y fiscales especificados por la DGII.
Por ejemplo: "Cada vez que la empresa Ejemplar realiza una venta, debe emitir a sus clientes una factura electrónica que respalde la transacción, definiendo la información del vendedor y del cliente, así como el detalle de los productos vendidos, su valor, y las condiciones de pago".
📢 Importante
Para emitir facturas electrónicas o comprobantes fiscales electrónicos (e-CF) es necesario que tu cuenta esté habilitada para esta función, si no sabes cómo hacerlo, conoce los Pasos para habilitarse en la DGII como facturador electrónico.
👉 Índice
1. ¿Cómo crear una factura electrónica?
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú “Ingresos” y selecciona la opción “Facturas de venta”.
2. Haz clic en “Nueva factura”.
3. Completa los datos de la factura. Observa los campos del formulario y su explicación.
4. Haz clic en "Emitir" para confirmar y enviar la factura electrónica a la DGII.
Observa:
✍️ Formulario “Nueva factura”
- Numeración: elige la numeración que deseas usar en la factura.
🔎 Configura la numeración de tus comprobantes NCF. - Contacto: es la persona o empresa a quien va dirigida la factura.
🔎 Crea e importa nuevos contactos. - Fecha: ingresa una fecha para la factura venta.
- Tipo de pago: indica si el pago será de contado, a crédito o gratuito.
- Medio de pago: si el pago es de contado, indica el medio de pago (efectivo, transferencia, etc.).
- Plazo de pago: en caso de que el tipo de pago sea a crédito debes elegir el plazo de vencimiento de la factura: 8 días, 15 días, 30 días y 60 días o colocar el vencimiento de la factura de forma manual. También puedes crear nuevos tiempos de vencimiento para tus facturas.
- Vencimiento: de acuerdo al plazo elegido, verás la fecha de vencimiento contada a partir del día en que se crea la factura. Si eliges “Vencimiento manual” debes seleccionar la fecha de vencimiento que desees.
- Producto: selecciona el producto o servicio que vas a facturar, puedes modificar los campos de "Referencia", "Precio", "Descuento %", "Impuesto", "Descripción" y "Cantidad".
- Agregar conduces: agrega conduces previamente creados y factura los productos incluidos en ellos.
🔎 ¿Cómo crear una remisión, remito, conduce u orden de servicio en Alegra? - Agregar retenciones: agrega retenciones creadas previamente en el sistema.
🔎 Cómo crear y aplicar retenciones. - Información adicional: agrega notas que serán visibles en el PDF de la factura y en la impresión.
- Pie de factura: en esta sección, puedes incluir detalles que faciliten la comprensión del pago y los términos acordados.
- Agregar pago: registra el pago correspondiente a la factura emitida.
🔎 Aprende a registrar tus ingresos. - Comentarios: agrega notas internas que no son visibles en la impresión del documento.
📌 Nota: puedes configurar otros aspectos como la moneda, lista de precios, almacén, vendedor o centro de costos haciendo clic en "Personalizar opciones".
✏️ Estado de emisión y envío a cliente
Cuando emitas tu factura electrónica, podrás conocer el estado de aprobación o rechazo por parte de la DGII. Haciendo clic en "Mostrar detalles" encontrarás otros datos, como su código de seguridad, fecha de emisión y archivo XML del documento.
Observa:
2. ¿Cómo exportar tus facturas de venta en Excel?
Desde la vista general de tus Facturas de venta, haz clic en “Exportar” y elige el periodo que corresponda.
Observa:
✨ La facturación electrónica en Alegra cumple con todos los requisitos exigidos por la DGII, no hay contratos a largo plazo, el proceso es muy sencillo y puedes habilitarte rápidamente.
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