Una factura electrónica es un comprobante que cuenta con las mismas características y efectos legales de una factura impresa, ya que se usa para registrar las ventas de bienes y/o servicios a una persona o empresa a través de un proveedor tecnológico autorizado. De esta manera, el proceso es mucho más sencillo, rápido y eficiente.
Por ejemplo: "La empresa Ejemplar vende artículos deportivos y cada vez que realiza una venta debe emitir a sus clientes una factura electrónica que respalde la transacción donde se define la información del vendedor y del cliente, además se describen los productos vendidos, el valor y las condiciones de pago".
En Alegra puedes emitir facturas electrónicas o comprobantes fiscales electrónicos (e-CF) para registrar tus ventas y llevar la información de tu negocio al día.
Si deseas conocer los pasos para habilitarte como facturador electrónico, te recomendamos leer este artículo.
¿Cómo crear una factura electrónica?
Sigue estos pasos para emitir facturas electrónicas:
1. Haz clic en el menú "Ingresos".
2. Selecciona la opción "Facturas de venta".
3. Haz clic en el botón "Nueva factura".
4. Completa el formulario con la información solicitada. Puedes ver su explicación más adelante.
5. Haz clic en el botón "Emitir" para generar la factura de venta.
Así:
Completa el formulario con la siguiente información:
Numeración: elige entre diferentes numeraciones la que deseas usar en la factura actual. Aprende a crearlas aquí.
Número: es el consecutivo para tus facturas de venta que puede ser manual o automático. Ver más aquí.
Contacto: es a quien va dirigida la factura. Aprende a crear tus contactos consultando este artículo.
RNC: ingresa número de identificación del contacto.
Teléfono: ingresa número telefónico del contacto.
Fecha: es la fecha en que se crea la factura de venta.
Tipo de pago: forma en la que será pagada la factura. Ejemplo: cheque, efectivo, etc. Conoce todos los medios de pago de la lista y su descripción aquí.
Plazo de pago: en caso de que la forma de pago sea a crédito debes elegir el plazo de vencimiento de la factura: 8 días, 15 días, 30 días y 60 días o colocar el vencimiento de la factura de forma manual, también puedes crear nuevos tiempos de vencimiento para tus facturas.
Vencimiento: de acuerdo al plazo elegido, verás la fecha de vencimiento contada a partir del día en que se crea la factura. Si eliges "Vencimiento manual" debes seleccionar la fecha de vencimiento que desees.
Ítem/Productos:- Buscar ítem facturable: selecciona un producto o servicio de facturación existente o crea uno nuevo.
- Referencia: código alfanumérico único que identifica a tu producto, agrégalo de forma opcional.
- Precio: precio del producto a facturar, que puedes modificar en la factura actual.
- Desc %: ingresa el porcentaje de descuento a aplicar sobre el precio del producto.
- Impuesto: selecciona el impuesto del producto en la factura actual. Ver más.
- Descripción: agrega o modifica la descripción del producto solo para la factura que estás creando.
- Cantidad: indica la cantidad del producto a facturar.
- Total: el sistema hace el cálculo del valor del producto, menos el descuento, por la cantidad.
Agregar Conduces: agrega conduces previamente creados y factura sus productos. Ver más.
Agregar Retenciones: agrega retenciones creadas previamente en el sistema. Ver más.
Notas: agrega notas que serán visibles en el PDF de la factura y en la impresión.
Comentarios: agrega notas internas que no son visibles en la impresión del documento.
Nota:
Puedes configurar las opciones que deseas que aparezcan en la barra superior haciendo clic en "Personalizar opciones".
Una vez creada tu factura electrónica, podrás ver en el detalle el estado de aprobación o rechazo por parte de la DGII.
Además, al hacer clic en la opción "Mostrar detalle" podrás conocer otros datos de tus facturas, como su código de seguridad, fecha de emisión, documento XML y resumen.
Así:
Desde el formulario de creación de facturas también puedes:
1. Configurar la información de tu empresa: solo debes hacer clic en la opción "Editar":
2. Cambiar la numeración de la factura: elige entre diferentes numeraciones la que deseas usar en la factura actual.
3. Cambiar el consecutivo para tus facturas de venta que puede ser manual o automático.
4. En Alegra cuentas con varias opciones al momento de emitir una factura electrónica, puedes elegir vista previa para ver cómo quedará tu factura antes de emitirla, emitir y crear una nueva factura o simplemente emitir la factura.
Si despliegas el botón "Emitir" encontraras más opciones como:
- Guardar como borrador: te permite guardar el formulario en modo borrador sin generar la factura.
- Emitir e imprimir: imprime y genera la factura de venta al mismo tiempo.
- Guardar sin emitir: te permite guardar la factura de venta para emitirla cuando desees.
Puedes exportar tus facturas a excel en cualquier momento dirígiendote al "Menú de facturas de Venta" y haciendo clic en la opción "Exportar", allí podrás elegir la fecha de la información que deseas obtener.
Para conocer más sobre como crear facturas electrónicas, te recomendamos mirar este vídeo:
La facturación electrónica en Alegra cumple con todos los requisitos exigidos por la DGII, no hay contratos a largo plazo, el proceso es muy sencillo y puedes habilitarte rápidamente.
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