Una factura electrónica es un documento digital que reemplaza a la factura tradicional en papel. Contiene la misma información que una factura física, pero se emite, transmite y almacena en formato electrónico, cumpliendo con los requisitos legales y fiscales especificados por la DGII.
Por ejemplo: “Cada vez que la empresa Ejemplar realiza una venta, debe emitir a sus clientes una factura electrónica que respalde la transacción, definiendo la información del vendedor y del cliente, así como el detalle de los productos vendidos, su valor, y las condiciones de pago”.
📢 Importante: para emitir facturas electrónicas o comprobantes fiscales electrónicos (e-CF) es necesario que tu cuenta esté habilitada para esta función, si no sabes cómo hacerlo, conoce los Pasos para habilitarse en la DGII como facturador electrónico.
👉 Índice
1. ¿Cómo puedo emitir facturas?
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú “Ingresos” y selecciona la opción “Facturas de venta”.
2. Haz clic en “Nueva factura”.
3. Completa los datos de la factura. Observa los campos del formulario y su explicación.
4. Haz clic en “Emitir” para confirmar y enviar la factura electrónica a la DGII.
Observa:
✍️ Formulario “Nueva factura”
Que se necesita para emitir facturas:
- Numeración: elige la numeración que deseas usar en la factura.
🔎 Configura la numeración de tus comprobantes NCF. - Contacto: es la persona o empresa a quien va dirigida la factura.
🔎 Crea e importa nuevos contactos. - Fecha: ingresa una fecha para la factura venta.
- Tipo de pago: indica si el pago será de contado, a crédito o gratuito.
- Medio de pago: si el pago es de contado, indica el medio de pago (efectivo, transferencia, etc.).
- Plazo de pago: en caso de que el tipo de pago sea a crédito, debes elegir el plazo de vencimiento de la factura: 8 días, 15 días, 30 días y 60 días o colocar el vencimiento de la factura de forma manual. También puedes crear nuevos tiempos de vencimiento para tus facturas.
- Vencimiento: de acuerdo al plazo elegido, verás la fecha de vencimiento contada a partir del día en que se crea la factura. Si eliges “Vencimiento manual” debes seleccionar la fecha de vencimiento que desees.
- Producto: selecciona el producto o servicio que vas a facturar, puedes modificar los campos de “Referencia”, “Precio”, “Descuento %”, “Impuesto”, “Descripción” y “Cantidad”.
- Agregar conduces: agrega conduces previamente creados y factura los productos incluidos en ellos.
🔎 ¿Cómo crear una remisión, remito, conduce u orden de servicio en Alegra? - Agregar retenciones: agrega retenciones creadas previamente en el sistema.
🔎 Cómo crear y aplicar retenciones. - Información adicional: agrega notas que serán visibles en el PDF de la factura y en la impresión.
- Pie de factura: en esta sección, puedes incluir detalles que faciliten la comprensión del pago y los términos acordados.
- Agregar pago: registra el pago correspondiente a la factura emitida.
🔎 Aprende a registrar tus ingresos. - Comentarios: agrega notas internas que no son visibles en la impresión del documento.
📍 Nota: puedes configurar otros aspectos como la moneda, lista de precios, almacén, vendedor o centro de costos haciendo clic en “Personalizar opciones”.
✏️ Estado de emisión y envío a cliente
Cuando emitas tu factura electrónica, podrás conocer el estado de aprobación o rechazo por parte de la DGII. Haciendo clic en “Mostrar detalles” encontrarás otros datos, como su código de seguridad, fecha de emisión y archivo XML del documento.
Observa:
✨ Recordatorios automáticos desde la factura de venta
Ahora puedes programar recordatorios automáticos directamente desde una factura de venta en Alegra. Solo tienes que escribir un comentario en el campo de “Comentarios” y se te mostrará la opción para crear un recordatorio. Desde ahí podrás:
-
Elegir la fecha y la hora que prefieras para que se active el recordatorio.
-
Guardarlo y recibir una alerta justo cuando la necesites.
💡 Esta función es perfecta para dar seguimiento a facturas específicas, como cobros pendientes o tareas relacionadas, sin necesidad de salir de Alegra. ¡Todo desde un solo lugar!
2. ¿Cómo exportar tus facturas de venta en Excel?
Desde la vista general de tus Facturas de venta, haz clic en “Exportar” y elige el periodo que corresponda.
Observa:
💡 La facturación electrónica en Alegra cumple con todos los requisitos exigidos por la DGII, no hay contratos a largo plazo, el proceso es muy sencillo y puedes habilitarte rápidamente.
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