Funciones Contables

Personaliza tu PUC en Colombia y genera reportes según las NIIF

Alegra cuenta con un Plan Único de Cuentas PUC que clasifica toda la información y los movimientos de la empresa en 8 grandes grupos: Activos, Pasivos, Patrimonio, Ingresos, Gastos, Costos, Costos de producción y Cuentas de orden

📢Podrán acceder al nuevo catálogo aquellos usuarios que hayan creado sus cuentas a partir del día 18 de mayo del año 2023

👉 Contenido:

  1. NIIF.
    A. ¿Qué son las NIIF?.
    B. ¿Qué importancia tiene aplicarlas en la empresa?.
  2. Observa la estructura del Plan Único de Cuentas PUC.
  3. Agrega los códigos correspondientes a tus cuentas contables.
  4. Conoce los botones de acciones y opciones rápidas en el Catálogo de cuentas.
  5. Beneficios del nuevo catálogo de cuentas contables.

1. Normas Internacionales de Información Financiera.

A. ¿Qué son las NIIF?

Las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) son un conjunto de normas que se utilizan en todo el mundo para la contabilidad y la presentación de informes financieros. 

B. ¿Qué importancia tiene aplicarlas en la empresa?

La importancia de aplicar las normas, es permitir que la empresa logre mayor transparencia y confiabilidad en la presentación de los estados financieros, facilitando así la toma de decisiones. 

En Alegra los catálogos cumplen con los estándares anteriormente mencionados, lo que facilita el control de las Pymes y en general de todas las empresas. Recuerda que el catálogo de cuentas ayuda a organizar y clasificar adecuadamente las operaciones financieras de la empresa.

2. Observa la estructura del Plan Único de Cuentas PUC.

El Plan Único de Cuentas Contables en Colombia tiene la siguiente estructura:

  • Elemento o Clase: corresponde al primer dígito.
  • Grupo: corresponde a los dos primeros dígitos.
  • Cuenta: corresponde a los cuatro primeros dígitos.
  • Subcuenta: corresponde a los seis primeros dígitos.

Ejemplo

  • Elemento: 1 Activo.
  • Grupo: 14 Inventarios.
  • Cuenta: 1435 Mercancías no fabricadas por la empresa.
  • Subcuenta: 143505 Electrodomésticos.

En el PUC puedes consultar los códigos, una vez tengas claros los códigos puedes editar tus cuentas contables para codificarlas.

Dependiendo de tu actividad o necesidad, puedes requerir más cuentas de las que vienen por defecto, por ejemplo: Deudas a terceros, Préstamos, entre otras; es por ello que Alegra te permite crear subcuentas y agregarles un código personalizado según tu catálogo de cuentas, esto para generar reportes inteligentes según las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF).

3. Agrega los códigos correspondientes a tus cuentas contables.

Para editar tus cuentas contables sigue estos pasos:

1. Dirígete al menú de "Contabilidad" y selecciona la opción "Catálogo de cuentas".

2. Haz clic en los 3 puntos ubicados al lado derecho de la cuenta y selecciona la opción "Editar".

3. Modifica o agrega los datos que necesites. Recuerda que sólo puedes modificar los campos Nombre, Código, Tipo de cuenta, Descripción y Ver saldo de cuenta por terceros.

4. Finalmente haz clic en “Guardar”.

 Observa:

Editar Catalogo-2

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📌 Importarte:
1. Se podrá editar la naturaleza en cuentas de Activos (exceptuando "Efectivo y equivalente") y en Patrimonio, en las demás cuentas no podrá cambiar su naturaleza.
2. De acuerdo a como hayas ordenado el catálogo de cuentas se reflejara en los reporte. Descubre la explicación de los reportes inteligentes

4. Conoce los botones de acciones y opciones rápidas en el Catálogo de cuentas.

Los botones de acción que se ubican del lado derecho de cada cuenta contable te permiten gestionarlas de forma ágil a través de las siguientes acciones:

  • Ver detalles: muestra los movimientos contables asociados a dicha cuenta. Una vez te muestre el detalle puedes seleccionar un período de tiempo y centro de costos para así filtrar la búsqueda, adicional podrás exportar la información a Excel.
  • Agregar subcuenta: te permite crear cuentas o subcuentas (cuentas que están contenidas bajo una principal).
  • Editar: en esta opción puedes agregar o modificar la información que la cuenta tiene asignada.
  • Eliminar cuenta: te permite eliminar una cuenta que no deseas tener en el catálogo de cuentas o reclasificar los movimientos seleccionando la cuenta a la que deseas transferir los movimientos que está posee.

📍 Nota: si se requiere desactivar una cuenta contable se debe modificar el tipo de cuenta a “Cuenta Mayor”, de esta manera se inhabilitara la cuenta para recibir movimientos.

Dentro del catálogo vas a encontrar cuentas reglas, estas cuentas son usadas para realizar registros automáticos en documentos o transacciones. Te recomendamos no editarlas para su correcto funcionamiento.

🔎 Descubre cuáles son y cómo funcionan las cuentas automáticas dentro del catálogo de cuentas.

Adicional a los botones de acción, podrás visualizar algunas opciones rápidas que te permiten hacer algunos procesos de forma ágil. 

Opciones rápidas:

  • Expandir o contraer tabla: esta opción te permite visualizar todas las cuentas que tienes actualmente creadas o visualizarlas de forma resumida.

Expandir o contraer lista de cuentas contables

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  • Selección múltiple: está opción te permite seleccionar una o varias cuentas, una vez seleccionadas  las podrás exportar a Excel. Adicional la opción de eliminar solo se activará al seleccionar las subcuentas que no tengan regla, para las cuentas reglas y cuentas madres este botón permanecerá desactivado.

Opciones Rápidas

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5. Beneficios del nuevo catálogo de cuentas contables.

A continuación te compartimos algunos beneficios del nuevo catálogo de cuentas:

  • Cada cuenta contable posee una clasificación exhaustiva según las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF). 
  • Agregado de cuentas de valoración y de Naturaleza contraria a la Naturaleza de las cuentas contables de Activos y Patrimonio, como por ejemplo: Depreciación de Activos FijosDeterioro de Activos y Capital Social por Cobrar.
  • El nuevo catálogo presenta una estructura de patrimonio actualizada, la cual permite el reconocimiento completo de la constitución de una pyme.

  • Facilita la diferenciación entre el Resultado del Ejercicio y las Ganancias Acumuladas o tambien denominada "Resultado de ejercicios anteriores".

  • Se presentan de forma detallada las ganancias y pérdidas por uso de moneda extranjera en las cuentas contables de Ingresos o Gastos, según corresponda.

  • El nuevo catálogo posee Cuentas de orden ya creadas y tendrás la posibilidad de crear nuevas. Las Cuentas de orden permiten controlar el saldo o el reconocimiento de resultados (Ingresos y Gastos) que no están totalmente causados o devengados, es decir, sirven de forma temporal para controlar transacciones que aún no cumplen con la definición de Activos, Pasivos, Patrimonio, Ingresos o Gastos.

    📍 Nota: las Cuentas de Orden se encuentran inactivas por defecto, si deseas utilizarlas debes editar el tipo de cuenta y seleccionas "Cuenta de movimiento". 

🔎 Conoce cómo clasificar tu Información en diferentes cuentas contables.

🔎 Descubre cómo funcionan las cuentas automáticas “Resultado del ejercicio” y “Ganancias acumuladas” en Alegra.

🔎 Aprende a registrar un ajuste de ganancia o pérdida por diferencia en tipo de cambio en Alegra.

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