Soluciona las notificaciones en tus facturas de venta electrónicas - Colombia

Al momento de realizar una factura electrónica en Alegra Contabilidad el sistema te puede generar las siguientes notificaciones:

1. "El campo fecha de inicio de la resolución debe ser una fecha anterior o igual a la fecha de creación del documento."

2. "La fecha de creación del documento debe ser igual o superior a la fecha de la resolución de facturación."

3. "El campo número de documento debe estar dentro del rango de la numeración electrónica."

Estas notificaciones que se generan al momento de emitir la factura electrónica se causan por el vencimiento, consumo de los rangos o intentar emitir una factura de venta por fuera de las fechas de autorización de la resolución de facturación. 

Encuentra la solución a cada una de las notificaciones👇: 

1. "El campo fecha de inicio de la resolución debe ser una fecha anterior o igual a la fecha de creación del documento."

Esta notificación se genera en el momento de emitir una factura de venta electrónica con una fecha anterior a la fecha de inicio de la vigencia de la resolución de facturación.

Por ejemplo: la empresa Ejemplar autorizó ante la DIAN la resolución de facturación electrónica el día 01/09/2021 con una vigencia de 12 meses. Ese mismo día la empresa Ejemplar intentó emitir una factura con fecha del 31/08/2021 y el sistema le generó la notificación "El campo fecha de inicio de la resolución debe ser una fecha anterior o igual a la fecha de creación del documento.", al validar, la empresa Ejemplar pudo determinar que el inicio de su resolución de facturación es a partir del 01/09/2021 y sus facturas deben emitirse con fechas posteriores a esta.

 Las facturas de venta que emitas desde Alegra deben estar dentro de la vigencia de la resolución de facturación.

Sigue estos pasos para editar la fecha a tu factura de venta:

Al generarse la notificación, Alegra guarda tu factura en estado borrador, por lo cual debes seguir estos pasos para editar la fecha y emitir la factura:

1. Haz clic en el menú "Ingresos" y selecciona la opción "Facturas de venta".

2. Busca la factura en borrador que deseas emitir y haz clic en la acción "Editar".

3. Edita la fecha de la factura, asegurándote que sea una fecha que esta dentro de la vigencia de la resolución de facturación.

4. Haz clic en el botón "Guardar" para conservar los cambios.

5. Haz clic en el botón "Mas acciones" y selecciona la opción "Facturar y emitir" para generar la factura de venta.

Así:Fv en borrador

2. "La fecha de creación del documento debe ser igual o superior a la fecha de la resolución de facturación."

Esta notificación se genera al momento de emitir una factura de venta electrónica con una fecha posterior a la fecha de finalización de la vigencia de la resolución de facturación.

Por ejemplo: la empresa Ejemplar autorizó ante la DIAN la resolución de facturación electrónica el día 01/01/2020 con una vigencia de 12 meses. El día 02/01/2021 la empresa Ejemplar intentó emitir una factura y el sistema le generó la notificación "La fecha de creación del documento debe ser igual o superior a la fecha de la resolución de facturación.", al validar, la empresa Ejemplar pudo determinar que su resolución había vencido el día 01/01/2021 y tuvo que solicitar una nueva ante la DIAN para continuar emitiendo facturas. 

Sigue estos pasos para solicitar una nueva resolución de facturación y configurarla en Alegra:

  1. Puedes solicitar una nueva resolución o habilitar los rangos que te quedaron  pendientes de la resolución anterior:
    1. Habilita los rangos de numeración.
    2. Solicita una nueva resolución.
  2. Asocia los prefijos al proveedor tecnológico

  3. Configura la resolución en Alegra

Una vez finalizados los tres pasos, podrás continuar emitiendo facturas electrónicas con la resolución vigente desde Alegra.

3. "El campo número de documento debe estar dentro del rango de la numeración electrónica."

Esta notificación se genera en el momento de emitir una factura de venta electrónica con un rango por fuera de los autorizados en la resolución de facturación.

Por ejemplo: la empresa Ejemplar autorizó ante la DIAN la resolución de facturación electrónica el día 01/01/2020 con unos rangos del 1 al 100. El día 01/12/2020 la empresa Ejemplar intentó emitir la factura número 101 y el sistema le generó la notificación "El campo número de documento debe estar dentro del rango de la numeración electrónica.", al validar, la empresa Ejemplar pudo determinar que se había consumido todos los rangos de la resolución de facturación y tuvo que solicitar una nueva ante la DIAN para continuar emitiendo sus facturas. 

Sigue estos pasos para solicitar una nueva resolución de facturación y configurarla en Alegra:

  1. Solicita una nueva resolución.

  2. Asocia los prefijos al proveedor tecnológico

  3. Configura la resolución en Alegra

Una vez finalizados los tres pasos, podrás continuar emitiendo facturas electrónicas con la resolución vigente desde Alegra.

1. Solicita o habilita una nueva resolución ante la Dian   

a. Habilita tus rangos de numeración. 

Para conocer el proceso de habilitación de rangos de una resolución en la DIAN, ingresa al siguiente artículo: Habilita los rangos de numeración de tu resolución vencida en la DIAN- Colombia

b. Solicita la autorización de una nueva resolución de facturación.

Sigue estos pasos para solicitar la nueva numeración:

1. Ingresa a la página web de la DIAN en la opción "Usuarios Registrados".

2. Completa el formulario e inicia sesión.

3. Dirígete al menú ubicado en la parte izquierda. Elige la opción "Numeración de facturación" y nuevamente "Numeración de facturación".

4. Haz clic en "Solicitar numeración de facturación", el sistema confirmará tus datos, haz clic en "Aceptar". y luego en "Ingresar".

5. Haz clic en "Autorizar Rangos", elige el tipo de numeración (Facturación electrónica de venta) y escribe un prefijo, haz clic en “Agregar".

6. Genera el borrador para revisar la solicitud y luego haz clic en "Definitivo".

7. Haz clic en "Firmar documento de salida", este paso es indispensable para formalizar la solicitud y generar el documento que contiene la numeración.

Nota: en el siguiente video podrás conocer de forma más detallada el proceso para firmar el documento.

Así: 

2. Asocia prefijos al proveedor tecnológico.

Este paso deberás realizarlo por lo menos 1 hora después de haber solicitado la resolución, ya que es el tiempo promedio que se demora la DIAN para subir tu numeración a la sección "facturando electrónicamente" y puedas asociar los prefijos.

Este proceso debes hacerlo aunque ya tengas asociado los prefijos en tu resolución y hayas asociado el prefijo de la resolución anterior.

1. Ingresa a la página de la DIAN por la opción Facturando Electrónicamente.

2. Selecciona el tipo de usuario e ingresa tus datos de inicio de sesión, revisa tu correo electrónico y haz clic en "Acceder" para ingresar a la plataforma.

3. Haz clic en el botón “Participantes” y selecciona la opción “Asociar prefijos”.

4. En el campo “Proveedor - Software” selecciona Soluciones Alegra S.A.S.

5. En “Prefijo” selecciona la resolución que solicitaste previamente y haz clic en el botón “Agregar”.

6. Haz clic en el botón “Aceptar” para confirmar la acción.

Así: 

3. Configura la resolución en Alegra.

Para configurar la nueva numeración solo debes seguir estos pasos: 

1. Haz clic en el menú "Configuración".

2. Selecciona la opción "Numeraciones" del recuadro "Facturación".

3. Haz clic en el botón "Nueva numeración".

4. Diligencia el formulario con la información correspondiente. 

5. Haz clic en el botón "Guardar".

Así: 

conf_numeracion_fv_col

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