Funciones Contables

Catálogo de cuentas personalizable para generar reportes según las NIIF

Alegra cuenta con un catálogo de Cuentas Contables que clasifica toda la información y los movimientos de la empresa en 7 grandes grupos: Activos, Pasivos, Patrimonio, Ingresos, Costos, Gastos y Cuentas de orden (este último grupo no esta en el país de España). 

* Imagen de referencia país Panamá. 

📢 Podrán acceder al nuevo catálogo aquellos usuarios que hayan creado sus cuentas a partir del:

  • Día 22 de marzo del año 2023 en adelante, para México.
  • Día 18 de mayo del año 2023 en adelante, para los demás países.

👉 Contenido:

  1. NIIF.
    A. ¿Qué son las NIIF?.
    B. ¿Qué importancia tiene aplicarlas en la empresa?.
  2. Crea nuevas cuentas contables.

  3. Editar y agregar los códigos contables a tus cuentas.
  4. Cambiar el orden de mis cuentas contables.
    A. Orden manual.
    B. Orden por código.
  5. Exportar a Excel tu plan de cuentas.
  6. Beneficios del nuevo catálogo de cuentas contables.

1. Normas Internacionales de Información Financiera.

A. ¿Qué son las NIIF?

Las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) son un conjunto de normas que se utilizan en todo el mundo para la contabilidad y la presentación de informes financieros. 

B. ¿Qué importancia tiene aplicarlas en la empresa?

La importancia de aplicar las normas, es permitir que la empresa logre mayor transparencia y confiabilidad en la presentación de los estados financieros, facilitando así la toma de decisiones. 

En Alegra los catálogos cumplen con los estándares anteriormente mencionados, lo que facilita el control de las Pymes y en general de todas las empresas. Recuerda que el catálogo de cuentas ayuda a organizar y clasificar adecuadamente las operaciones financieras de la empresa. A continuación te explicaremos cómo puedes personalizar el catálogo:

2. Crea nuevas cuentas contables.

Sigue estos pasos:

1. Dirígete al menú de "Contabilidad" y selecciona la opción "Catálogo de cuentas".

2. Elige la cuenta bajo la cual vas a crear la nueva subcuenta.

3. Haz clic en los 3 puntos ubicados al lado derecho de la cuenta y selecciona la opción "Agregar subcuenta".

4. Completa la información solicitada. Más adelante te explicaremos el formulario.

5. Finalmente haz clic en “Crear cuenta”.

Observa:

Nueva Cuenta-2 

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Formulario “Nueva cuenta contable”

  • Nombre (Obligatorio): aquí se debe colocar el nombre que recibirá la cuenta contable. 
  • Código: se puede colocar el código alfanumérico, esto con el fin de identificarla de manera única dentro de Alegra. 
  • Tipo de cuenta (Obligatorio): seleccionar la opción correspondiente entre “Cuenta Mayor”, es decir, cuenta contable que solo podrá acumular saldos de las subcuentas que pertenezcan a ella o  “Cuenta de movimiento”, es decir, cuenta contable que puede mover saldos en los diferentes documentos y registros contables.
    📍 Nota: si el tipo de cuenta es “Cuenta Mayor” la cuenta contable correspondiente estará inhabilitada para recibir movimientos.
  • Naturaleza (Obligatorio): seleccionar la opción correspondiente entre “Deudora” o “Acreedora”, el sistema va a traer seleccionada una opción según la cuenta contable en donde se vaya a crear la subcuenta, se podrá editar la naturaleza en cuentas de Activos (exceptuando "Efectivo y equivalente") y en Patrimonio, en las demás cuentas no podrá cambiar su naturaleza.
  • Descripción: se puede agregar información necesaria o importante que deba contener la subcuenta creada.
  • Ver saldo de cuenta por terceros: esta opción agrega (“Activar”) o no (“Desactivar”) la posibilidad de ver los saldos detallados por terceros para esa cuenta contable en el reporte Balance de pruebas por terceros (Balanza de comprobación por terceros, Balance de comprobación por terceros). 

Al crear o editar una cuenta contable se mostrará en el formulario el nombre de la cuenta madre y su naturaleza.

Dependiendo de tu actividad o necesidad, puedes requerir más cuentas de las que vienen por defecto, por ejemplo: Deudas a terceros, Préstamos, entre otras; es por ello que se permite crear subcuentas y agregarles un código personalizado según tu catálogo de cuentas, esto para generar reportes inteligentes según las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF).

3. Edita y agrega los códigos contables a tus cuentas.

Sigue estos pasos:

1. Dirígete al menú de "Contabilidad" y selecciona la opción "Catálogo de cuentas".

2. Haz clic en los 3 puntos ubicados al lado derecho de la cuenta y selecciona la opción "Editar".

3. Modifica o agrega los datos que necesites. Recuerda que sólo puedes modificar los campos Nombre, Código, Tipo de cuenta, Descripción y Ver saldo de cuenta por terceros.

4. Finalmente haz clic en “Guardar”.

Observa:

Editar Catalogo-3
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📍 Nota: podrás seleccionar otra cuenta sin necesidad de salir del recuadro en caso de que hayas selecciona la cuenta incorrecta, para que el sistema conserve los cambios realizados debes guardar uno a uno los cambios de cada cuenta contable.

Dentro del catálogo vas a encontrar cuentas reglas, estas cuentas son usadas para realizar registros automáticos en documentos o transacciones. Te recomendamos no editarlas para su correcto funcionamiento.

Los botones de acción de cada cuenta contable te permiten gestionarlas de forma ágil:

  • Ver detalles: muestra los movimientos contables asociados a dicha cuenta. Una vez te muestre el detalle puedes seleccionar un período de tiempo y centro de costos para así filtrar la búsqueda, adicional podrás exportar la información a Excel.
  • Agregar subcuenta: te permite crear cuentas o subcuentas (cuentas que están contenidas bajo una principal).
  • Editar: en esta opción puedes agregar o modificar la información que la cuenta tiene asignada.
  • Eliminar cuenta: te permite eliminar una cuenta que no deseas tener en el catálogo de cuentas o reclasificar los movimientos seleccionando la cuenta a la que deseas transferir los movimientos que está posee.

4. Cambia el orden de tus cuentas contables

Puedes cambiar de lugar  las cuentas contables que contiene cada grupo del catálogo de cuentas, siempre y cuando este dentro de la misma Cuenta mayor, esto con el fin de darle el orden que prefieras dentro de la misma jerarquía o convertirlas en subcuenta de otra cuenta contable. Puedes ordenar el catálogo de forma manual o por código contable

A. Para ordenar tu plan de cuentas de forma manual sigue estos pasos:


1. Dirígete al menú de "Contabilidad" y selecciona la opción "Catálogo de cuentas".

2. En la parte superior del catálogo, selecciona el botón "Ordenar" y luego en "Orden manual".

3. En la ventana emergente haz clic en “Ordenar”.

4. Una vez cargue el nuevo orden elige la cuenta contable que deseas mover, haz clic sostenido sobre la cuenta contable y arrástrala hasta el lugar que deseas ubicarla. 

Observa: 

Orden Manual

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📌 Debes tener en cuenta que las cuentas solo podrás moverlas dentro de la misma cuenta madre, si deseas mover la cuenta a otra cuenta madre, deberás crear la nueva cuenta contable sobre la cuenta madre que deseas y luego eliminar la cuenta que deseas mover. En caso de que la cuenta que deseas mover o eliminar tenga movimientos realizados con anterioridad podrás reclasificar los movimientos al momento de eliminar la cuenta seleccionando la cuenta contable a la que deseas transferir los movimientos que está posee.

B. Para ordenar tu plan de cuentas por código sigue estos pasos:


1. Dirígete al menú de "Contabilidad" y selecciona la opción "Catálogo de cuentas".

2. En la parte superior del catálogo, selecciona el botón "Ordenar" y luego en "Ordenar por código".

3. En la ventana emergente haz clic en “Ordenar”.

Observa: 

Orden Código -col.

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📢 Ten en cuenta que:
1. Las cuentas contables que no tienen código se ubicarán de últimas en cada cuenta madre.

2. El orden que le des a tu plan de cuentas será el mismo con el que se emitan tus reportes contables. Descubre la explicación de los reportes inteligentes.

5. En Alegra puedes exportar a un archivo de Excel tu catálogo de cuentas

Sigue estos pasos:

1. Dirígete al menú de "Contabilidad" y selecciona la opción "Catálogo de cuentas".

2. Haz clic en el botón "Más acciones" y selecciona la opción "Exportar a Excel", automáticamente se descargara a tu computador un archivo de Excel con tu catálogo de cuentas.

Observa:

Exportar Catálogo-1
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Opciones rápidas:

1. Expandir o contraer tabla: está opción te permite visualizar todas las cuentas que tienes actualmente creadas o visualizarlas de forma resumida.

Expandir

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2. Selección múltiple: está opción te permite seleccionar una o varias cuentas, una vez seleccionadas  las podrás exportar a Excel. Adicional la opción de eliminar solo se activará al seleccionar las subcuentas que no tengan regla, para las cuentas reglas y cuentas madres este botón permanecerá desactivado.

Selección multiple

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6. Beneficios del nuevo catálogo de cuentas contables.

A continuación te compartimos algunos beneficios del nuevo catálogo de cuentas:

  • Cada cuenta contable posee una clasificación exhaustiva según las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF). 
  • Agregado de cuentas de valoración y de Naturaleza contraria a la Naturaleza de las cuentas contables de Activos, Pasivos y Capital Contable, como por ejemplo: Depreciación de Activos Fijos, Deterioro de Activos y Capital Social por Cobrar.

  • El nuevo catálogo presenta una estructura de patrimonio actualizada, la cual permite el reconocimiento completo de la constitución de una pyme.

  • Facilita la diferenciación entre el Resultado del Ejercicio y las Ganancias Acumuladas o tambien denominada "Resultado de ejercicios anteriores".

  • Se presentan de forma detallada las ganancias y pérdidas por uso de moneda extranjera en las cuentas contables de Ingresos o Gastos, según corresponda.

  • El nuevo catálogo posee Cuentas de orden ya creadas y tendrás la posibilidad de crear nuevas. Las Cuentas de orden permiten controlar el saldo o el reconocimiento de resultados (Ingresos y Gastos) que no están totalmente causados o devengados, es decir, sirven de forma temporal para controlar transacciones que aún no cumplen con la definición de Activos, Pasivos, Patrimonio, Ingresos o Gastos.

    📍 Nota: las Cuentas de Orden se encuentran inactivas por defecto, si deseas utilizarlas debes editar el tipo de cuenta y seleccionas "Cuenta de movimiento". 

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