La gestión de ingresos recibidos para terceros es fundamental para la contabilidad de cualquier empresa que opere con contratos de mandato. Un contrato de mandato implica que una persona, ya sea natural o jurídica, delegue la gestión de uno o más negocios a otra persona o empresa, quien se responsabiliza de ellos en nombre y representación de la primera.
Por ejemplo: “La empresa Turismo Ejemplar ofrece planes de alojamiento y vuelos a sus clientes. Cuando un cliente adquiere uno de sus planes, esta recibe el pago y lo registra en la cuenta de ingresos recibidos para terceros, para luego transferirlo a cada proveedor externo, como el hotel y la aerolínea, completando así la transacción en nombre del cliente”.
En Alegra, puedes facturar y contabilizar las operaciones realizadas en contratos de mandato o cualquier operación de ingresos para terceros, asegurando que los ingresos sean contabilizados como pasivos cuando corresponda. Esto facilita el cumplimiento de tus obligaciones contables y fiscales y asegura una correcta gestión financiera.
📢 Importante
- Tu cuenta debe tener habilitada la facturación electrónica para facturar ingresos para terceros. Si necesitas ayuda.
🔎 Conoce los pasos para habilitarte en la DIAN como Facturador Electrónico. - Esta funcionalidad se encuentra disponible en los planes Pro, Plus y Enterprise.
👉 Índice
- Definición de contrato de mandato e ingresos recibidos para terceros.
- Configura tu cuenta para recibir ingresos para terceros.
- Configura la cuenta para ingresos por terceros de tus ítems de venta.
- Crea facturas de venta bajo la modalidad de ingresos para terceros.
- Aclaraciones sobre las notas crédito y débito.
- Haz visibles los datos del mandante en la vista de impresión y PDF de tus documentos.
1. Definición de contrato de mandato e ingresos recibidos para terceros
❇️ Contrato de mandato
Es un acuerdo en el que una persona (el mandante) le pide a otra persona (el mandatario) que haga algo en su nombre, como realizar una compra o manejar un asunto legal. El mandatario actúa siguiendo las instrucciones del mandante y puede recibir una compensación por su trabajo.
❇️ Ingresos recibidos para terceros
Son pagos que una empresa recibe de sus clientes, pero que no son para ella misma, sino para otras empresas o proveedores. La empresa actúa como intermediaria, pasando el dinero a quienes realmente ofrecen los servicios. Estos ingresos no se consideran parte de los ingresos operativos de la empresa, sino que se registran en cuentas de pasivos hasta que son pagados a los terceros correspondientes.
Ejemplos de empresas que reciben ingresos para terceros
🔹 Agencias de viajes y turismo.
🔹 Plataformas de comercio electrónico.
🔹 Inmobiliarias.
🔹 Consultoras.
🔹 Eventos y conciertos.
🔹 Empresas de publicidad y marketing.
🔹 Agencias de empleo.
2. Configura tu cuenta para recibir ingresos para terceros
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Configuración”. En la sección de “Empresa” haz clic en “Empresa”.
2. Ubica la “Configuración de facturas electrónicas” y activa la opción “Mandato / Ingresos para terceros”.
3. Confirma que deseas activar esta funcionalidad y selecciona la cuenta del pasivo en la que se registrarán tus ingresos para terceros.
📍 Nota: también tienes la opción de crear una nueva cuenta contable.
4. Finalmente, haz clic en “Guardar cambios”.
Observa:
🔎 Configura la información de tu negocio en tu cuenta.
3. Configura la cuenta para ingresos por terceros de tus ítems de venta
La cuenta que selecciones se asignará automáticamente en el registro contable cada vez que factures bajo la modalidad de ingresos para terceros.
📍 Nota: solo podrás seleccionar la cuenta contable de ingresos para terceros en ítems no inventariables y servicios. Los ítems inventariables no cuentan con esta propiedad.
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Inventario” y selecciona la opción “Ítems de venta”.
2. Haz clic en el botón “Nuevo ítem de venta” o edita un ítem existente.
3. Selecciona la “Cuenta para ingresos por terceros” en la sección de “Configuración contable”.
4. Finalmente, haz clic en “Guardar” para conservar los cambios.
Observa:
🔎 Crea tus productos de inventario o servicios para facturar en Alegra.
4. Crea facturas de venta bajo la modalidad de ingresos para terceros
Las facturas de mandato se utilizan para registrar los ingresos recibidos para terceros. Este tipo de factura se corresponde con la factura de venta tipo 11, tal como está definida por la DIAN.
Para crearla, sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Ingresos” y selecciona la opción “Facturas de venta”.
2. Haz clic en “Nueva factura” y en el campo “Tipo de operación”, selecciona “Ingresos para tercero”.
3. Completa los datos de la factura. Observa los campos del formulario y su explicación.
4. Cuando selecciones los ítems de venta, indica si el valor pertenece a un mandante o es un ingreso propio. Podrás “Agregar un mandante” diferente en cada línea o dejarlo vacío si corresponde a un ingreso propio.
5. Finalmente, haz clic en “Emitir” para confirmar y enviar la factura electrónica a la DIAN.
Observa:
Después de emitir las facturas, Alegra registrará automáticamente el movimiento en tu contabilidad. Los ingresos para terceros se registrarán como pasivos, reflejando la obligación de transferir estos ingresos a un tercero.
Observa:
🔎 Emite facturas electrónicas en Alegra.
5. Aclaraciones sobre las notas crédito y débito
El procedimiento para emitir notas crédito y débito es el mismo que en las facturas de venta estándar. Consulta los artículos donde te explicamos cómo crearlas:
- Crea notas crédito electrónicas en Alegra.
- Emite notas débito a facturas de venta electrónicas en Alegra.
✍️ Puntos a tener en cuenta
- No podrás aplicar notas crédito o débito de mandato a facturas que no hayan sido creadas bajo la modalidad de ingresos para terceros.
- En las notas crédito no podrás agregar mandantes diferentes a los ya incluidos en su respectiva factura de venta, en el caso de las notas débito, sí tienes la posibilidad de agregar mandantes diferentes a los ya incluidos en su respectiva factura de venta.
- Si en el transcurso de tus operaciones, en la configuración de empresa optas por desactivar los “Ingresos para terceros”, no será posible crear nuevas facturas, notas crédito o débito, por lo tanto, tendrás que activar de nuevo la propiedad para continuar con el proceso normal de emisión de los documentos.
6. Haz visibles los datos del mandante en la vista de impresión y PDF de tus documentos
Puedes elegir si deseas incluir o no los datos del mandante en la vista de impresión y PDF de tus facturas, notas crédito y débito.
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Configuración”. En la sección de “Plantillas de impresión” haz clic en “Plantillas”.
2. Haz clic en el ícono de “Factura” y activa la casilla “Ingresos para terceros”.
3. Haz clic en “Guardar” para conservar los cambios.
Observa:
📍 Nota: si en el transcurso de tus operaciones, en la configuración de plantillas optas por desactivar la casilla “Ingresos para terceros”, a partir de ese momento la vista de impresión y PDF de tus documentos se verán sin mandantes, sin embargo, los que en su momento se crearon con la casilla activa, conservarán la vista de los mandantes.
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