Los contactos son los beneficiarios o terceros a los que se asocian las transacciones realizadas en Alegra, tales como: órdenes de compra, facturas de venta, ingresos, egresos, entre otros.
Por ejemplo: "La empresa Ejemplar desea registrar sus facturas de proveedores en el sistema para llevar un control de lo que le debe a cada proveedor, para esto puede crear un contacto con la información del proveedor de manera muy sencilla y así poder asociar las facturas correspondientes".
Al crear tus clientes y proveedores en tu cuenta de Alegra vas a poder identificar fácilmente los documentos que tienen asociados, los saldos por cobrar, pagar, entre otros.
En este artículo vas a aprender cómo crear tus contactos uno a uno en el sistema y también cómo crearlos e importarlos de forma masiva.
Contenido:
- Creá tus contactos uno a uno.
- Creá contactos desde los formularios de creación de tus documentos.
- Creá e importá tus contactos de forma masiva.
1. Creá tus contactos uno a uno
Seguí estos pasos:
2. Seleccioná la opción "Todos".
3. Hacé clic en el botón "Nuevo contacto". Luego, decidí si deseás crear un nuevo "Cliente" o "Proveedor".
*Recordá que podés configurar un contacto para que sea Cliente y Proveedor al mismo tiempo si así lo deseás.
4. Completá el formulario con la información solicitada. Podés ver su explicación más adelante.
5. Hacé clic en "Crear contacto" para crear tu nuevo contacto.
Observá:
Formulario "Nuevo Contacto"
A continuación te explicamos los campos más importantes de este formulario:
Datos Generales
-
Tipo de identificación: se refiere al tipo de documento legal válido y vigente de tu cliente o proveedor. Entre las opciones se encuentran: DNI, CUIT, Pasaporte, entre otros.
-
Identificación: se refiere al número de identificación correspondiente.
-
Nombre: nombre de la persona natural o jurídica.
-
Condición de IVA: podés desplegar la lista y seleccionar la condición que corresponda.
-
Localidad / Provincia: indicá la localidad y la provincia de tu cliente o proveedor.
-
Domicilio: ingresá la dirección del nuevo contacto, es decir, calle y numeración.
-
Código postal: indicá el código postal de tu cliente o proveedor según su localidad.
Información de contacto
- Correo electrónico: escribí el correo electrónico del nuevo contacto.
- Celular: hace referencia al número celular.
- Teléfono 1 y 2: podés colocar varios números telefónicos pertenecientes al contacto.
Personas asociadas: podés vincular los datos de personas relacionadas a este contacto y activar notificaciones de vencimiento para tus clientes.
Información comercial
- Plazo de pago: seleccioná el tiempo de vencimiento por defecto que tendrán las facturas realizadas para este contacto (en caso de ser cliente).
- Vendedor: podés asociar un vendedor por defecto a este contacto (en caso de ser cliente).
- Lista de precios: podés asociar una lista de precios a este contacto. Al momento de crearle facturas de venta, notas crédito, cotizaciones y facturas recurrentes, el sistema traerá por defecto la información del precio de la lista a la que esté asociado.
Configuración para Contabilidad
- Cuenta por cobrar: elegí la cuenta contable que recibirá los movimientos de valores pendientes de pago (Cuentas por cobrar a clientes).
- Cuenta por pagar: elegí la cuenta contable que recibirá los movimientos de valores pendientes de pago (Cuentas por pagar a proveedores).
Incluir estado de cuenta: si activás esta opción, tu cliente recibirá su estado de cuenta en cada factura que se le envíe por correo.
Importante: si seleccionaste el tipo de identificación CUIT, el sistema te otorga la posibilidad de consultar la identificación correspondiente a través de AFIP, solo tenés que hacer clic en la opción "Buscar en AFIP".
2. Creá contactos desde los formularios de creación de tus documentos
Podés crear un nuevo contacto desde el formulario de creación de tus documentos, tales como: facturas de venta, facturas de proveedores, entre otros.
Seguí estos pasos:
1. Hacé clic en el menú "Ingresos" y seleccioná la opción "Facturas de venta".
2. Hacé clic en el botón "Nueva factura".
3. En el campo "Contacto", hacé clic en la opción "Nuevo contacto" y decidí si deseás que tu contacto sea solo "Cliente", "Proveedor" o ambos.
4. Completá el formulario básico con la información solicitada. De forma opcional, podés seleccionar el botón "Ir a formulario avanzado" para agregar información adicional.
5. Hacé clic en "Guardar" para crear tu nuevo contacto.
Observá:
3. Creá e importá tus contactos de forma masiva
En Alegra podés crear todos tus contactos a través de un archivo de Excel, así vas a ahorrar tiempo y no vas a tener que crearlos uno a uno.
Descargá y completá la plantilla con la información de tus contactos.
Te recomendamos completar todos los datos requeridos y opcionales, en especial la identificación, domicilio y correo electrónico para el envío de documentos.
Importá tu lista de contactos de forma masiva
Seguí estos pasos:
1. Hacé clic en el menú "Contactos".
2. Seleccioná la opción "Todos", "Clientes" o "Proveedores" según sea el caso.
3. Hacé clic en el botón "Más acciones" y seleccioná la opción "Importar desde Excel".
4. Hacé clic en "Seleccionar Archivo" para abrir el buscador.
5. Seleccioná el documento de Excel que contiene tus contactos y hacé clic en "Importar".
6. Identificá cada columna con el nombre correspondiente.
7. Hacé clic en "Importar" para finalizar el proceso.
Observá:
Importante:
- Debés guardar la plantilla como libro de Excel.
- La primera fila del listado no se tiene en cuenta en la importación, esta corresponde a los títulos de cada columna.
- Podés importar hasta 100 contactos por cada archivo.
- Debés crear un archivo de Excel para cada grupo de contactos: uno para tus clientes, uno para tus proveedores y uno para cada lista de precios previamente creada en el sistema. Si lo hacés con un único archivo, tus contactos serán creados de manera general.
- Podés decidir no importar una columna, para hacer esto, seleccionás "No Importar" en el título y estos datos serán ignorados.
- Recordá asociar a tus contactos importados la lista de precios correspondiente, esta se asociará a todos los contactos creados en el mismo archivo.
- Identificá tus contactos como Clientes o Proveedores.
- Realizá el proceso de importación solo una vez, si lo hacés dos veces tus contactos quedarán duplicados y vas a tener que eliminar los repetidos uno a uno.
- Revisá que el contenido de cada columna tenga el formato correspondiente. Ejemplo: que el teléfono sea un número y no texto.
Si al momento de previsualizar la información encontrás que hay un error en alguno de los contactos, podés solucionarlo cancelando el proceso y volviendo a realizar la importación.
Si deseás conocer más información sobre la creación de contactos, te recomendamos leer los siguientes artículos:
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