Mediante los contactos en Alegra, podés crear y gestionar la información de tus clientes y proveedores. Estos permiten almacenar el nombre, dirección, número de identificación fiscal y otros datos importantes. Lo cual no solo agiliza la creación de tus documentos, como facturas o presupuestos, sino que también garantiza que tus registros permanezcan organizados y sean detallados, facilitando de esta manera el seguimiento y análisis de tus relaciones comerciales.
Por ejemplo: “Para llevar el control de las compras y saber lo que se debe a cada proveedor, la empresa Ejemplar debe crear el contacto de cada uno y asociarlo a las facturas correspondientes”.
👉 Índice
- Creá tus contactos uno a uno.
- Creá contactos desde los formularios de creación de tus documentos.
- Gestioná y administrá tus contactos.
- Importá tus contactos de forma masiva.
1. Creá tus contactos uno a uno
Seguí estos pasos:
1. Andá al menú de “Contactos”, en la opción “Mis contactos” hacé clic en el botón “+” para agregar el nuevo contacto.
2. Completá la información del contacto. Mirá los campos del formulario y su explicación.
3. Finalizá haciendo clic en “Crear contacto”.
📍 Nota: también podés “Ir a formulario avanzado” para agregar información adicional a la del formulario básico.
Mirá:
✍️ Formulario “Nuevo Contacto”
Datos Generales:
- Tipo de contacto: indicá si es “Cliente”, “Proveedor”, o ambos.
- Tipo de identificación: seleccioná el tipo de identificación con el que registrarás a tu contacto. Entre las opciones encontrás: DNI, CUIT, Pasaporte, entre otros.
- Identificación: ingresá el número de identificación del contacto.
📍 Nota: cuando ingresés el número de identificación, la función de "Autocompletar" te facilitará el proceso de registro de algunos datos del contacto.
- Nombre: ingresá el nombre completo del contacto.
- Condición de IVA: seleccioná de la lista la condición que corresponda.
- Dirección (Localidad / Provincia, Domicilio, Código postal): indicá el domicilio del contacto.
Información de contacto: ingresá el correo electrónico, número de celular, hasta dos números telefónicos y las personas asociadas al contacto.
🔎 Todo acerca de contactos asociados al cliente en Alegra.
Información comercial (para clientes):
- Límite de crédito: definí el monto máximo que le vas a otorgar en ventas a crédito a tu nuevo cliente.
- Plazo de pago: definí cuánto tiempo tendrá tu cliente para pagar sus compras a crédito.
- Lista de precios: el sistema asociará el precio de acuerdo con la lista a la que esté vinculado el cliente.
🔎 Crea listas de precios en Alegra. - Vendedor: seleccioná el vendedor que desees asociar al cliente.
🔎 Crea y administra tus vendedores en Alegra.
Configuración para contabilidad: elegí las cuentas por cobrar y por pagar para registrar las transacciones en tu contabilidad.
Comentarios: ingresá observaciones o notas importantes sobre tu contacto.
Incluir estado de cuenta: en cada factura enviada por correo, tu cliente recibirá su estado de cuenta.
3. Gestioná y administrá tus contactos
Podés explorar “Todos” tus contactos o filtrarlos por “Clientes” y “Proveedores”. Esta organización te permite consultar el nombre, la identificación, el número de teléfono y tipo de contacto. También contarás con diversas acciones específicas para gestionarlos.
Mirá:
📝 Acciones
- Más acciones: importá o exportá tus contactos en un archivo de Excel, así como las personas asociadas.
- Nuevo contacto: para crear un nuevo contacto.
- Filtrar: para realizar una búsqueda específica de tus contactos de acuerdo con su:
- Estado: activos o inactivos.
- Tipo: cliente o proveedor.
- Teléfono: número telefónico.
- Editar: para modificar o ajustar la información del contacto.
- Otras opciones:
- Ver detalle: consultá los datos y el resumen de tu contacto.
- Desactivar: al desactivarlo, no podrás asociarlo en ningún documento.
- Eliminar: es posible eliminar un contacto aunque tenga documentos asociados, excepto en los casos en los que tenga facturas de ventas frecuentes o pagos recurrentes vinculados. En esos casos, el sistema te mostrará una notificación, y no se podrá eliminar.
📍 Nota: los contactos eliminados que tienen documentos asociados podrás recuperarlos desde la “Papelera”. Observá:
4. Importá tus contactos de forma masiva
En Alegra podés crear todos tus contactos a través de un archivo de Excel, así ahorrarás tiempo y no tendrás que crearlos uno a uno.
Seguí estos pasos:
1. Andá al menú de “Contactos”, seleccioná la opción “Gestión de contactos” y hacé clic en “Importar contactos”.
📍 Nota: también podés importar tus contactos desde el menú de “Mis contactos”. Hacé clic en “Más acciones” y seleccioná “Importar desde Excel”.
2. Descargá y completá la plantilla con la información de tus contactos.
3. Luego, subí la plantilla y hacé clic en “Continuar”.
4. Seleccioná el tipo de contacto (“Clientes” o “Proveedores”) y verificá el atributo sugerido para cada columna.
📍 Nota: de manera opcional podés asociar una lista de precios que se asignará a todos los contactos del archivo.
5. Hacé clic en “Importar”. Se mostrará un resumen de la actualización.
Mirá:
📢 Importante
- Guardá la plantilla como libro de Excel.
- La primera fila del listado no se tiene en cuenta en la importación, esta corresponde a los títulos de cada columna.
- Podés importar hasta 1000 contactos por cada archivo.
- Cargá una plantilla para cada grupo de contacto: una para tus clientes, una para tus proveedores y una para cada lista de precios que manejes. Si lo hacés desde una única plantilla, tus contactos serán originados de manera general.
🔎 Aprendé a crear listas de precios. - Podés decidir no importar una columna, para hacer esto, seleccioná “No Importar” en el encabezado y estos datos serán ignorados.
- Realizá el proceso de importación solo una vez. Si lo hacés dos veces, tus contactos quedarán duplicados y tendrás que eliminar los repetidos uno a uno.
- Revisá que el contenido de cada columna tenga el formato correspondiente.
Ejemplo: que el teléfono sea un número y no texto. - Si al momento de previsualizar la información encontrás que hay un error en alguno de los contactos, podés solucionarlo cancelando el proceso y volviendo a realizar la importación.
🔎 Contenido relacionado
- Solicitá a tus contactos la actualización masiva de sus datos.
- Gestioná tus Contactos en el Sistema Punto de Venta POS.
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