Una Factura Electrónica es el comprobante que se envía por medios informáticos tanto al Ministerio de Hacienda, como al correo electrónico del cliente. Este documento está compuesto por dos versiones, una imagen (PDF) que el cliente verá como una factura y una versión XML que es la que revisa el sistema del Ministerio de Hacienda.
Por ejemplo: "La empresa Ejemplar vende artículos deportivos y cada vez que realiza una venta debe emitir a sus clientes una factura electrónica que respalde la transacción donde se define la información del vendedor y del cliente, además se describen los productos vendidos, el valor y las condiciones de pago".
Alegra Contabilidad cuenta con la funcionalidad de Facturación Electrónica para emitir Facturas y Notas Crédito con todos los requisitos de la DGT (Dirección General de Tributación) llevando el control de tus ventas.
Para empezar a emitir documentos electrónicos debes:
1. Configura la información de tu empresa y la llave criptográfica de producción
2. Configurar las numeraciones de documentos
3. Emite tus documentos electrónicos
1. Configura la información de tu empresa y la llave criptográfica de producción
Para configurar la información de tu empresa y la llave criptográfica de producción sigue estos pasos:
1. Haz clic en la opción "Configuración" ubicada en el menú principal.
2. En el recuadro "Empresa" haz clic sobre la opción "Empresa".
3. Completa los campos del formulario, puedes ver su explicación más adelante.
4. En la opción "Activar facturación electrónica" haz clic sobre el botón "Activar".
5. En en campo "Llave de producción" haz clic en la opción "Seleccionar" y elige de tu equipo el archivo correspondiente a tu llave de producción, lo identificas por su extensión ".p12". Conoce como generar la llave y contraseña.
6. En el campo "Contraseña de llave" ingresa la contraseña de tu llave de producción.
7. En el campo "Identificación" indica tu usuario para generar comprobantes electrónicos que generaste dentro de la plataforma ATV.
8. En el campo "Contraseña de identificación" indica la contraseña para generar comprobantes electrónicos.
9. Haz clic en el botón "Guardar" para conservar los cambios.
Observa:
Completa el formulario de Empresa
- Nombre: es la denominación con la cual se conoce legalmente la empresa. Se trata de un nombre oficial que aparece en la documentación, por ejemplo: Empresa Ejemplar S.A.
- Tipo de identificación: elige el tipo de identificación de tu empresa, puede ser: Cédula Física, Cédula Jurídica, DIMEX, NITE o Pasaporte extranjero.
- Identificación: ingresa el número de identificación del negocio.
- Ubicación: completa cada campo con el dato correspondiente a tu domicilio: Provincia, Cantón, Distrito, Barrio y otras señas.
- Teléfono: teléfono de tu empresa.
- Sitio Web: si tienes un sitio web, puedes ingresarlo de forma opcional.
- Correo electrónico: ingresa el correo electrónico de la empresa, en este correo recibirás las respuestas de tus clientes.
- Régimen: elige el Régimen al que pertenece tu negocio.
- Actividad económica: selecciona tu actividad económica relacionada a los productos o servicios que vendes.
- Moneda: elige la moneda principal que usarás en tu cuenta, Alegra cuenta con la funcionalidad de multimoneda. Ver más.
- Precisión decimal: elige la precisión decimal con la que vas a trabajar, para para facturación electrónica puedes usar la cantidad de decimales que desees. Ver más.
- Separador decimal para exportables. Ver más.
- Logo: agrega una imagen con el logo de tu empresa para verlo en la aplicación y en todos tus documentos. Ver más.
- Activar facturación electrónica: activa esta opción para emitir documentos electrónicos ante la DGT.
Importante: debes configurar tus datos de usuario con los que accedes al ATV, tu llave criptográfica y la contraseña, para poder emitir tus documentos en Costa Rica. Haz clic aquí para conocer el proceso.
Nota: en caso de que al registrar tu llave criptográfica en el sistema te surja algún error, deberás acceder al portal de Hacienda con tus datos y revocar la llave criptográfica existente y generar una nueva, con los datos adquiridos la intentaras asociar nuevamente a tu perfil de facturación electrónica en Alegra.
2. Configura la numeración para tus documentos electrónicos
Alegra Contabilidad trae configurada por defecto la numeración electrónica para facturar en el punto de venta principal, solo debes editarla para indicar el número a partir del cual vas a crear tu próxima factura, siguiendo estos pasos:
1. Haz clic en el menú "Configuración".
2. Selecciona la opción "Numeraciones" del recuadro "Facturación".
3. Elige la numeración que deseas configurar "Principal Electrónica", "Factura de compra electrónica" o "Nota crédito" y haz clic en el ícono de la acción "Editar".
4. En el campo "Número inicial" puedes indicar el número a partir del cual se creará el próximo documento.
Si deseas puedes modificar otros campos de este formulario.
5. Haz clic en el botón "Guardar" para conservar los cambios.
Observa:
Es importante que sepas que la numeración de consecutivo para tus comprobantes electrónicos se compone de 20 dígitos, de esta manera:
En Alegra solo debes agregar tu número de comprobante, en el ejemplo sería "6047" (sin ceros) y el sistema de forma interna completa los 20 dígitos restantes según el tipo de comprobante.
3. Emite tus documentos electrónicos
Sigue estos pasos:
1. Haz clic en la opción "Ingresos" ubicada en el menú principal.
2. Selecciona la opción "Facturas de venta".
3. Haz clic en el botón "Nueva factura de venta".
4. Completa los campos del formulario.
5. Haz clic en "Emitir" para generar el documento electrónico.
Formulario de Nueva Factura
- Numeración: selecciona entre diferentes numeraciones la que deseas usar en la factura actual.
- No.: es el consecutivo para tus facturas de venta que puede ser manual o automático.
- Contacto: es a quien va dirigida la factura. Aprende a crear tus clientes consultando este artículo.
- Fecha: es la fecha en que se crea la factura de venta. También puedes crear facturas sin emitir con fecha anterior o posterior a la actual.
- Condición: elige las condiciones de venta de la factura actual: al contado, crédito, entre otros.
- Plazo de pago: elige el plazo de vencimiento de la factura: de contado, 8 días, 15 días, 30 días y 60 días; puedes crear nuevos tiempos de vencimiento en el menú Configuración>Términos de pago. Ver más.
- Vencimiento: De acuerdo al plazo elegido, verás la fecha de vencimiento contada a partir del día en que se crea la factura. Si eliges "vencimiento manual" debes seleccionar la fecha de vencimiento que desees.
- Método de pago: elige el método de pago de la venta: efectivo, cheque, transferencia, entre otros.
- Moneda: si tienes activada la opción "multimoneda" podrás elegir la moneda en que se realiza la operación. Ver más.
- Condición: elige de la lista la condición correspondiente.
- Actividad económica: elige la actividad económica según tus operaciones.
- Tipo de factura: selecciona si deseas emitir una factura de venta o una factura de exportación.
- Más opciones:
-Observaciones: agrega notas internas que no son visibles en la impresión del documento.
-Vendedor: asocia el vendedor a la factura de venta. Ver más.
-Lista de precios: define precios especiales para tus clientes. Ver más.
Emite notas crédito electrónicas
Sigue estos pasos:
1. Haz clic en el menú "Ingresos"
2. Selecciona la opción "Notas crédito"
3. Haz clic en el botón "Nueva nota crédito"
4. Completa los campos del formulario. Puedes ver su explicación más adelante.
5. Haz clic en el botón "Guardar y emitir" para generar el documento electrónico.
Formulario de nota crédito
- Cliente: es la persona a quien le vas a generar la nota crédito.
- Razón: indica el motivo por el cual realizas la nota crédito.
- Notas: notas adicionales que serán visibles en la impresión del documento.
- Tipo de nota crédito: despliega la lista y elige el tipo de nota crédito correspondiente.
- Fecha: fecha de emisión de la nota crédito.
- Condición: despliega la lista y elige la condición de pago correspondiente.
- Método de pago: elige la forma en que el cliente pagará la factura relacionada en la nota de crédito.
- Moneda: elige la moneda en la que deseas realizar la operación.
- Bodega: selecciona la bodega en la que entrara el producto en caso de que la nota de crédito se haga por la devolución de un producto. Ver más.
- Actividad económica: selecciona tu actividad económica relaciona a lo que estás vendiendo.
- Ítem: selecciona los productos que retornarán al inventario.
- Pestaña "Hay devolución de dinero": indica la devolución de dinero que aplica.
- Crédito a venta: selecciona la factura asociada para aplicar el crédito y en el campo monto indica el valor a favor del cliente.
Emite facturas electrónicas de compra
Sigue estos pasos:
1. Haz clic en el menú "Gastos".
2. Selecciona la opción "Facturas de compra".
3. Haz clic en el botón "Nueva factura de compra".
4. Activa la casilla "Emitir factura electrónica de compra".
5. Completa los datos del formulario. Más adelante puedes ver su explicación.
6. Haz clic en el botón "Emitir".
Observa:
Formulario de factura de compra
- Contacto: elige entre tus contactos el nombre del proveedor que emite la factura.
- Moneda: elige la moneda con la que quieres registrar la factura de compra. Ver más.
- Actividad económica: indica la actividad económica de tu proveedor.
- Número: ingresa el número del comprobante o factura física.
- Fecha de compra: ingresa la fecha del comprobante o factura física.
- Fecha de emisión: ingresa la fecha en la que emites la factura de compra electrónica.
- Condición: elige la forma en que será pagada la factura.
- Método de pago: despliega la lista y elige el método correspondiente.
- Fecha de vencimiento: se refiere a la fecha tope para pagar la factura. Ver más.
- Bodega: elige en qué almacén deseas registrar el producto comprado. Ver más.
- Cuenta contable/Ítem: si es compra de inventario selecciona el ítem que estas comprando para comercializar. Si la compra es por otro motivo selecciona la cuenta contable correspondiente como papelería, servicios públicos, entre otros. Puedes agregar cuantos ítems o cuentas desees solo debes hacer clic en "agregar línea".
- Precio: costo del producto o servicio comprado.
- Impuesto: se refiere al impuesto asociado en la factura, en este caso debe ser "IVA Exento" ya que el régimen simplificado no emite documentos con IVA.
- Cantidad: selecciona la cantidad de productos que estás comprando.
- Observación: agrega forma opcional información adicional.
- Desc %: si tu proveedor te otorgó algún descuento puedes utilizar este campo para registrarlo.
Alegra Contabilidad cuenta con un buzón electrónico en el que puedes recibir tus facturas y notas de crédito. Además realizar el proceso de aceptación o rechazo ante el Ministerio de Hacienda. Ver más.
Configura la numeración de tus documentos electrónicos - Costa Rica
Consulta tu buzón de correo de Alegra - Costa Rica
Factura electrónica para régimen de tributación simplificado - Costa Rica
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