Gestiona las obligaciones fiscales de tus clientes
En Alegra Contabilidad cuentas con la funcionalidad de Calendario Tributario, la cual te permite visualizar y gestionar las obligaciones fiscales que aplican para las empresas de tus clientes.
Podrás configurar nuevos clientes para programar los calendarios con sus obligaciones y activar recordatorios para que se te notifique a tu correo electrónico cuando una obligación esté por vencer. Esto te permitirá ganar tranquilidad a la hora de administrar la contabilidad de todos tus clientes.
👉 Índice:
- Observa el menú de Calendario Tributario.
- Configura las Empresas de tus clientes:
- Marca como finalizadas las obligaciones pagadas.
- Visualiza las obligaciones pendientes.
1. Observa el menú de Calendario Tributario 2024
Podrás visualizar un calendario semanal donde aparecerán las obligaciones fiscales de todos los clientes que hayas configurado. Cada obligación aparecerá en la fecha correspondiente y con el nombre de la empresa a la que pertenece.
📌Nota: el sistema solo configurará las obligaciones del año corriente.
Sigue estos pasos:
1. Ingresa a tu cuenta de "Alegra Contabilidad" y selecciona el "Espacio contador".
2. Una vez dentro, haz clic en el menú "Calendario".
3. ✔️¡Listo! Ahora podrás visualizar y gestionar las obligaciones de todos tus clientes.
Observa:
💡 También puedes pausar o retroceder el video.
2. Configura las Empresas de tus clientes
Observa el calendario (mensual) de cada una de las empresas que ya tengas registradas en el sistema o crea nuevas y programa sus calendarios con las obligaciones correspondientes. También descubre cuándo una obligación está por vencer a través de la activación de notificaciones por correo electrónico. 👇
-
Crea una Nueva Empresa
En el menú "Calendario" puedes registrar nuevas empresas con sus características, tales como: NIT, tipo de persona, si es o no Gran Contribuyente, entre otras.
Sigue estos pasos:
1. Haz clic en el menú "Calendario" y selecciona el botón "Nueva empresa".
2. Completa los campos del formulario. Puedes ver su explicación más adelante.
3. Haz clic en "Guardar" para crear la nueva empresa.
Observa:
💡 También puedes pausar o retroceder el video.
Formulario de "Nueva Empresa"
A continuación te explicamos los campos más importantes del formulario:
- Nombre de la empresa: se refiere al nombre con el cual se identifica la empresa de tu cliente.
- NIT: es el Número de Identificación Tributaria, el cual es asignado por la DIAN cuando la empresa se inscribe en el RUT.
- Ciudad: ciudad en la cual se encuentra registrada la empresa.
- Tipo de persona: selecciona si la nueva empresa pertenece al tipo de persona jurídica o natural.
- Gran contribuyente: activa esta opción únicamente si la empresa se califica como gran contribuyente.
-
Programa el calendario con las obligaciones fiscales de tu cliente
Una vez creada la nueva empresa de tu cliente, puedes verificar si la información que ingresaste al momento de su creación es correcta antes de programar su calendario con las obligaciones fiscales.
📌Nota: tendrás la posibilidad de modificar los "Datos Generales" (NIT, tipo de persona, si es o no Gran contribuyente) solo una vez antes de programar el calendario. Luego, no podrás modificar estos datos ni eliminar la empresa ya creada. No obstante, si podrás modificar las "Obligaciones fiscales" siempre que lo necesites.
Sigue estos pasos:
1. Haz clic en el menú "Calendario" y selecciona el botón "Configurar".
2. Ubica la empresa para la cual deseas configurar el calendario y haz clic en el ícono del lápiz para "Configurar el calendario".
3. Una vez allí, revisa que los datos generales de la empresa estén correctos, de no ser así puedes modificarlos.
4. Selecciona las "Obligaciones fiscales" que aplican para la empresa de tu cliente. Luego, haz clic en el botón "Programar calendario".
5. Para finalizar, revisa que los datos sean correctos y haz clic en la casilla que dice "Acepto que la información suministrada es correcta y verdadera" para continuar. Luego, haz clic en el botón "Continuar".
📣Recuerda que una vez que programes el calendario no podrás volver a modificar los datos generales de la empresa.
Observa:
💡 También puedes pausar o retroceder el video.
📌Nota: a partir del último número del NIT de tu cliente, el sistema se encargará de definir de forma automática las fechas en las que se vencen cada una de las obligaciones configuradas anteriormente.
-
Crea recordatorios para que se te notifique cuando una obligación está por vencer
En la sección "Configurar" también encontrarás un apartado llamado "Notificaciones", en el cual podrás programar recordatorios para que se te notifique por correo sobre el vencimiento de las obligaciones fiscales de tus clientes.
Además, podrás configurar la dirección de correo electrónico en donde deseas recibir las notificaciones. Para conservar los cambios solo debes hacer clic sobre el botón "Guardar notificaciones".
📌Nota: los recordatorios pueden programarse para que se envíen entre 1 a 30 días antes del vencimiento de la obligación.
Observa:
💡 También puedes pausar o retroceder el video.
3. Marca como finalizadas las obligaciones pagadas
Desde el menú "Calendario" podrás marcar como finalizadas aquellas obligaciones que hayan sido pagadas con éxito. Solo debes hacer clic en el ícono "Marcar como completo" ubicado en el extremo superior derecho de la obligación.
📌Nota: esta opción la puedes marcar y desmarcar siempre que lo desees.
Observa:
💡 También puedes pausar o retroceder el video.
4. Visualiza las obligaciones pendientes
La sección de "Obligaciones pendientes" sirve para visualizar todas aquellas obligaciones que no han sido completadas, es decir, que no fueron declaradas o abonadas en la fecha correspondiente.
📌Nota: estas obligaciones se pueden filtrar por una empresa en específico o por antigüedad, es decir, si deseas observar las más antiguas o las más recientes primero. También podrás finalizarlas en el caso de que ya hayan sido pagadas o declaradas con éxito.
Observa:
💡 También puedes pausar o retroceder el video.
🔎Descubre cómo administrar la contabilidad de todos tus clientes en un solo lugar con Alegra Contabilidad.
¿Aún no tienes cuenta en Alegra Contabilidad?
Conoce las soluciones del ecosistema Alegra: Alegra Contabilidad, Alegra POS, Alegra Tienda, Alegra Nómina (solo para Colombia).
Aprende con nosotros y certifícate de forma gratuita en Alegra Academy.
¡Únete a nuestro foro de Alegra Community! Allí podrás compartir experiencias y aclarar tus dudas sobre facturación electrónica, contabilidad, normatividad y mucho más.
Descubre las funcionalidades más pedidas y entérate de todas nuestras actualizaciones en el blog de novedades.
Si tienes inquietudes sobre este u otros procesos, nuestro equipo de soporte está listo para ayudarte las 24 horas, cualquier día de la semana, y sin costos adicionales.
