Establecer correctamente los saldos iniciales es el primer paso para tener su contabilidad al día en Alegra. Estos saldos representan la situación financiera de su empresa al inicio de un período contable, y son fundamentales para llevar un registro preciso y generar reportes útiles desde el comienzo.
En Alegra puede ingresar sus saldos iniciales de dos maneras:
- Manual, desde la plataforma, ideal si tiene pocos registros o desea un control detallado.
- Importando desde Excel, útil si ya tiene la información consolidada y desea ahorrar tiempo.
👉 Si prefiere hacer la importación masiva, consulte esta guía: Importe los saldos iniciales de sus cuentas contables.
En este artículo le mostraremos cómo ingresar los saldos manualmente.
👉 Índice
- Ingrese los saldos iniciales de sus cuentas.
1.1. Ingrese los saldos iniciales de sus cuentas por cobrar y por pagar.
1.2. Ingrese los saldos iniciales de inventario y bancos. - Consideraciones.
- Gestione sus saldos iniciales.
1. Ingrese los saldos iniciales en su cuenta
Siga estos pasos:
1. Vaya al menú de Contabilidad. Seleccione Catálogo de cuentas y luego Saldos iniciales.
2. Elija la fecha y numeración para el registro.
3. Ingrese los saldos de las cuentas del estado de situación financiera y de resultados y, cuando sea necesario, asigne el respectivo contacto.
📍 Nota: los saldos iniciales de las cuentas de inventario y de bancos requieren un tratamiento especial, el cual se explicará en el punto 1.2.
4. Cuando se cumpla la ecuación patrimonial, es decir, que la suma de los activos sea igual a la suma de los pasivos más el patrimonio, haga clic en Guardar.
📍 Nota: puede seleccionar Posponer para guardar los cambios y completar el proceso en otro momento.
Observe:
📌 Nota: al posponer la creación de sus saldos iniciales, podrá retomar el proceso desde la sección del Catálogo de cuentas.
Observe:
1.1. Ingrese los saldos iniciales de sus cuentas por cobrar y por pagar
Puede registrar nuevos documentos para las cuentas por cobrar y por pagar a las que haya asignado usos o comportamientos automáticos. En la línea de registro, se expandirá una subsección denominada Referencia, en donde podrá ingresar el número de documento, así como las fechas de creación y de vencimiento.
Los documentos que registre harán parte de los reportes de cuentas por cobrar y por pagar, lo que le permitirá asociarles pagos a futuro.
Agregue tantos registros como sean necesarios haciendo clic en Duplicar la fila.
Observe:
🔍 Cree nuevos documentos desde sus asientos contables en Alegra.
1.2. Ingrese los saldos iniciales de inventario y bancos
🔹 Ingrese los saldos iniciales de inventario
Para ingresar los saldos iniciales de inventario, debe crear en el sistema sus ítems de venta, Alegra hará el cálculo de forma automática multiplicando la cantidad por el costo unitario y agregará el registro en la cuenta contable correspondiente.
Tiene dos opciones para crear sus ítems de venta:
Observe:
🔹 Ingrese los saldos iniciales de bancos
Vaya al menú de Bancos, seleccione Bancos y cajas y haga clic en Agregar banco, el valor que ingrese en el campo Saldo inicial se registrará en la cuenta contable correspondiente.
Si lo desea, puede editar los bancos que el sistema tiene creados de manera automática y agregar a estos los saldos iniciales.
Observe:
🔹 Como pudo observar, las cuentas tipo Bancos (que posean saldos iniciales) y los Inventarios (con cantidades y costo inicial) se crean desde sus respectivos módulos. Ahora bien, si al momento de ingresar los saldos iniciales, nuevamente los registra en su respectiva cuenta contable, la información se duplicará, por lo tanto, en la sección de Patrimonio, encontrará los campos de Ajustes iniciales - Bancos y Ajustes iniciales - Inventario, en donde tendrá que ingresar los valores en negativo.
Siguiendo el ejemplo:
2. Consideraciones
Tenga en cuenta lo siguiente:
- Es recomendable que personalice su catálogo de cuentas antes de crear los saldos iniciales.
- La fecha con la que registre los saldos debe pertenecer a un período contable abierto.
- Las cuentas de tipo mayor están diseñadas para acumular saldos de sus subcuentas. Si necesita ingresar valores directamente en una cuenta mayor, puede ajustar su tipo desde el catálogo de cuentas.
Observe:
🔎 Conozca cómo personalizar su catálogo de cuentas. - Los saldos iniciales registran los saldos de sus cuentas de manera global, sin embargo, también puede agregar los saldos por tercero. Esto es útil, por ejemplo, para el saldo de las cuentas por cobrar o por pagar de sus clientes y proveedores.
- El sistema organiza los saldos de forma jerárquica, es decir, los saldos de las cuentas auxiliares y subcuentas se acumulan progresivamente hasta alcanzar el total de la cuenta principal o mayor.
- Para evitar descuadres en los saldos, preste especial atención a la naturaleza contable de las cuentas y a la forma en la que estas suman o restan en el estado de situación financiera y de resultados.
3. Gestione sus saldos iniciales
Una vez que haya guardado los saldos iniciales, encontrará diferentes opciones para gestionarlos y ajustarlos.
Observe:
✏️ Acciones
- Editar: realice modificaciones a sus saldos iniciales.
- Eliminar: considere que esta acción es irreversible.
- Ver asiento contable: podrá ver el registro generado al momento de crear sus saldos iniciales.
- Ver Balance de comprobación: compruebe los saldos iniciales con este reporte.
📌 Nota: si requiere ajustar sus saldos iniciales sin modificar el registro descrito en este artículo, podrá hacerlo mediante un nuevo Asiento contable, que permite mover saldos entre cuentas o realizar ajustes manuales, siendo útil para corregir errores o reclasificaciones, además, permite asociar cada cuenta contable a un contacto diferente.
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