Primeros pasos con tu cuenta de Alegra

Alegra es un sistema administrativo y contable que cuenta con versiones adaptadas a la normativa de  Colombia Argentina Costa Rica Panamá Usa España Perú Chile México , República Dominicana , y una versión  Internacional en la que puedes crear comprobantes según las necesidades de tu negocio. Alegra Cuenta con funcionalidades que permiten registrar la información de forma fácil y cumpliendo con todos los requisitos fiscales de estos países.

Usar Alegra es muy sencillo, no requiere conocimientos avanzados , te proponemos algunos pasos iniciales, pero tú igual puede explorar el sistema y realizar todas las pruebas que desees.

1. Crea contactos o impórtalos de manera masiva: 

Los contactos son los beneficiarios o terceros a los que se asocian las transacciones en Alegra como las facturas de compra, venta, ingresos, egresos, entre otros.

Por ejemplo:  "La empresa Ejemplar desea registrar sus facturas de ventas en el sistema para llevar a cabo un control de lo que te ha pagado cada cliente, para esto debes crear un contacto con la información del cliente para poder asociar las facturas de venta a ese contacto ".

En Alegra puedes crear tus contactos de dos formas:

  • Crea tus contactos uno a uno.
  • Crea tus contactos de forma masiva desde un archivo de excel.

 A continuación te explicaremos ambos procesos:

Crea tus contactos uno a uno

1. Haz clic en la opción " Contactos " ubicada en el menú principal.

2. Selecciona la opción " Clientes " o " Proveedores " según sea el caso.

3. Haz clic en el botón " Nuevo cliente " o " Nuevo Proveedor ".

4.  Completa el formulario con la información del contacto. Puedes ver su explicación más adelante.

5. Haz clic en " Guardar " para conservar los cambios.

Mira este ejemplo: 

Crear contacto manual - Ayuda primeros pasos

Crea tus contactos de forma masiva

De esta manera podrás crear todos tus contactos a través de un archivo de excel, así no tendrás que ingresar uno a uno a tu lista de contactos a Alegra.

Descarga  y completa  la plantilla con la información de tus contactos.

Te recomendamos  completar todos los datos requeridos y opcionales, en especial la identificación, dirección y correo electrónico para el envío de documentos.

Ejemplo:

Importante:

  • Debes guardar la plantilla como libro de excel .
  • La primera fila del listado NO  se tiene en cuenta en la importación, esta correspondencia a los títulos de cada columna.
  • Puedes importar hasta 1000 registros por cada archivo.
  • Debes crear un archivo de Excel para cada grupo de contactos: uno para tus clientes, uno para tus proveedores y uno para cada lista de precios creados creados en el sistema. Si lo haces con un único archivo, tus contactos serán creados de manera general.
  • Los campos de país, departamento y municipio deben escribirse en el archivo de excel tal cual aparece en el formulario de creación de contactos.
Después de que hayas completado la plantilla sigue estos pasos para importar tus contactos a tu cuenta de Alegra.

1. Haz clic en el menú  "Contactos" .

2. Selecciona la opción " Clientes " o " Proveedores " según sea el caso.

3. Haz clic en " Importar desde Excel "

4. Haz clic en " Seleccionar Archivo " para abrir el buscador.

5. Selecciona el documento de Excel que contiene tus contactos y haz clic en " Importar ".

6. Identifica cada columna con el nombre de la información correspondiente.

7. Haz clic en " Importar " para finalizar el proceso.

Así:

Importar contactos - Ayuda primeros pasos

2. Crea tus artículos en el sistema:

Al momento de crear una cuenta en Alegra tienes la opción de ingresar los artículos de tu empresa uno a uno o importarlos de forma masiva desde una hoja de cálculo excel.

Sigue estos pasos para crear tus artículos uno a uno:

1. Haz clic en la opción " Inventario " ubicado en el menú principal.

2. Selecciona la opción " Ítem ​​de venta ".

3. Haz clic en el botón " Nuevo ítem de venta ".

 4. Complete los campos del formulario como se muestra en la imagen de referencia.

5. Haz clic en " Guardar " para almacenar y registrar tu producto en el sistema.

Así:

Crear item de venta manual - Ayuda primeros pasos

Cuando guardes tus productos en el sistema, debes usar una  estructura o formato para nombrarlos , así cuando tu inventario crea la información va a estar ordenada y será más sencillo agregar nuevos ítems siguiendo ese estándar. 

A continuación te mostramos algunos ejemplos:

  • Botas de Vaquero Western Marrones = bot-vaq-wes-marrones
  • Correa de cuero negro = corr-cuer-negro
  • Chaqueta de cuero negro para niños = chaq-cuer-neg-niños
  • Sandalia de cuero rojo para Mujer = san-cuer-rojo-mujer

Si desea conocer más sobre la creación de productos, te invitamos a consultar estos artículos: 

3. Crea un Banco: 

Las cuentas de banco de Alegra te permiten llevar a cabo el control de entradas y salidas de dinero de tu negocio asociados a cuentas de banco o efectivo, también puedes llevar a cabo el control de tus tarjetas de crédito. Para registrar todas las transacciones realizadas en el sistema, por ejemplo: si creas una factura y luego agregas el pago, este quedará asociado a la cuenta del Banco seleccionado.

Para crear una nueva cuenta de banco sigue estos pasos:

1. Haga clic en la opción " Banco " ubicado en el menú principal.

2. Haz clic en el botón "Nuevo banco".

3. Completa el formulario con la información solicitada. Puedes ver su explicación más adelante.

4. Para finalizar haz clic en el botón " Guardar ".

A continuación, cómo hacerlo: 

Crear banco - Ayuda primeros pasos

4. Crea tu primera factura de venta: 

La factura de venta es un documento que sirve de respaldo para las actividades comerciales, puede ser venta de productos o servicios y la expide un vendedor a su cliente.

Sigue estos pasos para crear una factura: 

1. Haz clic en la opción " Ingresos " ubicado en el menú principal.

2. Haz clic en el botón "Factura de venta".

3. Selecciona la opción " Nueva factura de venta ".

¡Ahora te proponemos un reto! Vamos a crear una factura de prueba, de esta forma comprobarás que facturar en Alegra es muy sencillo . 

Ingresa a  Inicio , crea un  Contacto , un  Producto  y realiza una factura de venta, luego podrás anularla. Mira cómo se hace:

Crear FV - Ayuda primeros pasos

5. Crea tus compras a proveedores

Los comprobantes de  egreso  son documentos que respaldan los gastos o salidas de dinero de tu empresa. Alegra te permite registrar gastos asociados a  facturas de proveedor  y asignar cuentas contables.
Para ellos tienes las siguientes opciones:

  • Crea una "F actura de proveedor" y luego realiza el pago de dicha factura.
  • Registra una " Salida de dinero" desde la opción "Gastos" . Por ejemplo, el valor que pagas por arrendamiento de un local.

Así:crear_factura_proveedores

6. Ingresa tus saldos iniciales:

Los saldos iniciales o de apertura son los valores que debes tener en cuenta al inicio del periodo contable y corresponder con los saldos al cierre del periodo anterior, reflejando las transacciones y movimientos que se generaron.

Si venías usando otro sistema y quieres empezar a llevar tu contabilidad en Alegra debes ingresar tus saldos iniciales, para elloo sigue estos pasos:

.

1. Haga clic en la opción "Contabilidad".

2. Seleccion la opción "Catálogo de cuentas" .

3. Ubica el botón "Crear saldos iniciales"  y haz clic sobre él.

4. Ingresa el saldo de tus cuentas contables exceptuando las cuentas de banco e inventarios. Más adelante conocerás como ingresar los saldos de estas cuentas.

5. Para finalizar haz clic en el botón "Guardar".

Así: 

Crea saldos iniciales - Ayuda primeros pasos


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