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Aprende a usar Alegra si eres un Freelancer

Alegra es un sistema administrativo y contable que permite crear facturas de venta de forma fácil y rápida. Una de las ventajas que ofrece nuestra aplicación es que ha ayudado a cientos de Freelancers a ganar tiempo creando sus comprobantes y a impulsar sus ganancias.

Con Alegra estos profesionales también han tenido éxito gestionando sus finanzas, ya que nuestra aplicación se adapta a sus actividades comerciales y posee herramientas que simplifican sus tareas diarias.

Contenido:

  1. Ingresa tu información general.
  2. Configura tu logo.
  3. Crea tus servicios en el sistema. 
  4. Registra tus clientes habituales.
  5. Configura la numeración de tus comprobantes.
  6. Elabora tus facturas. 
  7. Programa la creación de facturas recurrentes. 
  8. Vende desde un smartphone o tablet.
  9. Envía tus facturas por correo.
  10. Consulta y envía a tus clientes su estado de cuenta.  
  11. Programa recordatorios con el vencimiento de tus facturas.  
  12. Conecta tus aplicaciones favoritas con tu cuenta de Alegra.

¿Cómo empiezo a facturar con Alegra?

1. Ingresa tu información general

Antes de comenzar a crear tus facturas es importante que configures tu cuenta en Alegra para que tu información personal aparezca en todos tus documentos. 

Sigue estos pasos para ingresar o modificar tu información general:

Mira este ejemplo:

Si deseas conocer más sobre cómo configurar tu cuenta en Alegra puedes leer este artículo: Configura la información de tu empresa en Alegra.

2. Configura tu logo

Luego de ingresar tu información general, te recomendamos agregar en logo para visualizarlo en la interfaz de la aplicación y en todos los documentos que emitas. 

Sigue estos pasos para agregar tu logo a tu cuenta:

Así:

Si deseas conocer más sobre cómo agregar un logo a tu cuenta, te recomendamos leer este artículo: Agrega el Logo de tu Empresa y úsalo en tus Documentos.

3. Crea tus servicios o productos en el sistema

En Alegra tienes la opción de crear tus servicios o productos uno a uno o importarlos de forma masiva desde una hoja de cálculo (Excel).

Sabemos que cada servicio tiene un precio descripción distinta, por eso te recomendamos crearlos con una información genérica, de este modo al momento de elaborar la factura podrás ajustar el precio y agregar una descripción específica.

Sigue estos pasos para crear tus servicios en el sistema:

Mira este ejemplo:

Si deseas conocer más sobre la creación de servicios y productos puedes leer el siguiente articulo: Crea productos y servicios para facturar en Alegra.

4. Registra tus clientes habituales

Si cuentas con un listado de clientes al que vendes de forma habitual, te recomendamos crearlos previamente en el sistema para ganar tiempo al momento de crear tus facturas.

En Alegra tienes la opción de registrar tus contactos uno a uno, crearlos desde el formulario de elaboración de facturas o importarlos de forma masiva desde una hoja de cálculo.

Mira este ejemplo de registro de contactos desde el formulario:

Si deseas conocer más sobre la creación de contactos, puedes consultar estos artículos:

5. Configura la numeración de tus comprobantes

En Alegra puedes configurar o modificar la numeración de tus facturas de ventas, nota de crédito y cotizaciones en el momento que desees, para llevar un mejor control de tus documentos.

Sigue estos pasos para configurar la numeración tus comprobantes:

Así:

Si deseas conocer más sobre cómo configurar la numeración de tus documentos, puedes leer este artículo: Configuración de la Numeración de tus comprobantes en Alegra.

6. Elabora tus facturas

Una vez registrados tus clientes y servicios en el sistema, puedes elaborar facturas en segundos desde un navegador. Tan solo recuerda incluir de forma correcta los detalles correspondientes en la descripción de cada producto y ajustar el precio si es necesario.

7. Programa la creación de facturas recurrentes

Con la funcionalidad facturas recurrentes puedes programar un día y un periodo de repetición para la elaboración de facturas a clientes frecuentes y así crear de forma automática comprobantes de venta en la fecha y durante el tiempo que programes.

8. Vende desde un smartphone o tablet

Además de la versión web, Alegra también cuenta con una aplicación móvil para sistemas AndroidiOS, con la cual puedes realizar transacciones desde cualquier lugar y sincronizar las operaciones con tu cuenta de Alegra en tiempo real.

Descargarla en tu tienda de apps favorita:

                                                           
                                                           

9. Envía tus facturas por correo

Luego de elaborar tus facturas tienes la opción de enviarlas a tus clientes por correo, para usar esta herramienta debes tener el correo electrónico del contacto para agregarlo al momento del envío.

Adicional a esta función, también tienes la opción de enviar correos desde Gmail a tus clientes con la información de las facturas creadas en Alegra. 

Si deseas conocer más sobre esta integración te recomendamos leer este articulo: Envía correos automáticos desde Gmail con Alegra.

10. Consulta y envía a tus clientes su estado de cuenta

Con el reporte Estado de Cuenta por Cliente es posible conocer de forma rápida el estado de la cartera del cliente seleccionado y enviar un vínculo para que él consulte esta información, reporte el pago de sus facturas e incluso realice pagos directo desde el reporte.

Mira este ejemplo:

Si deseas conocer más sobre cómo realizar pagos directamente desde el estado de cuenta, te recomendamos leer esta ayuda:

11. Programa recordatorios con el vencimiento de tus facturas

Con Alegra puedes gestionar de forma rápida las notificaciones que serán enviadas a tus clientes antes de que sus facturas se hayan vencido, el día de su vencimiento o cuando ya estén vencidas.

Estas notificaciones llegarán a la dirección de correo electrónico del contacto asociado de tu cliente, el cual debes configurar al momento de guardarlo en el sistema.

Sigue estos pasos para configurar las notificaciones de vencimiento de tus facturas:

Luego encontrarás tres casillas de verificación para activar las siguientes notificaciones de facturas:

  • Antes del vencimiento: activa los recordatorios de facturas próximas a vencerse.
  • El mismo día del vencimiento: activa el recordatorio de vencimiento para el mismo día en que se vence la factura.
  • Después del vencimiento: activa los recordatorios de facturas vencidas.

Para finalizar haz clic en "Guardar" par conservar los cambios.

Importante

Al activar las notificaciones antes o después del vencimiento, deberás elegir cuántos días antes o después quieres notificar a tus clientes.

Si deseas conocer más sobre cómo gestionar tus notificaciones, te recomendamos leer este artículo: Notificaciones Vencimiento de Factura en Alegra.

12. Conecta tus aplicaciones favoritas con tu cuenta de Alegra

Una de las ventajas que ofrece nuestra aplicación es que permite conectarse con cientos de aplicaciones usando Zapierpara programar tareas como la creación automática de facturas, contactos, pagos y cotizaciones. 

A continuación te mostraremos algunas integraciones que puedes usar para incrementar la productividad de tu negocio:

Incluye a tus clientes en el pipeline de Streak
Una forma de incrementar la productividad de tu negocio es integrando tu cuenta de Streak con  Alegra, e incluir la información de tus contactos directamente a tu pipeline para gestionar sus compras.  

Con Streak también puedes gestionar directamente desde  Gmail el estado de tus ventas, cotizaciones, alianzas, al igual que posee varias herramientas de email marketing que simplifican tus campañas publicitarias.

Si deseas conocer cómo realizar esta integración te recomendamos leer este artículo: Lleva un mejor control de tus ventas con la ayuda de Alegra y Streak.

Guarda tus comprobantes en Dropbox y gana tiempo gestionando tu contabilidad

Con esta integración podrás guardar en la nube todas las facturas y cotizaciones creadas en Alegra para llevar un mejor control de tus ventas. Usando Dropbox también puedes  sincronizar  todos los documentos de tu negocio para consultarlos desde cualquier lugar y acceder a ellos usando un dispositivo móvil.

Si deseas conocer cómo realizar esta integración, te recomendamos leer este articulo: Guarda de forma automática en Dropbox las facturas creadas en Alegra.

Automatiza tus notificaciones con la ayuda de Mailchimp

Al unir tu cuenta de Alegra con Mailchimp puedes sincronizar la lista de contactos de ambas aplicaciones para enviar a tus clientes correos que impulsen tus campañas de fidelización. Mailchimp también cuenta con modernas herramientas que permiten monitorear el impacto de tus campañas mostrando estadísticas en tiempo real, clicks en los enlaces y mensajes leídos.

Para conocer más sobre esta integración, te recomendamos leer este articulo: Guarda los clientes de Alegra en tu cuenta de Mailchimp como nuevos contactos.

Programa recordatorios en Google Calendar con la fecha de vencimiento de tus facturas

Con Google Calendar puedes optimizar la contabilidad de tu negocio programando recordatorios con la fecha de vencimiento de las facturaspagos cotizaciones creadas en Alegra. Usando esta aplicación también puedes ahorrar tiempo planificando tus tareas diarias y organizar reuniones rápidas con tus clientes.

Para conocer cómo hacer esta integración, te recomendamos leer este artículo: Crea recordatorios automáticos de vencimiento en Google Calendar.

Organiza en Trello los comprobantes de tu negocio

Usando nuestra integración de Alegra Trello puedes programar la creación de tarjetas con la información de tus facturas, pagos y cotizaciones para llevar un mejor control de los documentos de tu negocio.

Con Trello también puedes ahorrar tiempo creando un calendario con las publicaciones de tus redes sociales, colaborar en diferentes proyectos, planificar tu estrategia de email marketing  y elaborar flujogramas con las tareas de tu negocio.

Para conocer cómo hacer esta integración, te recomendamos leer este artículo: Crea tarjetas en Trello con la información de tus facturas.

Conoce todas las integraciones que puedes hacer con tu cuenta de Alegra visitando nuestro Marketplace.

Adicional a estas herramientas, Alegra también dispone de funciones con las cuales es posible administrar, controlar e impulsar el crecimiento de tu emprendimiento, tales como: el registro de gastos ingresos, creación de remisionesordenes de compra, gestión de bancos y la creación de diversos reportes financieros.

Si deseas agilizar aún más tu contabilidad, también puedes invitar a tu asesor contable a crear una cuenta en Alegra Contador, así podrá visualizar toda tu información contable en tiempo real, elaborar reportes y gestionar las finanzas de otros clientes registrados en Alegra.

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