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Crea productos inventariables y servicios para agilizar tu facturación - Alegra República Dominicana

Al momento de crear tus productos inventariables y servicios en Alegra tienes dos alternativas: crear los productos en el sistema uno a uno o importarlos masivamente desde un archivo de Excel de forma rápida.

Por ejemplo: "La empresa Ejemplar desea crear productos inventariables y servicios en Alegra, para usarlos al momento de crear sus facturas y llevar un mejor control de su inventario".

En Alegra puedes crear facilmente productos inventariables y servicios para ganar tiempo facturando tus ventas, conocer los productos más vendidos y simplificar tus tareas de inventario.

Sigue estos pasos para crear tus productos de venta o servicios:

1. Haz clic en el menú "Inventario".

2. Elige la opción "Ítems de venta".

3. Haz clic en el botón "Nuevo ítem de venta".

4. Completa los campos del formulario:

Productos no inventariables: 

Los campos requeridos son: nombre, precio de venta, impuesto, tipo de ítem y cuenta contable.

Productos inventariables:

Debes llenar los mismos campos requeridos y marcar la casilla "Producto inventariable", luego debes agregar: unidad de medida, almacen, costo unidad, cantidad inicial, cantidad maxima y cantidad minima, .

En la parte inferior de este artículo encontrarás la explicación de cada uno de los campos del formulario.

5. Para finalizar, haz clic en "Guardar" o "Guardar y crear nueva" para agregar un nuevo producto.

Mira este ejemplo:

crear producto

Formulario para creación de productos

  • Nombre (Requerido): ingresa un nombre que identifique tu producto o servicio.
  • Referencia (Opcional): ingresa un código diferente que identifique a cada producto, puede ser numérico o alfanumérico.
  • Precio de venta (Requerido): ingresa el precio de venta al público en general. En Alegra puedes manejar distintas listas de precios, haz clic aquí para conocer más.
  • Impuesto (Opcional): ingresa el nombre del impuesto asociado a tu producto tal como aparece creado en el menú Configuración > Impuestospor ejemplo "ITBIS". Consulta este artículo para saber cómo crear nuevos impuestos.
  • Tipo de Ítem: elige entre la opción de ítem "Simple" para especificar que el ítem es solo una unidad del producto o "Combo" para especificar que el ítem está compuesto por varios artículos de tu inventario. Un combo se crea como un producto no inventariable y cuando se vende se disminuyen las cantidades indicadas de los productos inventariables que componen el combo. Ver mas.
  • Categoría: clasifica tus productos en varias categorías.Ver más.
  • Cuenta contable (Requerido): elige la cuenta contable en la que se harán los registros de las ventas que realices. 
  • Descripción (Opcional): en este campo puedes agregar las características de tu producto, por ejemplo medidas, talla, color o las especificaciones de un servicio.
  • Adjuntar imagen: agrega una imagen que identifique tu producto o servicio, haz clic aquí para conocer más.

UntitledImportante: si tus productos son inventariables activa la casilla "Ítem inventariable" y completa la siguiente información:

  • Unidad de medida: elige la unidad de acuerdo al producto que estás creando.
  • Costo unidad (Requerido para inventariables): ingresa el costo de adquisición de tus productos de venta.
  • Almacen: elige el almacén en el que quieres registrar este producto. Ver más.
  • Cantidad inicial: ingresa las unidades iniciales del producto antes de registrar facturas de compra y venta. 
  • Cantidad mínima: elige la cantidad mínima de tu inventario para tener un control preventivo de tus productos y evitar que te quedes sin stock. Al facturar y llegar a la cantidad mínima de un producto te avisaremos mediante una notificación.
  • Cantidad máxima: elige la cantidad máxima de tu inventario evitando así acumulaciones excesivas de stock.

Tambien puedes crear kits o combos de productos inventariables seleccionando la opción "Combo" ubicada en este formulario. Con esta herramienta podrás ofrecer a tus clientes un grupo de artículos a un precio especial y agilizar la facturación de tu negocio. Ver mas.

Como importar tus productos o servicios de forma masiva

1. Haz clic en el menú "Inventario" y selecciona la opción "Gestión de productos".

2. En el recuadro "Importación masiva" haz clic en "Importar".

3. Descarga y completa la plantilla con la información de tus productos y servicios. Puedes descargar la plantilla y ver la explicación de los campos más adelante en este este artículo.

4. Cuando hayas llenado la plantilla con la información solocitada, guardala con el nombre Libro de Excel (.xslx).

5. En Alegra, haz clic en "Seleccionar archivo", elige la plantilla que guardaste y haz clic en "Importar".

6. Selecciona la condición de tus productos. "Inventariables" para llevar el control de las unidades disponibles y "No inventariables" para servicios.

7. Ahora selecciona el encabezado para asociar el tipo de dato correspondiente a cada columna del archivo, por ejemplo Nombre=nombre tus productos.

8. Por último haz clic en el botoón "Importar".

Así:

importacion masiva-1

Cómo modificar la plantilla

Una vez descargada la plantilla para actualización masiva, podrás modificar los siguientes campos:

Nombre: Es el nombre que identifica tu producto, puedes cambiarlo si deseas.

Referencia: Es un campo que identifica el producto, puede ser tipo numérico o alfanumérico es único para cada producto. Este campo es opcional.

Descripción: Indica las características de tu producto por ejemplo color y tamaño, este campo es opcional.

Nombre de impuesto: Tienes 3 alternativas para asociar impuestos previamente creados a un producto:

  1. Indicando el nombre del impuesto: Alegra verifica que exista un único impuesto con el nombre que indicas.
  2. Indicado el porcentaje únicamente: Alegra verifica que exista un único impuesto con el valor del porcentaje que ingresas. Solo debes indicar el número sin el símbolo %.
  3. Especificando nombre y porcentaje del impuesto: Se usa cuando tienes impuestos con diferentes nombres e iguales porcentajes, o con los mismos nombres pero diferentes porcentajes, por lo tanto, debes especificar el nombre exacto y el porcentaje para que el sistema lo identifique.

Agregar el impuesto es opcional, si no indicas un nombre o porcentaje, el producto queda actualizado sin impuesto, siempre podrás modificarlo. Ver más. 

Cuenta contable: Indica el nombre de la cuenta a la que deseas asociar el producto que debes tener creada bajo la cuenta  principal de "ingresos". Ver más.

Categoría: clasifica tus productos en diferentes categorías. Ver más.

Si no indicas una cuenta contable, el producto queda asociado por defecto a la cuenta de "Ventas".

Unidad de medida: indica la unidad de medida de tus productos, unidad, litros, metros, entre otros.

Listas de precio: La plantilla descargada no incluirá las listas de precio desactivadas. Haz clic aquí para conocer más sobre las listas de precio.

En este caso puedes especificar precio de venta del producto en la lista "General" y para cada lista de precios creada en el sistema. Ten en cuenta:

  1. Para asociar una lista de precios de tipo porcentaje (%), solo es necesario indicar un carácter (puede ser un número o letra cualquiera) en la columna de la lista de precio.
  2. Para asociar una lista de precio por valor debes indicar el precio de lista del producto en la columna correspondiente.
  3. Si en las columnas de listas de precio existe alguna celda vacía, el producto de esa fila no quedará asociado a la lista de precio.

Costo unitario*: Puedes modificar el costo unitario de cada producto. La información ingresada en este campo solo se tendrá en cuenta para productos inventariables.

Cantidad inicial*: Es la cantidad que tenía el producto al momento de su creación no es la cantidad actual, modifica este campo únicamente cuando debas hacer una corrección y ten presente que este afectará las unidades actuales en tu inventario. La información ingresada en este campo solo se tendrá en cuenta para productos inventariables. Ver más.

Código de barras: Ingresa el código de barras para el producto, recuerda que debes tener esta funcionalidad activada previamente, haz clic aquí para conocer más.

Importante: 

Debes estar seguro de cambiar estos datos, al ser valores iniciales podrían afectarse los resultados de las consultas asociadas a los productos vendidos anteriormente.

Cantidad mínima: elige la cantidad mínima de tu inventario para tener un control preventivo de tus productos y evitar que te quedes sin stock. Al facturar y llegar a la cantidad mínima de un producto te avisaremos mediante una notificación.

Cantidad máxima: elige la cantidad máxima de tu inventario evitando así acumulaciones excesivas de stock.

Recomendaciones:

  • El orden de las filas y columnas de la plantilla debe conservarse, por lo tanto procura no agregar columnas, filas o celdas.
  • La columna "Código" es el identificador de los productos, por lo tanto debes mantener estos datos tal como aparecen en la plantilla original.
  • Recuerda que puedes modificar los campos: Nombre, Referencia, Clave de producto, Descripción, Nombre impuesto, Porcentaje impuesto, Cuentas contables, Listas de precios, Costo unitario, Cantidades iniciales en bodegas y Código de barras (cuando está activado).
  • Después de actualizar la plantilla, la debes guardarla como Libro de Excel (.xlsx) para importarla al sistema.

Para descubrir cómo realizar otras operaciones masivas con tus productos, haz clic aquí.

Si deseas activar el campo de pedimentos en tus productos, te recomendamos leer este artículo.

 

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