Descubre cómo la Contabilidad Inteligente puede hacer más eficiente y precisa la labor contable, permitiendo a los contadores enfocarse en tareas más estratégicas y de mayor valor para sus clientes. Con estas funcionalidades, podrás llevar el control detallado de las operaciones de tus clientes, generar reportes automatizados, emitir tus facturas electrónicas de forma rápida y sencilla, y tener acceso a tu información contable en tiempo real y desde cualquier lugar.
¡Sigue leyendo para descubrir cómo estas funciones te pueden beneficiar!
📢 Importante: las funcionalidades que se mencionan en este artículo están estrechamente relacionadas con la estructura y personalización de tu catálogo de cuentas, por lo tanto, verifica que esté correctamente ajustado. Puedes consultar los siguientes artículos como guía:
👉 Índice:
- ¿Qué es la Contabilidad Inteligente?
- Conoce Alegra Contador.
- Gráficos inteligentes.
- Estado de emisión de tus facturas en la DIAN.
- Buzón electrónico.
- Contactos inteligentes.
- Bancos inteligentes.
- Registros contables automatizados.
- Comprobantes contables automatizados.
- Certificados de retención.
- Notifica el vencimiento de facturas.
- Portal de clientes.
- Reportes inteligentes.
1. ¿Qué es la Contabilidad Inteligente?
La Contabilidad Inteligente es un conjunto de funcionalidades diseñadas por Alegra para automatizar tareas contables, mejorar la precisión de los registros, proporcionar información financiera en tiempo real, simplificar la contabilidad y optimizar el trabajo de los contadores, garantizando además, la seguridad de la información para proteger los datos confidenciales de tus clientes y tu propio negocio.
2. Conoce el Espacio Contador
Alegra contador es un espacio desarrollado para que los contadores puedan administrar y llevar la contabilidad de todas las empresas suscritas desde un solo lugar, además de tener acceso a indicadores clave y diversos beneficios. Entre las funciones destacadas se encuentran:
- El espacio de trabajo "Contador".
- Herramientas para llevar un control preciso de la información financiera.
- Acceder a reportes especializados.
- La capacidad de gestión multiempresa.
- La posibilidad de invitar nuevos clientes.
- Pertenecer a la creciente comunidad colaborativa de contadores que usan Alegra.
Observa:
🔎 Aprende más de esta funcionalidad:
- Gestiona la Contabilidad de tus clientes de forma centralizada.
-
Calendario tributario
Si te sientes abrumado con la gestión de las obligaciones fiscales de tus clientes, con el "Calendario tributario" podrás administrar las fechas límite de presentación de cada uno y recibir notificaciones antes del vencimiento de los plazos.
Observa:
🔎 Aprende más de esta funcionalidad: calendario tributario en Alegra.
3. Gráficos inteligentes
Si necesitas comprender el panorama general de la empresa, a través de los gráficos personalizables en tu página de "Inicio" podrás analizar los indicadores y métricas de los últimos 15, 30 o 90 días.
Observa:
🔎 Aprende más de esta funcionalidad: conoce el resumen de tu negocio en Alegra.
4. Estado de emisión de tus facturas en la DIAN
Esta es una de las funcionalidades más útiles de la Contabilidad Inteligente, te permite realizar un seguimiento en tiempo real desde el detalle de cada factura de venta electrónica para saber si fue emitida correctamente, si se envió al cliente y si este la recibió, aceptó o rechazó. Además, facilita la sincronización de eventos con la DIAN y el envío automático al correo del cliente para garantizar el proceso de emisión.
Observa:
📌 Nota: para aprovechar esta funcionalidad, debes tener tu cuenta habilitada para facturar electrónicamente.
🔎 Aprende más de esta funcionalidad:
- Cómo funciona la línea de tiempo en las facturas de venta electrónicas.
- Consulta el estado de emisión de tus documentos electrónicos ante la DIAN.
5. Buzón electrónico
Ya no tendrás que acceder al portal de la DIAN y convertir los archivos XML a facturas de compra, desde la sección de "Recepción de comprobantes" podrás recibir las facturas de tus proveedores, contabilizarlas automáticamente y generar los eventos de recepción (acuse de recibido, recepción del bien o servicio y aceptación o rechazo de la compra). Además, a partir de la segunda compra registrada de esta manera, la integración con inteligencia artificial identificará y sugerirá los conceptos de compra de la factura optmizando aún más los tiempos de registro de información.
Observa:
📌 Nota: para aprovechar esta funcionalidad, debes tener tu cuenta habilitada para facturar electrónicamente.
🔎 Aprende más de esta funcionalidad:
- Recibe tus comprobantes electrónicos en el buzón de correo.
- Habilítate como adquiriente de facturas electrónicas y recíbelas en el buzón de correo.
- Domina la confirmación de factura electrónica.
6. Contactos inteligentes
Las siguientes son funcionalidades disponibles para gestionar de forma inteligente la información de tus contactos:
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Consulta contactos en la DIAN
Si, tus clientes no te han compartido su RUT y necesitas agilizar su registro, Alegra está integrada con la DIAN, para que al crear un "Nuevo contacto", solo con ingresar el NIT de la persona el sistema diligenciará de forma automática los datos del contacto, como nombre, tipo de persona (natural o jurídica) y responsabilidad tributaria, de esta manera, creas el tercero de una forma mucho más rápida y evitas errores en el registro o posibles retrasos en la emisión de tus facturas electrónicas.
Observa:
📌 Nota: esta funcionalidad está disponible tanto en Alegra Contabilidad como Alegra POS.
🔎 Aprende más de esta funcionalidad: cómo crear e importar tus contactos.
-
Notifica a tus contactos la actualización de tus datos
Cuando tus contactos actualizan sus datos (por ejemplo, la dirección o número de teléfono), te econtrarás con que es complicado conocer esta información, lo que podría llevarte a seguir utilizando los datos antiguos. La funcionalidad de "Solicitudes de actualización" te permite enviar notificaciones a tus contactos para que ellos mismos actualicen sus datos de contacto, garantizando que siempre dispongas de la información actualizada y precisa.
Tus contactos recibirán un correo con la solicitud donde verán sus datos actuales. Si estos son correctos, podrán confirmarlos, de lo contrario, pueden hacer los cambios necesarios y actualizar su información, el sistema validará estos datos y te notificará para que puedas actualizarlos en tu cuenta de forma manual o automática según tu elección.
Observa:
🔎 Aprende más de esta funcionalidad: solicita a tus contactos la actualización masiva de sus datos.
7. Bancos inteligentes
Las siguientes son funcionalidades disponibles para administrar de forma inteligente la información de tus "Bancos":
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Conexión con tus bancos
Si esperar el estado de cuenta bancario de tus clientes te retrasa en el proceso de conciliación, la conexión con bancos te permite agilizar este proceso, facilitando procesos como:
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- Contrastar y comparar automáticamente las transacciones registradas en Alegra con los movimientos bancarios.
- Crear entradas o salidas de dinero que aún no estén registradas en el sistema pero si en tu banco.
- Prescindir de extractos bancarios para realizar tus conciliaciones.
- Usar la temporalidad que mejor se ajuste para conciliar tus movimientos (diaria, semanal, mensual, semestral, anual).
Observa:
🔎 Aprende más de esta funcionalidad:
- Conecta tus bancos con Alegra.
- Concilia tus bancos conectados con Alegra.
-
Diferencia en cambio automática
Esta funcionalidad es útil para quienes realizan operaciones en distintas monedas, permitiéndoles identificar si estas transacciones les producen ganancias o pérdidas y en qué medida. El sistema calcula y registra automáticamente la diferencia en cambio cuando se paga una factura en moneda extranjera con una tasa de cambio diferente a la tasa de cambio del día de la compra o venta.
Observa:
📢 Importante: para obtener una visión más amplia y de manera conjunta de todas tus operaciones, accede al "Reporte de diferencia en cambio".
🔎 Aprende más de esta funcionalidad: cómo registrar un ajuste de ganancia o pérdida por diferencia en tipo de cambio.
8. Registros contables automatizados
Automatiza la contabilidad de tus clientes para evitar registros manuales. Elige las cuentas contables que deseas que sean usadas para contabilizar cada actividad, las transacciones se registrarán automáticamente en las cuentas correspondientes. Esto reduce la posibilidad de errores y facilita la conciliación de cuentas al final del período contable.
✏️ Recuerda: puedes realizar esta parametrización de manera individual, para las cuentas que tienen un comportamiento específico, o de manera predeterminada, para las cuentas que tienen un mismo comportamiento.
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Cuentas por cobrar y por pagar
Al momento de crear o editar un "Contacto", desde la sección de "Configuración para contabilidad" podrás parametrizar las cuentas por cobrar y por pagar que se asignarán a ese contacto específico al momento de facturar una compra o venta.
Observa:
🔎 Aprende más de esta funcionalidad:
- Personaliza las cuentas por cobrar y pagar de tus contactos.
- Cómo crear e importar tus contactos.
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Cuentas de ingresos, costos e inventarios
Al momento de crear o editar un "Item de venta", desde la sección de "Configuración contable" podrás parametrizar las cuentas de ingresos, costos e inventarios (para tus productos) o de ingresos (para tus servicios) que se asignarán a ese item específico al momento de facturar una compra o venta.
Observa:
🔎 Aprende más de esta funcionalidad: crea productos y servicios para facturar.
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Cuentas de impuestos y retenciones
Al momento de crear o editar tus "Impuestos" y "Retenciones", desde la sección de "Configuración de contabilidad" podrás parametrizar las cuentas específicas que se asignarán al momento de facturar una compra o venta.
Observa:
🔎 Aprende más de esta funcionalidad:
- Crea impuestos a la medida de tu negocio.
- Cómo crear y aplicar retenciones.
-
Parametrización contable
Desde la opción de "Parametrización contable" podrás parametrizar las cuentas de manera general y desde un solo lugar, por ejemplo, para la contabilización de tus devoluciones, ajustes de inventario, diferencia en cambio o resultados del ejercicio.
Observa:
🔎 Aprende más de esta funcionalidad: conoce cómo configurar tus cuentas contables automáticas.
9. Comprobantes contables automatizados
El sistema automatiza la generación de algunos comprobantes contables, lo que simplifica el proceso de documentación de las transacciones financieras. Podrás acceder a los "Comprobantes contables" en cualquier momento desde el menú de "Contabilidad".
Las siguientes funciones generan comprobantes automáticos:
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Saldos iniciales
A través de los "Saldos iniciales" se ingresan los valores de las cuentas contables al comienzo de un período o en el inicio de una empresa. El comprobante contable de los saldos iniciales siempre corresponderá al número y prefijo "SI-0".
Observa:
🔎 Aprende más de esta funcionalidad: ingresa los saldos iniciales de tus cuentas contables.
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Avances y anticipos entragados o recibidos
Crea anticipos recibidos de clientes desde la opción de "Pagos recibidos" o anticipos entregados a proveedores desde la opción de "Pagos", al momento de aplicar estos anticipos a tus facturas de venta y compra respectivamente, se generará un comprobante contable automático que soportará el cruce de información entre los documentos para cada tipo de operación.
Observa:
🔎 Aprende más de esta funcionalidad:
- Conoce los pasos para registrar los anticipos entregados a tus proveedores.
- Aprende a registrar los anticipos de tus clientes.
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Cierre de facturas sin pago
Los cierres sin pago tienen gran variedad de usos, por ejemplo, puedes utilizarlos para registrar descuentos financieros o deudas incobrables para el caso de las "Facturas de venta", o para registrar descuentos financieros o por pronto pago en el caso de las "Facturas de compra". Alegra generará un comprobante contable automático que soportará la correcta contabilización de estos movimientos financieros.
Observa:
🔎 Aprende más de esta funcionalidad:
- Cierra tus facturas de compra sin pago.
- Cerrar facturas de venta sin pago.
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Control de periodos contables
Desde el "Control de períodos contables" podrás abrir y cerrar periodos contables. Cuando cierras un periodo contable (ya sea mensual o anual), se generará un comprobante contable automático que soportará el cierre de las cuentas del "Estado de Resultados" y el traslado del resultado del ejercicio al Patrimonio.
Observa:
🔎 Aprende más de esta funcionalidad: aprende a gestionar los períodos contables de tu negocio.
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Emisión de nómina de tus empleados
La integración de Alegra Nómina con Alegra Contabilidad te permite contabilizar en un par de clics la nómina que emitiste a la DIAN, ahorrándote tiempo en cálculos y procesos manuales.
Observa:
🔎 Aprende más de esta funcionalidad:
- Guía para configurar cuentas contables de forma rápida y eficiente.
- Guía para crear tus numeraciones de nómina.
- Configura el registro contable de tu nómina de forma automática.
- Errores frecuentes al contabilizar tu nómina.
10. Certificados de retención
Ya no tendrás que preocuparte por la generación manual de los "Certificados de retención". A partir de la información registrada, puedes generar automáticamente estos documentos y compartirlo con los proveedores para que lo consulten o descarguen en cualquier momento.
Observa:
🔎 Aprende más de esta funcionalidad:
- Genera tus certificados de retención.
- Envía a tus proveedores los certificados de retención que le realizaste.
- Certificado de retención en la fuente: características y plazo para su expedición.
11. Notifica el vencimiento de facturas
Si tus clientes se retrasan en el pago de sus facturas, es importante que los mantengas informados sobre los vencimientos y así evitar posibles problemas de flujo de efectivo. Configura fácilmente las "Notificaciones" para enviar recordatorios y comunicar que se cumplan los términos de pago acordados. La plantilla de correo es personalizable, y se adjunta el estado de cuenta del cliente.
Observa:
🔎 Aprende más de esta funcionalidad:
- Notifica el vencimiento de facturas de venta a tus clientes.
- ¿Cómo lograr que tus clientes paguen a tiempo?
12. Portal de clientes
El "Portal de clientes" es un espacio diseñado para que tus clientes puedan gestionar sus documentos de forma eficiente, al mismo tiempo que te permite recibir pagos de forma rápida y segura. Desde esta plataforma podrán conocer el estado de su cuenta, revisar en tiempo real sus facturas, devoluciones, anticipos y notas que se les han generado.
Observa:
🔎 Aprende más de esta funcionalidad: conoce el Portal de clientes en Alegra.
13. Reportes inteligentes
La información de la empresa nunca estuvo tan bien organizada. Con los "Reportes inteligentes", podrás acceder a datos precisos en tiempo real, visualizar gráficos, tablas, identificar tendencias, analizar el desempeño de la empresa y planificar estrategias futuras.
Observa:
💡 También puedes pausar o retroceder el video.
🔎 Aprende más de los reportes inteligentes:
- Explicación de los reportes inteligentes.
- Personaliza tus reportes inteligentes en Alegra.
- Comparte tus reportes inteligentes por correo.
- Genera tu información exógena en Alegra.
- Información exógena 2023: aspectos clave para su presentación en 2024.
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- Conoce nuestra sección del "Consultorio Alegra", un espacio para contadores donde se desarrollan casos prácticos en los que se aprovecha la contabilidad inteligente.
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