📚 ¿Cómo usar Alegra si tienes una agencia digital?

Krea Agency 💡 es una agencia digital ubicada en San José, Costa Rica, que ayuda a marcas a crecer en línea mediante estrategias de marketing digital, campañas publicitarias, diseño de contenido, publicidad en redes sociales y posicionamiento web. Atiende clientes que buscan mejorar su presencia digital, lanzar productos o aumentar el rendimiento de sus campañas. Para llevar un control eficiente de sus ingresos, gastos y cumplir con las obligaciones fiscales ante el Ministerio de Hacienda mediante la emisión de comprobantes electrónicos, decidió usar Alegra.

A continuación, le contamos cómo Krea Agency 💡 puede organizar su operación diaria, desde la configuración inicial del negocio hasta la facturación de servicios, el control de clientes, gastos y la gestión desde el celular.

👉 Índice

🏢 ¿Cómo configurar su agencia digital en Alegra?
🧾 ¿Cómo registrar sus servicios en Alegra?
📇 ¿Cómo registrar clientes y proveedores?
🧾 ¿Cómo facturar servicios en Alegra?
📊 ¿Cómo registrar compras y gastos?
🏦 ¿Cómo crear sus cuentas de banco en Alegra?
📈 ¿Cómo consultar reportes en Alegra?
📱 ¿Cómo usar Alegra desde el celular?

1. 🏢 ¿Cómo configurar su agencia digital en Alegra?

Al comenzar a usar la plataforma, Krea Agency 💡 configuró la información básica del negocio desde Configuración > Empresa:

Nombre comercial y datos fiscales (cédula jurídica o personal).
Dirección fiscal.
Moneda.
Actividad económica relacionada con servicios.
Impuestos aplicables según la DGT.

Esta configuración permite emitir comprobantes electrónicos correctamente y mantener actualizada la información del negocio.

🔎 ¿Cómo configurar la información de su empresa en Alegra?

2. 🧾 ¿Cómo registrar sus servicios en Alegra?

Para facturar de forma ágil, Krea Agency 💡 creó sus servicios desde Inventario > Productos y servicios, seleccionando el tipo Servicio.

Ejemplos de servicios registrados:

🧠 Estrategia de marketing digital.
💻 Gestión de redes sociales.
🎨 Diseño de contenido y branding.
📈 Campañas publicitarias online.
🖥️ SEO y posicionamiento web.

Cada servicio se creó con un nombre y precio base, ya que el valor y la descripción pueden ajustarse al momento de facturar.

A cada servicio le asignaron:

Precio de venta.
Impuesto correspondiente.
Cuenta contable asociada, según el tipo de ingreso.

De esta forma, cada vez que se factura un servicio, el ingreso queda registrado automáticamente en la contabilidad del negocio.

🔎 ¿Cómo crear o importar sus productos y servicios en Alegra Contabilidad?

Para ofrecer promociones y ahorrar tiempo al facturar, Krea Agency 💡 creó combos de servicios.

Ejemplos de combos:

📦 Paquete mensual de gestión de redes sociales.
📑 Campaña publicitaria + branding visual.
💼 Plan completo de marketing digital recurrente.

Estos combos permiten facturar varios servicios con un solo clic y presentar paquetes claros a los clientes.

🔎 Crea productos combinados, combos y kits para agilizar sus ventas.

3. 📇 ¿Cómo registrar clientes y proveedores?

Krea Agency 💡 registró sus contactos desde Contactos:

Clientes frecuentes.

Clientes que solicitan comprobante electrónico.
Proveedores freelance de servicios digitales.

Esto facilita la facturación, el control de pagos y el seguimiento de cuentas pendientes.

🔎 ¿Cómo crear e importar contactos en Alegra?

4. 🧾 ¿Cómo facturar servicios en Alegra?

Cada vez que un cliente realiza una compra, el proceso es sencillo:

Ingresan a Ingresos > Facturas de venta.
Seleccionan el cliente o usan el cliente general.
Agregan el servicio o combo.
Guardan y emiten el comprobante electrónico ante la DGT.

Cada factura queda registrada automáticamente en los reportes de ingresos.

🔎 ¿Cómo emitir facturas de venta electrónicas en Alegra?

⚠️ Tenga en cuenta: para emitir facturas electrónicas válidas ante la DGT (Dirección General de Tributación), primero debe habilitar la facturación electrónica en Alegra. 🔎 ¿Cómo activarse en la DGT como facturador electrónico con Alegra?

5. 📊 ¿Cómo registrar compras y gastos?

Cuando Krea Agency 💡 paga servicios o contrata proveedores, registra la información desde Gastos > Facturas de proveedores.

Esto le permite:

Controlar gastos operativos.

Registrar pagos pendientes.
Analizar costos por proveedor.

🔎 ¿Cómo registrar las facturas de sus proveedores en Alegra?

6. 🏦 ¿Cómo crear sus cuentas de banco en Alegra?

Para llevar el control del dinero, Krea Agency 💡 creó sus cuentas de banco desde el menú Bancos.

Estas cuentas permiten registrar ingresos y gastos y conocer el saldo disponible del negocio.

Para crearlas:

Ingresan al menú Bancos.
Hacen clic en Nuevo banco.
Completan la información básica de la cuenta.
Guardan los cambios.

🔎 ¿Cómo crear, conectar y conciliar bancos?

7. 📈 ¿Cómo consultar reportes en Alegra?

Con los Reportes de Alegra, Krea Agency 💡 puede ver:

Servicios más vendidos.
Ventas por día o por mes.
Ganancias del negocio.
Servicios más solicitados y pendientes de entrega o servicios más vendidos y seguimiento de proyectos.

🔎 ¿Cómo generar reportes inteligentes con Alegra?

Esta información les ayuda a evaluar el rendimiento de sus servicios, optimizar su oferta y planificar la operación de la agencia.