Migraciones

Migra tus datos de World Office a Alegra

Alegra te permite importar datos como Contactos, Inventario (Productos y/o servicios), y facturas electrónicas de tu cuenta de World Office por formato Excel.

A continuación te explicamos el proceso de importación de los datos para hacer fácil para ti este proceso de migración.

👉 Contenido:

  1. Migración de contactos de World Office a Alegra.
  2. Migración de inventario de World Office a Alegra.
  3. Migración de facturas desde un archivo XML de World Office a Alegra.
  4. Ingresa los saldos iniciales de tus cuentas contables.

    A. Registrar saldos iniciales en Bancos.
    B. Registrar saldos iniciales en Inventarios.

1. Migración de contactos de World Office a Alegra

Sigue estos pasos:

1. Exportar tus contactos de World Office en archivo Excel.

📍 Nota: debes revisar que la información esté organizada en columnas separadas y que los encabezados correspondan a los campos necesarios.

2. Ingresa a tu cuenta de “Alegra contabilidad” y en el menú selecciona “Contactos”.

3. Haz clic en “Todos”, “Clientes” o “Proveedores según sea el caso.

4. Haz clic en el botón “Más acciones”, selecciona la opción “Importar desde Excel” y haz clic en “Seleccionar archivo”. Selecciona el documento de Excel que descargaste desde World Office y haz clic en “Importar”.

5. Selecciona la condición del archivo Clientes o Proveedores además de identificar cada columna con el nombre correspondiente. Finalmente, haz clic en “Importar” para terminar el proceso.

Observa:

Migración - Contactos

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📢 Importante:

  • Los datos obligatorios para crear un contacto son: Nombre, Tipo de identificación, Número de identificación, Tipo de persona y Responsabilidad tributaria.
  • La primera fila del listado no se tiene en cuenta en la importación, esta corresponde a los títulos de cada columna.
  • Puedes importar hasta 100 contactos por cada archivo.
  • Debes descargar un archivo de Excel para cada grupo de contacto: uno para tus clientes, uno para tus proveedores y uno para cada lista de precios previamente creada en el sistema. Si lo haces con un único archivo, tus contactos serán creados de manera general. 🔎 Aprende a crear listas de precios.
  • Puedes decidir no importar una columna, para hacer esto, selecciona “No Importar” en el título y estos datos serán ignorados.
  • Revisa que el contenido de cada columna tenga el formato correspondiente. Ejemplo: que el teléfono sea un número y no un texto.
  • Si al momento de previsualizar la información encuentras que hay un error en alguno de los contactos, puedes solucionarlo cancelando el proceso y volviendo a realizar la importación.

2. Migración de inventario de World Office a Alegra

Sigue estos pasos:

1. Exportar tu inventario de World Office en archivo Excel.

📍 Nota: debes revisar que la información esté organizada en columnas separadas y que los encabezados correspondan a los campos necesarios.

2. Ingresa a tu cuenta de “Alegra contabilidad”, en el menú seleccione “Inventario” y haz clic en “Gestión de ítems”.

3. Allí en el recuadro “Importar nuevos” selecciona la opción “Importar” y luego haz clic en “Seleccionar archivo”. Selecciona el documento de Excel que descargaste desde World Office y haz clic en “Importar”.

4. Selecciona la condición de los productos. “Inventariables” para llevar el control de las unidades disponibles y “No inventariables” para servicios, además de identificar cada columna con el nombre correspondiente.

5. Finalmente, haz clic en “Importar”.

Observa:

Importar Items

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📢 Importante:

  • Las columnas obligatorias para importar productos o servicios no inventariables son: Nombre y Precio de venta.
  • Las columnas obligatorias para importar productos inventariables son: Nombre, Precio de venta, Costo unitario y Cantidad inicial.
  • La primera fila del listado no se tiene en cuenta en la importación, esta corresponde a los títulos de cada columna.
  • Puedes importar hasta 1000 productos por cada archivo.
  • Debes descargar un archivo de Excel para cada grupo de productos o servicios: uno los inventariables y uno para los no inventariables. Si lo haces con un único archivo, tus productos y/o servicios serán creados de manera general con la condición que selecciones. 
  • Si tienes listas de precios creadas previamente, debes agregar una nueva columna en tu archivo de Excel por cada lista de precios a importar. 🔎 Conoce cómo crear listas de precios.
  • Puedes decidir no importar una columna, para hacer esto, selecciona “No Importar” en el título y estos datos serán ignorados.

3. Migración de facturas de venta desde un archivo XML de World Office a Alegra

Sigue estos pasos:

1. Descarga previamente los XML de las facturas emitidas con World Office.

2. Ingresa a tu cuenta de “Alegra contabilidad”, en el menú seleccione “Ingresos” y haz clic en “Facturas de venta”. 

3. En el botón “Más acciones”, selecciona la opción “Nueva factura desde XML” y haz clic en “Elegir”. Selecciona el documento XML que descargaste desde World Office y haz clic en “Continuar”.

4. Completa el formulario de la factura de venta con la información extraída del archivo XML. Te explicaremos el formulario más abajo.

5. Finalmente, haz clic en el botón “Guardar”.

Observa:

Migración - Facturas XML

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📢 Importante: Alegra extraerá los datos del XML y los cargará de forma automática en la factura de venta. En el caso de que no tengas creado el contacto, el sistema te mostrará la opción para guardarlo.

XML - Cliente

Formulario "Nueva factura"

  • Tipo de factura: en este campo puedes elegir si la factura que deseas realizar es una factura nacional o es una factura de exportación.
  • Moneda: si tienes activada la opción “Multimoneda” podrás elegir la moneda en que se ejecutó la operación. 🔎 Aprende a realizar transacciones en diferentes monedas
  • Tipo de operación: elige si deseas crear una factura AIU o una factura estándar.
  • Bodega: elige la bodega de la cual quieres restar del inventario los productos que serán asociados a la factura. 🔎 Descubre cómo crear bodegas.
  • Vendedor: asocia el vendedor a la factura de venta. 
  • Lista de precios: define precios especiales para tus clientes. 🔎 Conoce cómo crear listas de precios.
  • Orden de compra: en este campo el usuario podrá asociar el número de orden que le envía su cliente
  • Condición de entrega: esta opción solo estará disponible cuando se seleccione “Factura de exportación” en la opción “Tipo de factura”. Elige la forma en la que se entregarán los productos facturados.
  • Cliente: es la persona o empresa a quien va dirigida la factura.
  • Fecha: es la fecha en que se crea la factura de venta. 
  • Forma de pago: se refiere a que si el pago de la factura se hará en un solo abono o se pagará por partes.
  • Medio de pago: forma en la que será pagada la factura. Ejemplo: cheque, efectivo, etc. Conoce todos los medios de pago de la lista y su descripción aquí.
  • Plazo: en caso de que la forma de pago sea a crédito debes elegir el plazo de vencimiento de la factura: 8 días, 15 días, 30 días y 60 días o colocar el vencimiento de la factura de forma manual, también puedes crear nuevos tiempos de vencimiento para tus facturas.
  • Vencimiento: de acuerdo al plazo elegido, verás la fecha de vencimiento contada a partir del día en que se crea la factura. Si eliges “vencimiento manual” debes seleccionar la fecha de vencimiento que desees. 
  • Notas: agrega notas que serán visibles en el PDF de la factura y en la impresión. 
  • Agrega los ítems: que quieres facturar, precio de venta, impuesto, cantidad, añade descuentos y una breve descripción a cada ítem si lo deseas.
  • Comentarios: agrega notas internas que no son visibles en la impresión del documento.

📌 Nota: una vez creada la factura podrás realizar ajustes, aplicar notas crédito y visualizar su información en los reportes.

4. Ingresa los saldos iniciales de tus cuentas contables

Sigue estos pasos:

1. Dirígete al menú de “Contabilidad” y selecciona la opción “Catálogo de cuentas.

2. Haz clic en el botón “Saldos iniciales”.

3. Ingresa el saldo de tus cuentas contables, exceptuando las cuentas de bancos e inventario. Más adelante te explicaremos cómo ingresar los saldos de esas cuentas.

4. Finalmente, haz clic en “Guardar”.

Observa:

Migración - Saldos iniciales

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A. Registra el saldo de las cuentas de bancos

Ingresa tus saldos iniciales creando nuevas cuentas desde el menú “Bancos” e indicando el saldo inicial y la fecha, también puedes modificar las cuentas de banco que el sistema trae por defecto.

🔎 Aprende a configurar tus bancos viendo el siguiente video:

 

B. Registra el saldo de la cuenta de inventario

Para ingresar tus saldos de inventario debes registrar en el sistema tus ítems o productos indicando la cantidad y costo unitario. De esta forma, Alegra hará el cálculo de forma automática y creará la cuenta de inventario con el saldo correspondiente.

Para registrar el valor de tu inventario puedes utilizar una de estas dos opciones:

  1. Ingresa tus productos de venta al sistema indicando su costo, cantidad y precio de venta. 🔎 Conoce cómo crear tus productos de inventario o servicios para Facturar.
  2. Realiza una importación masiva de inventario desde un archivo de Excel. 🔎 Descubre cómo importar tus productos y servicios.

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📝 Aprende a ingresar los saldos iniciales de tus cuentas por pagar y cuentas por cobrar.

📝 Conoce cómo crear facturas de venta o cuentas de cobro en Alegra.

📝 Descubre cómo crear contactos en Alegra.

📝 Aprende a importar tus comprobantes contables

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