Alegra cuenta con varias funciones que te permiten realizar acciones rápidas con tus productos, contactos y documentos. A continuación te mostraremos varios atajos que puedes usar para simplificar la administración de tu negocio.
👉 Contenido:
1. Botón nuevo.
El botón "Nuevo" está ubicado en la parte superior izquierda de la página de inicio. Con él tienes acceso de forma directa a la creación de los formularios de registro de información y puedes realizar tus movimientos.
Observa:
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Una vez des clic en el botón Nuevo podrás seleccionar alguna de las siguientes opciones:
- Ingreso: registra los ingresos de dinero de tu empresa y asociarlos a una factura de venta o a una cuenta contable. 🔎 Conoce cómo registrar un ingreso.
- Gasto: registra los egresos de tu empresa y asocialos a una factura de compra o asignales categorías. 🔎 Aprende cómo registrar un egreso.
- Factura de venta: crea facturas y cuentas de cobro según tu régimen con solo un clic. 🔎 Descubre cómo hacer una factura de venta.
- Remisión: crea órdenes de servicio o remisiones (también denominada Reportes de entrega, Conduces, Remitos o Albaranes según el país) , a tus clientes. 🔎 Conoce cómo crear una remisión, remito, conduce u orden de servicio en Alegra.
- Factura de compra o de proveedores: registra las facturas que recibes de tus proveedores para llevar el control de las compras. 🔎 Aprende a registrar una factura de compra a proveedores.
- Orden de compra: crea las órdenes de compra a tus proveedores. 🔎 Descubre cómo crear órdenes de compra a proveedores.
- Ítem de venta: crea los productos o servicios que comercializa tu empresa. 🔎 Conoce el proceso para crear tus productos de inventario o servicios para facturar.
- Contacto: crea nuevos clientes o proveedores para ahorrar e importar tus contactos tiempo al momento de crear tus comprobantes. 🔎 Aprende a crear e importar tus contactos.
- Cotización: crea cotizaciones y envíalas a tus clientes . 🔎 Descubre cómo crear una cotización.
- Otros: en esta opción puedes encontrar más funciones a las que puedes acceder con tan solo un clic:
- Factura de venta recurrente: desde aquí puedes programar la creación de facturas automáticas a clientes frecuentes. 🔎Conoce cómo crear facturas de venta recurrentes.
- Gasto recurrente: programa de forma automática la creación de gastos frecuentes que tiene tu empresa. 🔎 Aprende a crear un pago recurrente.
- Banco: crea cuentas de banco en Alegra para llevar el control de las entradas y salidas de dinero de tu negocio. 🔎 Descubre cómo crear un banco.
- Nota crédito: crea notas de crédito para indicarle al cliente que tiene un saldo a su favor. 🔎 Conoce cómo crear notas de crédito.
- Nota débito: registra una devolución de mercancía o saldo a tu favor con tus proveedores. 🔎 Aprende a generar notas débito a tus facturas de compra.
- Vendedor: crea vendedores y conoce las ventas asociadas a cada uno. 🔎 Descubre cómo crear y administrar tus vendedores.
2. Botones de acciones rápidas en los diferentes documentos.
Los botones de acciones están ubicados en la parte derecha de los diferentes listados de documentos y estarán activos cuando el documento o producto permite que se lleve a cabo dicha acción.
Observa:
*Imagen de referencia en el módulo de facturas de venta
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📢 Importante: el botón de facturar estará inactivo cuando el documento ya ha sido facturado y la opción de eliminar solo se activará cuando la factura se encuentre creada en "Borrador".
Otra manera de visualizar los botones de acciones rápidas es haciendo clic derecho sobre los renglones del listado de tus documentos, allí se despliega un menú con las acciones que puedes llevar a cabo en el documento.
Observa:
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A continuación te explicaremos las diferentes acciones que tienes dentro de cada listado de documentos:
A. Facturas de venta: en esta sección podrás ver en la columna de acciones las opciones de:
- Ver detalle
: muestra la información detallada de la factura donde puedes realizar distintas acciones como descargarla o enviarla por correo.
- Imprimir
: usa este botón para imprimir la factura. Puedes usar distintos estilos de plantilla.
- Facturar (Facturar y emitir)
: este botón te sirve para facturar o emitir facturas que están en estado "Borrador" o "Anuladas", las facturas quedan creadas y pendientes de pago.
- Agregar pago
: al hacer clic en este botón podrás registrar el pago de la factura.
- Editar
: este botón permite hacer cambios en la información de la factura seleccionada.
- Anular
: usa este botón para anular una factura.
- Eliminar
: usa este botón para borrar una factura. Solo las facturas en estado borrador se pueden eliminar. (Una vez eliminadas no se podrá recuperar).
Para los países de México y Panamá adicional cuentan con la siguiente opción:
- Descargar XML
: usa este botón para descargar el XML de una factura ya timbrada, si la factura está pendiente por timbrar esta opción no estará disponible.
- Ver detalle
- Editar
- Eliminar
: usa este botón para borrar una factura recurrente. (Una vez eliminadas no se podrá recuperar).
- Editar
- Eliminar
- Imprimir
- Anular
- Convertir a abierta
Para los países de México y Panamá adicional cuentan con la siguiente opción:
- Descargar XML : usa este botón para descargar el XML del pago.
- Imprimir
Para los países de México y Panamá adicional cuentan con la siguiente opción:
- Descargar XML : usa este botón para descargar el XML de la nota crédito, si la nota crédito está pendiente por timbrar esta opción no estará disponible.
- Imprimir
- Anular
: usa este botón para anular la nota débito.
- Imprimir
G. Remisiones: (o también denominada Reportes de entrega, Conduces, Remitos o Albaranes según el país), en esta sección podrás ver las mismas acciones que verás aquí, menos la opción de Agregar Pago.
H. Facturas de proveedor: en esta sección podrás ver las mismas acciones que verás aquí, menos la opción de Facturar y Anular, adicional a las acciones nombradas también tendrás la opción:
- Clonar
: usa este botón para copiar una factura de proveedor y elaborar una nueva a partir de la información extraída, puedes modificar el contenido en la nueva factura de compra.
J. Órdenes de compra: en esta sección podrás ver las mismas acciones que verás aquí, menos la opción de Facturar y Agregar pago.
K. Contactos: en esta sección podrás ver las mismas acciones que verás aquí, adicional a las acciones nombradas también tendrás la opción:
- Desactivar
: te permite desactivar los contactos que ya no necesites, luego puedes activarlos nuevamente.
L. Inventario: en esta sección podrás ver las mismas acciones que verás aquí, adicional a las acciones nombradas también tendrás la opción:
- Desactivar
M. Bancos: en esta sección podrás ver las mismas acciones que verás aquí, adicional a las acciones nombradas también tendrás la opción:
- Desactivar
- Conciliar
: realiza conciliaciones de tus cuentas de banco para verificar sus saldos con relación a los extractos bancarios.
3. Atajos del teclado.
A continuación podrás ver los diferentes atajos del teclado que podrás utilizar desde Alegra:
- CTRL + CLIC: esta combinación te permite abrir una ventana nueva para hacer consultas. Por ejemplo, si estás generando una factura y deseas hacer una consulta sobre ese cliente (remisiones, cotizaciones, saldo a favor, facturas pendientes, entre otros) al usar esta opción no tendrás que abandonar la generación del documento.
- CTRL + P: este atajo te permite realizar la impresión de un reporte que tienes en pantalla (aunque no sea exportable) o llevar un registro de un documento, como es el caso del Historial de operaciones.
- CTRL+F: esta combinación permite realizar búsquedas rápidas en el texto que aparece en la pantalla.
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