Agiliza tus tareas con la función de acciones rápidas de Alegra

En Alegra cuenta con varias funciones que te permiten realizar acciones rápidas con tus productos contactos y documentos. A continuación te mostraremos varios atajos que puedes usar para simplificar la administración de tu negocio

Botón nuevo

El botón "Nuevo" está ubicado en la parte superior izquierda de la página de inicio. Con él tienes acceso de forma directa a la creación de los formularios de registro de información y puedes realizar tus movimientos.

Así:botón nuevo alegra ayudaA continuación te explicamos cada una de las opciones:

Ingreso: registra los ingresos de dinero de tu empresa y asócialos a una factura de venta o a una cuenta contable. Ver más.

Gasto: registra los egresos de tu empresa y asócialos a una factura de compra o asígnales categorías. Ver más..

Factura: crea facturas y cuentas de cobro según tu régimen con solo un clic. Ver más.

Remisión: crea órdenes de servicio o remisiones a tus clientes. Ver más.

Factura de compra: registra las facturas que recibes de tus proveedores para llevar el control de las compras. Ver más.

Orden de compra: crea las órdenes de compra a tus proveedores. Ver más.

Ítem de venta: crea los productos o serviciosque comercializa tu empresa. Ver más.

Contacto: crea nuevos clientes o proveedores para ahorrar tiempo al momento de crear tus comprobantes. Ver más.

Cotización: crea cotizaciones y envíalas a tus clientes . Ver más.

Otros: en esta opción puedes encontrar más funciones a las que puedes acceder con tan solo un clic:

  • Factura de venta recurrente: programa la creación de facturas automáticas a clientes frecuentes. 
  •  Gasto recurrente: programa de forma automática la creación de gastos frecuentes que tiene tu empresa.
  •  Banco crea cuentas de banco en Alegra para llevar el control de las entradas y salidas de dinero de tu negocio.
  •  Nota crédito: crea notas de crédito para indicarle al cliente que tiene un saldo a su favor. 
  •  Nota débito: registra una devolución de mercancía o saldo a tu favor con tus proveedores.
  • Vendedor: crea vendedores y conoce las ventas asociadas a cada uno.

Botones de acciones rápidas

Alegra cuenta con botones que te permiten realizar acciones rápidas al momento de gestionar tus productos, contactos y documentos. Estos botones están ubicados en la parte derecha de los listados y estarán activos cuando el documento o producto permita que se lleve a cabo dicha acción.

Mira este ejemplo:
botones de acciones rápidas alegra ayudaImportante: El botón de facturar estará inactivo cuando el documento ya ha sido facturado y la opción de eliminar solo se activará cuando la factura se encuentre creada en "borrador"

Otra manera de visualizar los botones de acciones rápidas es haciendo clic derecho sobre los renglones del listado de tus facturas, cotizaciones y notas de crédito. Verás que se despliega un menú con las acciones que puedes llevar a cabo en el documento.

Mira un ejemplo:

botones de acciones rapidas

Descripción de los botones de acciones rápidas:

 Ver detalle

 Este botón lo encuentras en:

Facturas de venta: muestra la información detallada de la factura donde puedes realizar distintas acciones como descargarla o enviarla por correo.

Facturas de proveedor: muestra la información detallada de la factura de compra.

Facturas de venta recurrentes: puedes ver la programación de la factura recurrente con su frecuencia y fecha de finalización.

Notas crédito: muestra la información detallada de la nota crédito y los documentos asociados.

Cotizaciones: consulta el detalle de tus cotizaciones que luego podrás convertir a facturas de venta.

Remisiones: muestra el detalle de la remisión y te permite imprimirla, enviarla por correo o facturarla.

Pagos recurrentes: puedes ver la programación del pago recurrente con su frecuencia y fecha de finalización.

Notas débito: consulta el detalle de tus notas débito y los documentos asociados.

Órdenes de compra: consulta el detalle de tus órdenes que luego podrás convertir a facturas de compra.

Contactos: muestra la información detallada de clientes y proveedores.

Inventario: muestra la información general del producto y los movimientos asociados.

Bancos: cuando ingresas al detalle del banco puedes agregar y retirar dinero, transferir, conciliar, editar, desactivar y ver las conciliaciones realizadas.

 Desactivar/Activar

Inventario: te permite desactivar los productos que no deseas ver disponibles a la hora de facturar y que no puedes eliminar porque tienen movimientos previos. Puedes activarlos cuando lo desees.

Impuestos y Retenciones: desactiva los impuestos y retenciones que no deseas utilizar, así dejarás de verlos en la lista para aplicar en los documentos, los productos que tengas asociados con un impuesto inactivo se generarán con impuesto "Ninguno".

Un impuesto asociado a una factura o pago recurrente solo se puede desactivar cuando la recurrencia cumpla su ciclo y finalice, hasta que elimines el documento recurrente o lo edites cambiando el impuesto.

Imprimir

Facturas de venta: usa este botón para imprimir una factura. Puedes usar distintos estilos de plantilla.

Pagos recibidos: imprime tus recibos de caja.

Notas crédito: imprime tus notas crédito.

Cotizaciones: imprime tus cotizaciones.

Remisiones: imprime tus remisiones, conduces y reportes de entrega.

Pagos: imprime tus comprobantes de egreso.

Órdenes de compra: imprime órdenes de compra.

Convertir a abierta

Facturas de venta: este botón te sirve para convertir facturas que están en estado "Borrador" o "Anuladas" a "Abiertas", las facturas quedan creadas y pendientes de pago.

Pagos recibidos: puedes reactivar recibos de caja anulados.

Remisiones: puedes reactivar remisiones, conduces y reportes de entrega anulados.

Pagos: puedes reactivar egresos anulados.

  Agregar Pago

Facturas de venta: al hacer clic en este botón podrás registrar el pago de la factura.

Facturas de proveedor: al hacer clic en este botón podrás registrar el pago efectuado a la factura de compra.

Editar

Facturas de venta: este botón permite hacer cambios en la información de la factura seleccionada.

Facturas de proveedor: este botón permite hacer cambios en la información de la factura seleccionada.

Facturas de venta recurrentes: edita el contenido de una factura recurrente.

Pagos recibidos: modifica tus recibos de caja.

Notas crédito: modifica la información de tus notas crédito.

Cotizaciones: realiza cambios en las cotizaciones.

Remisiones: modifica tus remisiones, conduces y reportes de entrega.

Pagos: modifica tus comprobantes de egreso.

Pagos recurrentes: realiza cambios en la información de tus facturas recurrentes.

Notas débito: edita tus notas débito.

Órdenes de compra: modifica las órdenes de compra.

Inventario: permite cambiar la información del producto y asociarlo a una categoría diferente.

Bancos: Puedes modificar los datos del banco excepto su saldo inicial cuando se han realizado conciliaciones.

Anular

Facturas de venta: usa este botón para anular una factura, esto revertirá todos los movimientos generados en los reportes. Recuerda que sigue conservando el consecutivo. Las facturas sólo se pueden anular cuando se encuentran abiertas (sin pago).

Pagos recibidos: anula tus recibos de caja.

Remisiones: anula remisiones, conduces y reportes de entrega.

Pagos: anula los comprobantes de pago.

Órdenes de compra: anula órdenes de compra.

Eliminar

Importante: los movimientos a las cuales apliques esta acción no podrán recuperarse.

Facturas de venta: usa este botón para borrar una factura. Solo las facturas en estado borrador se pueden eliminar.

Facturas de proveedor: usa este botón para borrar una factura. Sólo puedes eliminar facturas que están pendientes por pagar y que no tienen documentos asociados (notas débito, anticipos).

Facturas de venta recurrentes: elimina la factura recurrente para que no se siga generando.

Pagos recibidos: elimina pagos recibidos, si el pago está asociado a una factura de venta esta quedará abierta.

Notas crédito: elimina notas crédito.

Cotizaciones: elimina cotizaciones.

Remisiones: elimina remisiones, conduces y reportes de entrega.

Pagos: elimina pagos registrados.

Pagos recurrentes: elimina pagos recurrentes. No se seguirán generando de forma automática.

Notas débito: elimina notas débito.

Órdenes de compra: elimina órdenes de compra.

Inventario: puedes eliminar productos de tu inventario cuando no tienen movimientos asociados, como lo son las facturas de venta, facturas de compra, remisiones, cotizaciones, notas débito y crédito, órdenes de compra y ajustes de inventario.

Clonar

Facturas de venta: usa este botón para copiar una factura y elaborar una nueva a partir de la información extraída, puedes modificar el contenido en la nueva factura.

 Conciliar

Bancos: realiza conciliaciones de tus cuentas de banco para verificar sus saldos con relación a los extractos bancarios. Ver más.

 Agregar

Categorías: te permite agregar sub-categorías para clasificar la información.

 Ayuda

Encuentra tips y artículos de ayuda sobre las funcionalidades de la aplicación.

Atajos del teclado

CTRL + CLIC: esta combinación te permite abrir una ventana nueva para hacer consultas. Por ejemplo, si estas generando una factura y deseas hacer una consulta sobre ese cliente (remisiones, cotizaciones, saldo a favor, facturas pendientes, entre otros) al usar esta opción no tendrás que abandonar la generación del documento.

CRTL + P: este atajo te permite realizar la impresión de un reporte que tienes en pantalla (aunque no sea exportable) o llevar un registro de un documento, como es el caso del Historial de operaciones.

CTRL+F: esta combinación permite realizar búsquedas rápidas en el texto que aparece en la pantalla.

Atajo para clonar una factura

Selecciona en el listado la factura que deseas clonar y haz clic en el botón “Detalle”. Luego dirígete a la sección “Más opciones” y haz clic con el botón de scroll sobre la opción “Clonar” para abrir en una pestaña nueva la factura clonada.

 

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