Descubre cómo la Contabilidad Inteligente puede hacer más eficiente y preciso el trabajo de los contadores, permitiéndoles enfocarse en tareas más estratégicas y de mayor valor para sus clientes. Con estas funciones, reducirás la carga de trabajo hasta en un 70%. Con tan solo emitir una factura, registrar un gasto o importar un XML desde el SAT, tus clientes alimentarán de forma automática el registro contable que te permitirá descargar reportes contables y administrativos, obtener la DIOT, generar la balanza de comprobación en XML y conocer el cálculo de impuestos en tiempo real. Sin errores manuales, sin instalar aplicaciones, sin servidores físicos y 100% en la nube.
Además, tus clientes podrán facturar, realizar cotizaciones, solicitar mercancía a proveedores, dar de alta productos y servicios, administrar sus clientes, consultar su información y mucho más. El poder de la Contabilidad Inteligente estará en la palma de sus manos a través de nuestra app móvil disponible para iOS y Android.
¡Sigue leyendo para descubrir cómo estas funciones te beneficiarán!
📢 Importante: las funcionalidades que se mencionan en este artículo están estrechamente relacionadas con la estructura y personalización de tu catálogo de cuentas, por lo tanto, solicita a tu Key Account Manager que te agende una sesión de implementación para que un especialista te acompañe a configurarlas correctamente. Puedes consultar los siguientes artículos como guía:
👉 Índice:
- ¿Qué es la Contabilidad Inteligente?
- Conoce Alegra Contador.
- Registros contables automatizados.
- Buzón de correo para crear facturas de proveedor.
- Administrador de XML.
- Bancos inteligentes.
- Reporte de impuestos y retenciones (papel de trabajo).
- Pólizas de ajustes contables automatizados.
1. ¿Qué es la Contabilidad Inteligente?
La Contabilidad Inteligente es un conjunto de funciones diseñadas por Alegra para automatizar tareas contables, mejorar la precisión de los registros, proporcionar información financiera en tiempo real, simplificar la contabilidad y optimizar el trabajo de los contadores, garantizando además, la seguridad de la información para proteger los datos confidenciales de tus clientes y de tu propio negocio.
2. Conoce Alegra Contador
Alegra contador es un espacio desarrollado para que los contadores puedan administrar y llevar la contabilidad de forma gratuita de todas las empresas suscritas desde un solo lugar, además de tener acceso a indicadores clave y diversos beneficios. Entre las funciones destacadas se encuentran:
- La capacidad de gestionar multiempresa.
- Calendario tributario.
- Herramientas para llevar un control preciso de la información financiera.
- Acceder a reportes especializados.
- La posibilidad de invitar nuevos clientes.
- Solicitar el plan de “Beneficios”.
Observa:
🔎 Aprende más de esta funcionalidad:
- Gestiona la Contabilidad de tus clientes de forma centralizada.
- Descubre todas las funciones de Alegra diseñadas para Contadores.
- ¡Conoce el calendario fiscal en tu espacio contador Alegra!
3. Registros contables automatizados
Automatiza la contabilidad de tus clientes para evitar registros manuales. Elige las cuentas contables que deseas que sean usadas para contabilizar cada actividad, las transacciones se registrarán automáticamente en las cuentas correspondientes. Esto reduce la posibilidad de errores y facilita la conciliación de cuentas al final del período contable.
✏️ Recuerda: puedes realizar esta parametrización de manera individual, para las cuentas que tienen un comportamiento específico, o de manera predeterminada, para las cuentas que tienen un mismo comportamiento.
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Cuentas por cobrar y por pagar:
Al momento de crear o editar un "Contacto", desde la sección de "Configuración para contabilidad", podrás parametrizar las cuentas por cobrar y por pagar que se asignarán a ese contacto específico al momento de facturar una compra o venta.
Observa:
🔎 Aprende más de esta funcionalidad:
- Personaliza las cuentas por cobrar y pagar de tus contactos.
- Crea e importa tus contactos.
-
Cuentas de ingresos, costos e inventarios:
Al momento de crear o editar un "Productos de venta", desde la sección de "Configuración contable" podrás parametrizar las cuentas de ingresos, costos e inventarios (para tus productos) o de ingresos (para tus servicios) que se asignarán a ese producto específico al momento de facturar una compra o venta.
Observa:
🔎 Aprende más de esta funcionalidad: crea tus Productos y Servicios para facturar CFDI 4.0.
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Cuentas de impuestos y retenciones:
Al momento de crear o editar tus "Impuestos" y "Retenciones", desde la sección de "Configuración de contabilidad" podrás parametrizar las cuentas específicas que se asignarán al momento de facturar una compra o venta.
Observa:
🔎 Aprende más de esta funcionalidad:
- Crea impuestos a la medida de tu negocio.
- Cómo crear y aplicar retenciones.
-
Parametrización contable:
Desde la opción de "Parametrización contable" podrás parametrizar las cuentas de manera general y desde un solo lugar, por ejemplo, para la contabilización de tus devoluciones, ajustes de inventario, diferencia en cambio o resultados del ejercicio.
Observa:
🔎 Aprende más de esta funcionalidad: conoce cómo configurar tus cuentas contables automáticas.
4. Buzón de correo para crear facturas de proveedor
Con esta funcionalidad, podrás convertir los XML de los CFDI que tus proveedores te envían al "Buzón de correo" rápidamente en facturas de compra.
Observa:
🔎 Aprende más de esta funcionalidad: Convierte los archivos CFDI de tu buzón de correo en facturas de proveedor.
5. Administrador de XML
Descargar los XML, procesarlos y registrarlos es una tarea agotadora. El "Administrador de XML" permite importar de forma automática los CFDI almacenados en el portal del SAT y sincronizar de forma fácil y rápida los comprobantes creados, como las facturas y contactos. De igual forma, a través de esta herramienta puedes gestionar y recibir documentos de tus proveedores.
Observa:
🔎 Aprende más de esta funcionalidad: Cómo importar documentos del SAT mediante el Administrador XML.
6. Bancos inteligentes
Las siguientes son funciones para administrar de forma inteligente tus "Bancos":
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Conexión con tus bancos
Si esperar el estado de cuenta bancario de tus clientes te retrasa al momento de realizar la conciliación, la conexión con bancos te permite estar siempre un paso adelante para facilitarte procesos como:
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- Contrastar y comparar automáticamente las transacciones registradas en Alegra con los movimientos bancarios.
- Crear entradas o salidas de dinero que aún no estén registradas en el sistema pero sí en tu banco.
- Prescindir de extractos bancarios para realizar tus conciliaciones.
- Usar la temporalidad que mejor se ajuste para conciliar tus movimientos (diaria, semanal, mensual, semestral, anual).
Observa:
🔎 Aprende más de esta funcionalidad:
- Conecta tus bancos con Alegra.
- Concilia tus bancos conectados con Alegra.
-
Diferencia en cambio automática
Esta funcionalidad es útil para quienes realizan operaciones en distintas monedas, permitiéndoles identificar si estas transacciones les producen ganancias o pérdidas y en qué medida. El sistema calcula y registra automáticamente la diferencia en cambio cuando se paga una factura en moneda extranjera con una tasa de cambio diferente a la tasa de cambio del día de la compra o venta.
Observa:
🔎 Aprende más de esta funcionalidad: cómo registrar un ajuste de ganancia o pérdida por diferencia en tipo de cambio.
7. Reporte de impuestos y retenciones (papel de trabajo)
Ya no tendrás que armar el papel de trabajo para calcular los impuestos y retenciones, el reporte de "Impuestos y retenciones" utiliza los pagos recibidos y egresos de un periodo seleccionado para calcular las bases gravables y los impuestos por flujo de efectivo asociados a tus ventas y compras. Es útil para la declaración de impuestos mensual y facilita la presentación del IVA al mostrar el saldo y bases correspondientes.
Observa:
🔎 Aprende más de esta funcionalidad: reporte de impuestos y retenciones.
8. Pólizas de ajustes contables automatizados
El sistema automatiza la generación de algunas pólizas de ajustes, lo que simplifica el proceso de documentación de las transacciones financieras. Podrás acceder a los "Pólizas de ajustes contables" en cualquier momento desde el menú de "Contabilidad".
Las siguientes funciones generan pólizas automáticas:
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Saldos iniciales
A través de los "Saldos iniciales" se ingresan los valores de las cuentas contables al comienzo de un período o en el inicio de una empresa. La póliza de ajuste de los saldos iniciales siempre corresponderá al número y prefijo "SI-0".
Observa:
🔎 Aprende más de esta funcionalidad: ingresa los saldos iniciales de tus cuentas contables.
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Avances y anticipos entregados o recibidos
Crea anticipos recibidos de clientes desde la opción de "Pagos recibidos" o anticipos entregados a proveedores desde la opción de "Pagos", al momento de aplicar estos anticipos a tus facturas de venta y compra respectivamente, se generará una póliza de ajuste contable automática que soportará el cruce de información entre los documentos para cada tipo de operación.
Observa:
🔎 Aprende más de esta funcionalidad:
- Conoce los pasos para registrar los anticipos entregados a tus proveedores.
- Aprende a registrar los anticipos de tus clientes.
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Cierre de facturas sin pago
Los cierres sin pago tienen gran variedad de usos, por ejemplo, puedes utilizarlos para registrar descuentos financieros o deudas incobrables para el caso de las "Facturas de venta", o para registrar descuentos financieros o por pronto pago en el caso de las "Facturas de compra". Alegra generará una póliza de ajuste contable automática que soportará la correcta contabilización de estos movimientos financieros.
Observa:
🔎 Aprende más de esta funcionalidad:
- Cierra tus facturas de compra sin pago.
- Cerrar facturas de venta sin pago.
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Control de periodos contables
Desde el "Control de períodos contables" podrás abrir y cerrar periodos contables. Cuando cierras un periodo contable (ya sea mensual o anual), se generará una póliza de ajuste automática que soportará el cierre de las cuentas del "Estado de Resultados" y el traslado del resultado del ejercicio al Capital.
Observa:
🔎 Aprende más de esta funcionalidad: aprende a gestionar los períodos contables de tu negocio.
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- Conoce nuestra sección del "Consultorio Alegra", un espacio para contadores donde se desarrollan casos prácticos en los que se aprovecha la contabilidad inteligente.
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